¿Qué es la coordinación de proyectos?
Introducción
Un proyecto es un conjunto de tareas que deben completarse para lograr un objetivo específico. La coordinación de proyectos implica administrar las operaciones diarias de un proyecto, asegurarse de que los recursos estén al tanto de los plazos y las tareas de las que son responsables, administrar las actas de las reuniones, etc. Un coordinador de proyecto trabaja en estrecha colaboración con un director de proyecto y conoce los objetivos de un proyecto.
Diferencia entre gestión de proyectos y coordinación de proyectos
Un rol de coordinador de proyectos podría clasificarse como un rol de nivel de entrada para ingresar al campo de la gestión de proyectos. Un director de proyecto es en última instancia responsable del éxito o el fracaso del proyecto, mientras que el coordinador del proyecto se encarga de más tareas administrativas. En ocasiones, también se hace referencia a un coordinador de proyectos como asistente ejecutivo en un proyecto. Sin embargo, algunos roles de coordinador de proyectos tienen amplias responsabilidades.
Influencia de la estructura organizativa en los proyectos.
Algunas organizaciones se ejecutan en función de proyectos, mientras que otras se organizan en función del departamento funcional. Dependiendo del tipo de estructura organizacional, el rol del gerente de proyecto puede variar desde tener mucha autoridad y responsabilidad en el proyecto hasta menos responsabilidad.
Una organización funcional se agrupa por departamentos y la gestión de proyectos se realiza dentro del departamento. El rol y la autoridad del gerente de proyecto es muy inferior y podría considerarse como un rol de coordinador de proyecto. Una organización proyectada se agrupa por proyectos que otorgan a los gerentes de proyecto mucha autoridad y responsabilidad. Una organización matricial es una combinación de organización proyectada y funcional. Una matriz fuerte se inclina hacia una organización proyectada y una matriz débil se inclina hacia una organización funcional. Dependiendo del tipo de matriz, la función de un director de proyecto se inclina hacia la gestión o la coordinación.
Responsabilidades y habilidades de un coordinador de proyecto
Las tareas de un coordinador de proyecto comienzan después de que se ha creado y aprobado el plan del proyecto. Un coordinador del proyecto organiza la reunión, se asegura de que el proyecto avanza de acuerdo con los planes y escala cualquier problema. Un coordinador del proyecto también trabaja en hojas de cálculo y realiza el papeleo relevante.
Un coordinador de proyecto necesita fuertes habilidades de comunicación y habilidades interpersonales, ya que se comunicará con los miembros del equipo del proyecto, las partes interesadas y los clientes. También se requieren habilidades organizativas, ya que necesita poder proporcionar los planes o documentos relevantes según sea necesario. Las habilidades administrativas, de entrada de datos y de gestión del tiempo son otros elementos esenciales para esta función.
Resumen de la lección
La coordinación del proyecto es una de las actividades clave que ocurre durante la ejecución del proyecto. Dependiendo de la estructura de la organización, a veces el coordinador del proyecto es el único miembro del equipo de gestión del proyecto. Las organizaciones proyectadas tienen gerentes de proyectos con mucha autoridad y responsabilidad con los coordinadores de proyectos que los apoyan. Las organizaciones funcionales tienen coordinadores de proyectos con muy poca autoridad.
Las organizaciones matriciales pueden clasificarse como matriciales fuertes o débiles dependiendo de si están cerca de organizaciones proyectadas o funcionales. Un coordinador de proyecto realiza muchas tareas administrativas y de coordinación y se prefiere que tenga fuertes habilidades de comunicación, habilidades interpersonales, administrativas y de gestión del tiempo.
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