Rodrigo Ricardo

Proceso de gestión: Definición, funciones y descripción general

Publicado el 21 noviembre, 2022

¿Qué es un Proceso de Gestión?

Un proceso de gestión es un sistema de coordinación de actividades de trabajo y acciones para que se completen de manera eficiente y eficaz. El proceso de gestión incluye la planificación, la organización, la dotación de personal, la dirección y el control. El proceso de gestión ayuda a garantizar que se cumplan los objetivos de una organización. Es importante porque ayuda a garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente y que los empleados sean lo más productivos posible. Es importante tener en cuenta que el proceso de gestión no es un evento de una sola vez. Es un ciclo continuo que debe repetirse periódicamente. Esto es necesario para garantizar que una organización siga siendo eficiente y eficaz.

Cuatro funciones de la gestión

Hay cuatro funciones centrales del proceso de gestión que son la planificación, la organización, la dirección y el control. Cada una de estas funciones de gestión es importante por derecho propio, y todas trabajan juntas en el proceso de gestión para ayudar a una organización a alcanzar sus objetivos.

Planificación

La planificación es la primera función del proceso de gestión y es la base sobre la que se construyen las demás funciones. La fase de planificación gira en torno al establecimiento de objetivos y la decisión de cómo lograrlos. Implica crear una hoja de ruta para la organización que describa los pasos que deben tomarse para alcanzar los objetivos. La planificación es importante porque ayuda a garantizar que una organización avance en la dirección correcta y que los recursos se utilicen de manera eficiente. Por ejemplo, una empresa puede estar planeando lanzar un nuevo producto. El plan incluiría el establecimiento de objetivos para el lanzamiento del producto, como objetivos de ventas y objetivos de cuota de mercado. También describiría los pasos que deben tomarse para lograr esos objetivos, como identificar el mercado objetivo, y desarrollar materiales de marketing.

Organización

La organización es la segunda función del proceso de gestión. Es el proceso de reunir los recursos que se necesitan para lograr las metas que se han fijado. Esto incluye cosas como el personal, las instalaciones y el equipo. La organización es importante porque ayuda a garantizar que una organización tenga los recursos que necesita para lograr sus objetivos. Por ejemplo, si una empresa planea lanzar un nuevo producto, deberá organizar los recursos necesarios para el lanzamiento. Esto podría incluir la contratación de personal nuevo, el alquiler de oficinas y la compra de equipos.

Dirección

La función líder del proceso de gestión es responsable de motivar e inspirar a los empleados para lograr las metas de la organización. Se centra en establecer una visión para la organización y proporcionar dirección a los empleados. Liderar juega un papel clave en el compromiso y la retención de los empleados. Por ejemplo, una empresa podría establecer el objetivo de aumentar las ventas en un diez por ciento. El líder de la organización tendría que proporcionar instrucciones a los empleados sobre cómo lograr este objetivo. También necesitarían motivar e inspirar a los empleados para que trabajen hacia la meta.

Control

El control es la función final del proceso de gestión. Es el proceso de monitorear el progreso y tomar acciones correctivas cuando sea necesario. Esto incluye establecer estándares de desempeño, medir el progreso y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. El control es importante porque ayuda a garantizar que una organización esté encaminada para lograr sus objetivos. Por ejemplo, si una empresa está lanzando un nuevo producto, necesitaría establecer estándares de desempeño para el lanzamiento. También tendrían que medir el progreso a lo largo del proceso de lanzamiento. Si identifican algún problema, deberán tomar medidas correctivas para garantizar que el lanzamiento del producto sea exitoso.

Pasos del proceso de gestión

Como se discutió, hay cuatro pasos principales en el proceso de gestión. Puede ser útil explorar más a fondo estos pasos del proceso de gestión en orden secuencial para comprender mejor cómo funcionan juntos y cómo se influyen entre sí.

