¿Qué es una RFQ? – Definición y proceso

¿Qué es una RFQ?

Una solicitud de cotización (RFQ) es una herramienta utilizada por empresas y organizaciones gubernamentales cuando realizan una solicitud para comprar un producto o servicio. Las empresas no hacen todo por sí mismas, por lo que cuando necesitan comprar ciertas cosas; pueden utilizar una solicitud de presupuesto como una forma de que los vendedores compitan para ofrecer a la empresa el mayor valor por su compra. Las RFQ se utilizan comúnmente para compras más pequeñas de artículos comerciales listos para usar.

¿Quién usa la RFQ y por qué?

Las empresas, tanto grandes como pequeñas, necesitan comprar cosas para mantener sus negocios en funcionamiento. Algunas de estas cosas pueden incluir productos como máquinas, suministros de oficina y computadoras o pueden ser servicios como las personas necesarias para mantener limpio el edificio, cortar el césped y evitar goteras en el techo. Las agencias gubernamentales a nivel federal, estatal y local también tienen necesidades de compra y utilizan una forma del proceso de solicitud de presupuesto. Cada nivel de gobierno emplea su propio conjunto de regulaciones que establecen pautas sobre cómo y cuándo aplicar el proceso.

A veces, puede ser más fácil ir a una tienda y comprar artículos directamente, que es lo que suele hacer una empresa cuando se trata de cantidades más pequeñas. Sin embargo, si tiene una empresa que vende jugo de naranja y necesita una nueva máquina para llenar las botellas de su producto, probablemente no encontrará una en una tienda cercana. Además, debido al precio considerable de un artículo de este tipo, puede ser mejor enviar una solicitud de oferta para que las empresas que hacen (o pueden) fabricar esa máquina ofrezcan un precio más bajo porque compiten con otras que venden el mismo artículo. .

Siempre que el comprador sepa lo que quiere comprar y sea una cantidad menor de un artículo común, puede utilizar la RFQ. Una vez que las necesidades se vuelven más complejas, como la compra de artículos únicos o cuando el comprador no sabe exactamente qué se requiere, entonces la RFQ no se puede utilizar y se requiere una forma diferente de solicitud.

Beneficios de la RFQ

El proceso de RFQ funciona muy bien para los compradores de productos y servicios porque no es necesario que sean expertos en todos los temas. Los agentes de compras de las empresas y el gobierno se especializan en comprender las leyes que rodean el procedimiento de contratación, pero tienen que comprar cosas que incluyen de todo, desde muebles hasta productos electrónicos. Cuando un comprador anuncia lo que quiere, se denomina solicitud (una solicitud de presupuesto es la forma más simple de solicitud). En la solicitud, describen lo que están buscando, ya sea un producto o un servicio. Los especialistas de esa industria pueden elaborar una cotización que informe sobre su producto o servicio y proporcione una cotización (o precio) de cuánto cobran por él.

Otra ventaja es que el proceso es relativamente sencillo y se puede completar rápidamente. Esto es especialmente cierto cuando la RFQ se envía a un pequeño número de vendedores selectos que tienen una buena reputación por ser confiables y tener un precio razonable.

Posibles inconvenientes de la solicitud de presupuesto

El proceso de RFQ es mucho más simple que algunas de las otras versiones de adquisiciones. Debido a esto, los compradores pueden tener la tentación de dividir las compras más grandes que deberían ir juntas en compras más pequeñas que sean más rápidas y fáciles de administrar. Cuando divide la compra en unidades más pequeñas, es probable que el precio suba, ya que no obtiene todos los artículos de una sola fuente, probablemente con un descuento.

Una desventaja común es que incluso el agente de compras más ético puede tener su contratista favorito que siempre se presenta a su favor con un buen precio. Como tal, solo pueden enviar la RFQ a un pequeño número de sus vendedores favoritos y no dejar que otros sepan sobre la RFQ en absoluto. Esto limita la cantidad de competencia e impide que otros puedan ofrecer mejores productos u otras alternativas.

El proceso de RFQ

El proceso es relativamente simple. El agente de adquisiciones trabajará con la persona que realmente va a utilizar el producto o servicio para averiguar exactamente lo que necesita (y desea). El comprador crea la solicitud de presupuesto, generalmente en una plantilla simple que indica la descripción del artículo, la cantidad necesaria y cualquier otra limitación, como la fecha límite para el envío de cotizaciones. La RFQ se envía a un número selecto de vendedores (generalmente al menos tres). Los vendedores completarán el precio del artículo solicitado y se lo enviarán al comprador por correo electrónico, fax, correo postal o en persona.

Una vez que pase el plazo o el comprador reciba todas las RFQ de los vendedores, las evaluará para averiguar cuál ofrece el mejor valor. Una vez finalizada la evaluación, el comprador redactará el contrato de compra y se lo enviará al vendedor. Una vez que el artículo es recibido y aceptado, el vendedor puede enviar una factura para el pago.

Resumen de la lección

El proceso RFQ (Solicitud de cotización) se utiliza para compras más pequeñas de artículos disponibles comercialmente. Las empresas y el gobierno utilizan las RFQ para comprar cosas rápidamente que pueden no estar disponibles en una tienda local. Los vendedores del artículo competirán entre sí tratando de ofrecer al comprador el mejor precio o valor por su artículo y ganar el contrato. A veces, se abusa del proceso de RFQ cuando los compradores dividen los requisitos que deberían agruparse en una compra más grande, pero que llevaría un procedimiento de compra más formal y más largo para completar.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador