Rodrigo Ricardo

Planificación de riesgos para la gestión de proyectos

Publicado el 17 octubre, 2020

Definición de un plan de gestión de riesgos

Melba Motions es una entrenadora personal cuya misión es hacer que el ejercicio sea divertido, moderno y fabuloso. Melba ha creado una nueva línea de accesorios de entrenamiento y ropa deportiva. Para lanzar su línea, decide tener una gran fiesta de lanzamiento pública al aire libre que incluye un desfile de moda.

Para producir el evento, Melba contrata a una organizadora de fiestas llamada Patty, quien planea una aventura extravagante en una excelente ubicación. El día del evento, una serie de contratiempos dan como resultado una fiesta de lanzamiento desastrosa. El sistema de sonido falla. Las modelos se olvidan de presentarse al desfile de modas. Lo peor de todo es que una gran tormenta hace que la fiesta termine una hora después de que comience.

Una vez que Melba se recupera del evento de lanzamiento, decide relanzar su línea con otro evento. Esta vez, Melba contrata a Eva de Excelentes Eventos. Después de escuchar los detalles del primer lanzamiento, Eva determina que faltaba un plan de gestión de riesgos del evento anterior.

Un plan de gestión de riesgos detalla cómo se manejarán la incertidumbre y los incidentes potencialmente desfavorables en los proyectos. Los componentes de un plan de gestión de riesgos son:

  • Metodología , que define el enfoque utilizado para identificar, analizar y responder a los riesgos.
  • Funciones y responsabilidades de las personas encargadas de planificar y participar en las actividades de gestión de riesgos.
  • Presupuesto establecido para dar respuesta a cada riesgo
  • Calendario a lo largo del proyecto para las actividades de gestión de riesgos.

Los tipos de riesgo

Los proyectos pueden verse afectados por muchos riesgos. Existen varios tipos de riesgos, incluidos los técnicos, financieros y externos. Los riesgos técnicos son riesgos relacionados con la tecnología. Por ejemplo, la falla del sistema de sonido en el primer evento de Melba fue un riesgo técnico. Los riesgos financieros están asociados con la financiación de un proyecto. Un riesgo financiero común es quedarse sin dinero antes de que se cumplan los objetivos del proyecto. Los riesgos externos suelen ser factores que escapan al control de los participantes del proyecto. El clima severo que afectó el primer evento de Melba fue un riesgo externo.

Pasos para la planificación de riesgos

Un plan de gestión de riesgos es parte del plan general de gestión del proyecto, que detalla las actividades necesarias para cumplir los objetivos del proyecto. Desarrollar un plan de gestión de riesgos implica los siguientes pasos:

  1. Identificando los riesgos
  2. Analizar los riesgos de probabilidad e impacto
  3. Priorizar riesgos
  4. Desarrollar una estrategia de respuesta al riesgo

La identificación de riesgos es el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar un proyecto. Eva de Excellent Events, Inc. desarrolla una lista de riesgos revisando la información del primer evento y teniendo una sesión de lluvia de ideas con Melba.

Una vez que se han identificado los riesgos, deben analizarse para determinar su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial en el proyecto. Una herramienta que se utiliza a menudo para analizar riesgos es una matriz de probabilidad-impacto (PI) , que mapea los riesgos en función de la probabilidad de que ocurra el riesgo y el daño potencial que puede representar para el proyecto.

Riesgo = Probabilidad * Impacto.

Digamos que Eva sabe que el costo de realizar el evento es de $ 10,000. Ella necesita determinar la pérdida potencial de una gran tormenta que impacte el evento de lanzamiento del producto si se lleva a cabo al aire libre. Ella prepara una matriz_probabilidad-impacto (PI):

Si el riesgo de un sotrm es del 10% si el evento se lleva a cabo por la mañana, entonces el impacto potencial de ese riesgo es 10/100 * $ 10,000 o $ 1,000.

Si el riesgo de tormenta es del 50% si el lanzamiento se realiza por la tarde, entonces el riesgo potencial es 50/100 * $ 10,000, o $ 5,000.

Si el riesgo de tormenta es del 90% si el evento se lleva a cabo por la noche, entonces el riesgo potencial es 90/100 * $ 10,000 o $ 9,000.

Dado que los proyectos tienen recursos limitados, los gerentes de proyecto deben determinar qué riesgos deben recibir la mayor atención. Dar prioridad a los riesgos incluye clasificarlos para formular un plan para abordarlos. Usando una matriz de PI, Eva concluye que los riesgos críticos e importantes, como determinar si el evento debe trasladarse al interior en función del clima, necesitarán la mayor atención. Eva controlará los riesgos leves, en este caso una ducha matutina, pero no gastará mucha energía en abordarlos.

El paso final en el proceso de planificación de riesgos es desarrollar una estrategia para abordar los riesgos de alta prioridad. Hay cuatro categorías de estrategias de respuesta al riesgo. Están evitando, aceptando, transfiriendo o mitigando el riesgo.

Evitar un riesgo es eliminarlo por completo. Por ejemplo, aunque Melba Motions se siente muy cómoda hablando con individuos y grupos pequeños, siente mucho miedo escénico cuando tiene que hablar con multitudes desde un escenario. Eva evita el riesgo del pánico escénico de Melba contratando a un locutor profesional para organizar el evento en el escenario mientras Melba trabaja con la multitud en el suelo.

Aceptar un riesgo es reconocer la existencia del riesgo pero no tener un plan de acción para abordarlo. Por ejemplo, existe una gran posibilidad de que Crabby the Clown no se presente en el evento de relanzamiento de Melba. Eva y Melba aceptan esta realidad, pero no harán nada para responder a ella.

Mitigar un riesgo suaviza el impacto si ocurre el evento de riesgo. Por ejemplo, Eva mitigará el riesgo de mal tiempo al ubicar la fiesta cerca de un lugar bajo techo, que reserva como lugar de respaldo si aparece mal tiempo.

La transferencia del riesgo traslada el riesgo a otra entidad y, por lo general, se realiza mediante la compra de un seguro o mediante disposiciones contractuales. En el primer evento de Melba, las modelos no se presentaron al desfile de modas. Para el relanzamiento, Eva contrata a una agencia de modelos. Ella transfiere el riesgo de no presentarse a la agencia de modelos al incluir una disposición contractual que dice que la agencia es responsable de proporcionar modelos alternativos si es necesario.

Resumen de la lección

La planificación de riesgos es un elemento fundamental en la gestión de proyectos. El plan de gestión de riesgos facilita los proyectos al abordar la incertidumbre y los eventos perjudiciales que pueden tener un impacto adverso en los objetivos del proyecto. Los componentes de un plan de gestión de riesgos son la metodología, las funciones y responsabilidades, los presupuestos y el calendario. La planificación de riesgos incluye los siguientes pasos:

  1. Identificación de riesgos, incluidos los técnicos, externos y financieros.
  2. Analizar riesgos para determinar su probabilidad de ocurrencia e impacto en los objetivos del proyecto.
  3. Priorizar los riesgos según la gravedad del impacto
  4. Desarrollar una estrategia de respuesta al riesgo para abordar los riesgos, ya sea para evitar (eliminar el riesgo por completo), aceptar (reconocer la existencia del riesgo pero no tener un plan procesable para abordarlo), mitigar (suavizar el impacto si ocurre el evento de riesgo) o transferir ( traspaso del riesgo a otra entidad).

Una vez desarrollado el plan de gestión de riesgos, se incorpora al plan de gestión del proyecto y se utiliza a medida que se ejecutan las actividades para completar el proyecto.

¡Puntúa este artículo!