Definición de procedimientos operativos estándar
Supongamos que trabajó en una tienda de mascotas y un cliente se acerca y le pregunta si puede devolver un juguete usado para perros. ¿Cómo maneja esta situación? Quizás si hubiera reglas escritas o pasos que la compañía le proporcionara, sabría cómo responder. O tal vez usted sea un gerente que capacita a los empleados una y otra vez sobre cómo construir correctamente una encimera. ¿Qué podría ahorrarle tiempo en el futuro? Puede escribir exactamente qué pasos seguir y hacerlos accesibles para cada nuevo empleado. Estos se denominan procedimientos operativos estándar.
Los procedimientos operativos estándar (POE) son instrucciones escritas destinadas a documentar cómo realizar una actividad de rutina. Muchas empresas se basan en procedimientos operativos estándar para ayudar a garantizar la coherencia y la calidad de sus productos. Los procedimientos operativos estándar también son herramientas útiles para comunicar importantes políticas corporativas, regulaciones gubernamentales y mejores prácticas.
Beneficios
Muchos procesos en el lugar de trabajo requieren un estricto cumplimiento de un conjunto de instrucciones para garantizar que se produzca el resultado deseado. Incluso los mejores empleados no tienen una memoria perfecta, por lo que tener un conjunto de instrucciones escritas a las que puedan consultar cuando realicen los pasos del proceso garantiza que todo se haga correctamente. Cuando se capacita a los nuevos empleados, los procedimientos operativos estándar ayudan a mantener su capacitación actualizada y sirven como importantes herramientas de referencia. Las copias de los procedimientos operativos estándar deben estar disponibles en el lugar real donde se está realizando el trabajo. Esto no solo garantiza que las personas que los necesitan puedan acceder a ellos, sino que también demuestra los esfuerzos de la empresa para comunicar políticas y regulaciones a los empleados.
Ejemplos
Los procedimientos operativos estándar pueden beneficiar a cualquier proceso o tarea dentro de una organización que la gerencia quiera que se haga de la misma manera cada vez. Originalmente, los procedimientos operativos estándar eran populares en el entorno de fabricación, ya que son una parte integral de los sistemas de garantía de calidad. Si una empresa produce lo mismo una y otra vez, los clientes y los gerentes esperan consistencia en el producto.
Por ejemplo, un procedimiento operativo estándar puede especificar qué cantidad de ingredientes agregar en una planta de alimentos procesados. También puede proporcionar detalles sobre cómo construir una carcasa para computadora portátil, incluida la presión que se debe usar al apretar los sujetadores. Un procedimiento operativo estándar también podría permitir a los trabajadores saber cuánta pintura aplicar al panel frontal de un automóvil.
Pero los procedimientos operativos estándar no son solo para los procesos de fabricación. También pueden especificar cómo los agentes de servicio al cliente deben manejar las quejas comunes de los clientes, cómo se debe compensar una caja registradora cada noche o cómo denunciar a un empleado sospechoso de robo en la oficina.
Redacción de procedimientos operativos estándar
La redacción de procedimientos operativos estándar no requiere una formación extensa o habilidades especializadas. En esencia, los procedimientos operativos estándar son simplemente guías prácticas. Debe tener la capacidad de escribir de forma clara y concisa, pero, igualmente importante, debe tener una buena comprensión del proceso que está describiendo. Lo que incluya también debe abordar cualquier problema potencial que puedan enfrentar los usuarios.
Al escribir procedimientos operativos estándar, es importante utilizar un lenguaje claro y fácil de entender. Dependiendo del proceso, puede resultar útil utilizar un diagrama de flujo , un tipo de diagrama gráfico que representa el proceso. Cuando sea posible, los procedimientos operativos estándar deben redactarse en un formato paso a paso y utilizar un lenguaje que enfatice la importancia del cumplimiento, como ‘debe’, ‘requerido’ y ‘obligatorio’.
Resumen de la lección
Los procedimientos operativos estándar son un conjunto de pasos que describen cómo se debe fabricar un producto, manejar una situación o seguir una política. Las empresas los utilizan para garantizar la coherencia y la calidad. Al redactarlos, los gerentes deben conocer bien el tema, usar pasos o diagramas de flujo y enfatizar el cumplimiento.
Notas rápidas
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Estándar de Procedimientos Operativos:
- También llamados POE
- Se utiliza para delinear procesos, respuestas a situaciones o políticas.
- Asegurar la consistencia
Los resultados del aprendizaje
Debería tener éxito con estos objetivos al final de la lección:
- Explicar el concepto de POE
- Discutir el propósito de un POE
- Recite consejos sobre cómo escribir un POE
Continúa con:
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