¿Qué es la etiqueta del correo electrónico? – Definición y ejemplos

Etiqueta de correo electrónico para todos nosotros

Casi todos estamos familiarizados con el correo electrónico y la mayoría de nosotros lo usamos a diario por motivos personales y profesionales. Al igual que la escritura de cartas de hace no mucho tiempo, existe una etiqueta aceptada, o un conjunto de reglas convencionales, que nos ayudan a evitar confusiones y malentendidos. Incluso si ha estado escribiendo correos electrónicos desde muy joven, existe una etiqueta estándar de correo electrónico que es necesaria tanto para uso personal como profesional.

Comprensión de la palabra escrita

Es importante recordar que el correo electrónico es una forma de comunicación escrita. Las expresiones y el lenguaje corporal que usamos en la comunicación oral no son accesibles en los correos electrónicos. Si bien es posible agregar una carita sonriente, esto se considera poco profesional en el entorno laboral. Ser claro, cortés y conciso funciona mejor al redactar correos electrónicos.

Estilo y tono

La mayor queja de muchos gerentes profesionales es que los correos electrónicos son demasiado prolijos. Recuerde ir y ceñirse al punto. Considere siempre la audiencia de su correo electrónico. ¿Es tu jefe o tu amigo? Al igual que en la vida real, considere el idioma y el tono de su correo electrónico. El correo electrónico no es el foro para temas que no discutirías en la vida real.

Siempre tenga en cuenta que una vez que se envía un correo electrónico, no se puede recuperar. Al escribir un correo electrónico enojado, considere las consecuencias no solo para usted, sino también para el destinatario previsto. La mayoría de nosotros no iría a quejarnos con nuestro jefe de que un colega se tomó 10 minutos adicionales para almorzar, pero como el correo electrónico es una forma de comunicación escrita con un tiempo de respuesta retrasado, puede parecer apropiado quejarse en un correo electrónico cuando sea necesario. puede no ser. Si debe escribir un correo electrónico enojado, escríbalo como borrador, espere toda la noche y vuelva a consultarlo por la mañana. Luego, tome una decisión sobre si enviar el mensaje.

Formateo

El uso de oraciones completas y una gramática correcta es importante en la etiqueta del correo electrónico. Mientras intentas ir al grano, el uso incorrecto del lenguaje disminuirá tu punto y te hará parecer despreocupado o sin educación.

Usar solo letras minúsculas o mayúsculas, emojis, negrita, colores diferentes y muchas fuentes parece inmaduro y puede provocar una respuesta no deseada. Guarde letras en negrita y mayúsculas para pancartas para fiestas. En un correo electrónico, es casi seguro que produzca una fuerte reacción negativa en el destinatario. Usando cariño , un cierre, firmando tu nombre y gracias siempre funcionan. Como ejemplo, veamos un correo electrónico de Barb a su colega John.

Un correo electrónico de Barb a John:

No puedo creer cuánto trabajo queda. ¡Realmente necesitas RECUPERAR EL RITMO si vamos a terminar!

En este ejemplo, no hay saludo y es casi seguro que una demanda provoque una reacción negativa.

Si Barb reformuló el correo electrónico y usó la etiqueta de correo electrónico correcta, podría lograr más, como esto:

Querido John,

Gracias por su ayuda hoy con los archivos. Fue muy apreciado. Espero que mañana podamos terminar el resto.

Saludos cordiales,

Lengüeta

Es importante ser sincero en sus correos electrónicos. Si la intención de Barb era ser pasivo-agresiva y criticar a John por no ayudar con los archivos y mostrar lo enojada que estaba, eso también se traducirá a través de un correo electrónico. La palabra escrita se puede entender de muchas formas.

¡Toma eso, John!

Reglas sociales y reglas profesionales

Generalmente, la regla social para el correo electrónico es que si no lo dijeras en la vida real, no lo pondrías en un correo electrónico. Una buena regla general es pensar: “¿Diría o haría esto en la vida real?” Si no lo haría, no le escriba un correo electrónico.

A diferencia del correo electrónico personal (donde puede ser aceptable ser menos formal) cuando envía un correo electrónico profesional, considérelo como una hoja de papel real con el nombre o el logotipo de su empresa. Si no lo escribiría en esa hoja de papel, no lo escriba en un correo electrónico. Ser formal, cortés y profesional, incluso con colegas de confianza, demostrará educación y responsabilidad profesional. Además, respete y proteja la privacidad y la información importante. Al reenviar un correo electrónico, elimine siempre la información irrelevante o los puntos de contacto no deseados. CC (o copia al carbón) es para los puntos de contacto importantes que deben estar al tanto. Use CCO (o copia oculta) para correos electrónicos generales a múltiples partes donde otros no podrán ver a quién envió el correo electrónico.

La mayoría de nosotros estamos inundados de correo electrónico en el ámbito profesional. Recuerda preguntarte siempre, ¿es absolutamente necesario enviar un correo electrónico? Si es así, recuerde la misma cortesía común que esperaría: una respuesta oportuna. Reconocer rápidamente el correo electrónico es mucho mejor que ignorarlo durante semanas. Nunca digas que no recibiste el correo electrónico. A menos que el correo electrónico regrese como imposible de entregar, el remitente sí sabe que lo recibió. Evite el uso de RR (acuse de recibo) . Parece intrusivo y si el remitente está mirando por encima de su hombro.

Si comete un error de correo electrónico, asuma la responsabilidad y discúlpese, corrigiendo lo que esté mal.

Lo más importante es que el correo electrónico no sustituye a hablar, levantar el teléfono o usar Skype para contactar a alguien. Esto puede aclarar un malentendido creado por un correo electrónico, y también es un contacto humano.

Resumen de la lección

Recuerde, existe una etiqueta de correo electrónico aceptada que involucra estilo, tono, formato y comprensión y uso de reglas sociales y profesionales. Disculparse por la información incorrecta y usar el buen juicio también es una etiqueta de correo electrónico universal.