  1. Planificación: Uno de los aspectos más importantes de la etapa de planificación es el establecimiento de objetivos. Es importante asegurarse de que estos objetivos sean específicos y realistas. Deben ser lo suficientemente realistas para que se puedan lograr, pero lo suficientemente específicos como para proporcionar una dirección. Estos dos factores también juegan un papel importante en las fases de organización y dirección. Esto se debe al hecho de que los recursos requeridos (conocidos por la meta específica) y la motivación de los empleados (tener metas alcanzables) son factores esenciales que entran en juego durante estas fases.
  2. Organización: Un componente crítico de la etapa de organización a tener en cuenta es la necesidad de recursos adecuados. Si una empresa no cuenta con los recursos necesarios, será difícil completar las tareas y alcanzar los objetivos. Por eso es tan importante planificar con anticipación y asegurarse de que los recursos necesarios estén disponibles. Otro factor importante a considerar en la etapa de organización es la distribución del trabajo y el personal. Esto incluye asegurarse de que el trabajo se divida de manera uniforme, que haya suficientes empleados para completar las tareas y que se establezcan los plazos adecuados. Es importante asegurarse de que cada empleado tenga una comprensión clara de su función y de lo que se espera de ellos.
  3. Dirección: Es crucial que los encargados de liderar tengan excelentes habilidades de comunicación. Esto se debe a que este aspecto del proceso de gestión se centra en garantizar que los empleados se sientan motivados, inspirados, tomados en cuenta y dirigidos. Un líder debe ser claro y conciso al comunicar los objetivos de la organización y lo que se espera de los empleados. Los líderes también deben tener buenas habilidades sociales para construir relaciones y confianza con los empleados.
  4. Control: En muchos sentidos, la etapa de control es donde se unen todos los pasos anteriores. Esto se debe a que se enfoca en crear métricas para medir el progreso y tomar medidas reactivas cuando sea necesario. Para controlar de manera efectiva, los gerentes deben saber qué objetivos se han establecido y qué recursos están disponibles. También deben poder identificar correctamente cuando algo no va según lo planeado para que puedan tomar medidas correctivas.

Ejemplo del Proceso de Gestión

Puede ser útil analizar un ejemplo del proceso de gestión para comprender mejor cómo se utiliza en situaciones del mundo real.

La empresa X es una pequeña empresa que está en proceso de expansión. La empresa acaba de contratar a su primer grupo de empleados y está en proceso de establecer su nueva oficina. El propietario de la empresa, Javier, es responsable de gestionar el proceso de expansión.

Javier comienza la etapa de planificación del proceso de gestión estableciendo metas específicas para la expansión. Decide que quiere que la nueva oficina esté lista y funcionando dentro de tres meses. También decide que quiere que la oficina cuente con veinte empleados y pueda atender de forma independiente a cien clientes dentro de ese plazo de tres meses. Luego, Javier crea un presupuesto para la expansión y comienza a buscar un nuevo espacio de oficina.

Una vez que Javier ha encontrado un espacio de oficina, comienza la etapa de organización del proceso de gestión. Crea un plano de planta para la oficina y comienza a pedir muebles y suministros. También comienza el proceso de contratación de empleados. Javier usa anuncios clasificados y el boca a boca para encontrar empleados potenciales. Luego realiza entrevistas y contrata a los mejores candidatos. Para la distribución del trabajo, Javier crea un equipo de cinco empleados que se encargan de montar la oficina. Asigna tareas específicas a cada empleado y establece plazos para la realización de esas tareas.

A medida que continúa el proceso de expansión, Javier comienza a asumir un papel más protagónico. Motiva a sus empleados comunicándoles los objetivos de la empresa y reconociendo sus esfuerzos individuales. También comienza a construir relaciones con sus empleados, llegando a conocerlos a nivel personal. Finalmente, Javier llega a la etapa de control del proceso de gestión. Comienza a medir el progreso de la expansión estableciendo hitos. También se comunica regularmente con sus empleados para asegurarse de que estén encaminados. Si Javier nota que algo no va según lo planeado, toma medidas correctivas.

Javier puede expandir con éxito su empresa siguiendo los pasos del proceso de gestión. Al tomarse el tiempo para planificar, organizar, dirigir y controlar el proceso de expansión, Javier puede garantizar que la expansión se complete a tiempo y dentro del presupuesto.

Resumen de la lección

El término proceso de gestión se refiere al proceso que utilizan los gerentes para planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos y actividades de una organización. Este proceso es esencial para garantizar que una organización funcione sin problemas y de manera eficiente. El proceso de gestión consta de cuatro etapas distintas: planificación, organización, dirección y control.

La etapa de planificación del proceso de gestión se centra en establecer metas específicas que sean alcanzables y crear un presupuesto para ello. La etapa de organización se centra en la distribución del trabajo, la ordenación de los recursos y la programación de las actividades. La etapa de liderazgo se enfoca en motivar a los empleados, construir relaciones y comunicar los objetivos de la empresa al equipo. En la etapa de control, el gerente supervisa el progreso, toma medidas correctivas cuando es necesario y establece hitos adicionales. Juntas, estas cuatro etapas del proceso de gestión aseguran que una organización sea capaz de alcanzar sus objetivos de manera eficiente y eficaz.

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