Rodrigo Ricardo

¿Qué es la gestión de la cartera de proyectos? – Definición, proceso y herramientas

Publicado el 17 octubre, 2020

Convertir el caos en orden

Echemos un vistazo a la vida laboral de Jordan, el director ejecutivo de una empresa llamada Flags-For-All. La compañía de Jordan tiene un gran objetivo: producir banderas de muy alta calidad a un precio muy bajo para todos. Sin embargo, la empresa no ha definido una forma formal de seleccionar los proyectos que ayudarán a la empresa a cumplir su objetivo. Algunos de los problemas típicos que Jordan enfrenta todos los días incluyen:

  • Se están realizando demasiados proyectos sin sentido de dirección
  • No hay suficientes personas para trabajar en todos los proyectos.
  • Los nuevos proyectos se inician sin justificar cómo apoyan el objetivo de la empresa.
  • Hay inversiones en proyectos que aportan poco valor a Flags-For-All y a sus clientes

La gestión de la cartera de proyectos puede ayudar a Jordan a poner orden en esta situación caótica.

Algunas Definiciones

Antes de entrar en el proceso de gestión de una cartera de proyectos, definamos algunos conceptos comunes. Tenga en cuenta que estos conceptos se aplican a cualquier organización de cualquier tamaño y tipo, sin importar si son instituciones con fines de lucro, sin fines de lucro o gubernamentales.

La gestión de la cartera de proyectos es la práctica de seleccionar e invertir en los mejores proyectos y programas que realiza una organización. Los mejores proyectos y programas son aquellos que apoyan los objetivos de la organización y se pueden realizar utilizando los recursos disponibles, como personas, dinero, instalaciones y equipos.

Un proyecto es una actividad única que realiza la organización que tiene un principio y un final, crea uno o muchos productos o servicios y consume recursos en la creación de entregables. Un programa es un grupo de proyectos relacionados que se gestionan juntos para lograr objetivos específicos de la organización. Puede ver la relación entre la cartera, los programas y los proyectos como una jerarquía, como se muestra aquí. Tenga en cuenta que la cartera puede contener programas y proyectos individuales.

Jerarquía de programas y proyectos

El proceso

Ahora que entendemos los conceptos clave, volvamos a la situación de Jordan. ¿Qué proceso debería implementar la gente de Flags-For-All para ayudar a la empresa a invertir en los proyectos adecuados?

El proceso que Flags-For-All debe utilizar para administrar la cartera de proyectos incluye seis pasos:

Paso 1. Establecer un marco

Flags-For-All debe describir el proceso claramente y comunicarlo a todos en la organización. La descripción incluye el tipo de proyectos que se pueden considerar, cómo se describen los proyectos, quién toma las decisiones de selección, cuándo se toman las decisiones y los criterios utilizados para seleccionar o rechazar proyectos.

Paso 2. Priorizar proyectos potenciales

Deben calificar cada proyecto potencial en función de qué tan bien cumple con los criterios de selección. Los criterios deben relacionarse con qué tan bien contribuirá el proyecto a alcanzar los objetivos de la organización. También puede incluir otros factores, como la relevancia del proyecto para los clientes de la empresa.

Paso 3. Tenga en cuenta los recursos

Flags-For-All debe evaluar el proyecto potencial en función de los recursos que requiere cada proyecto. Recuerde, el término ‘recurso’ no solo se refiere a personas, también incluye cosas como dinero, habilidades, instalaciones y equipo.

Paso 4.Tome decisiones

Flags-For-All debe seleccionar los proyectos a realizar en base a qué tan bien los proyectos cumplen con los criterios establecidos y su capacidad para completar los proyectos con los recursos disponibles. Deben rechazar proyectos si no cumplen los criterios o la organización no puede trabajar en ellos con los recursos que tiene o puede adquirir. Deberían poner un proyecto ‘en espera’ si pudiera contribuir a los objetivos de Flags-For-All en el futuro, pero tal vez la organización no esté lista para asumir el proyecto en este momento.

Paso 5. Gestionar la cartera

Flags-For-All debe comunicar la decisión de seleccionar, rechazar o mantener un proyecto a todas las personas involucradas en el proyecto potencial. Luego, invertirían en el proyecto seleccionado dándole los recursos adecuados para comenzar. Flags-For-All debe evaluar constantemente los proyectos activos para asegurarse de que continúen cumpliendo los criterios con los recursos que se les asignaron. Pueden cancelar un proyecto si ya no es compatible con los objetivos o si las condiciones cambian que hacen que el proyecto sea irrelevante.

Paso 6. Mejore el proceso

Los líderes de Flags-For-All deben examinar constantemente el proceso de gestión de su cartera para asegurarse de que las decisiones que se toman estén en línea con los objetivos de la organización. Deben hacer cambios para mejorar el proceso, quizás eliminando obstáculos, mejorando la información o combinando pasos en el proceso.

Las herramientas

Si busca ‘herramientas de gestión de cartera de proyectos’ utilizando su motor de búsqueda favorito, el resultado será una lista extremadamente grande de aplicaciones y enfoques. Estas herramientas van desde una lista de preguntas hasta paquetes de software muy sofisticados que aplican modelos matemáticos. La herramienta que seleccione dependerá principalmente del número y la complejidad de los proyectos de su organización.

Al final, cualquier herramienta que utilice debería proporcionarle la información que necesita para seleccionar los proyectos adecuados para la organización. Como mínimo, estas herramientas deberían permitirle :

  • Describe los proyectos de manera comprensible.
  • Califique y clasifique los proyectos para compararlos fácilmente entre sí
  • Actualizar la información del proyecto a medida que cambian las condiciones, y
  • Comunicar el estado actual de los proyectos de forma comprensible

En el caso de Flags-For-All, la lista de sus proyectos no es muy grande y los proyectos no son demasiado complejos. Por lo tanto, Jordan decidió utilizar una hoja de cálculo electrónica para administrar la cartera de proyectos de la empresa. La hoja de cálculo de Flags-For-All enumera todos los proyectos propuestos. Cada proyecto se evalúa en función de las respuestas a las siguientes preguntas :

  • ¿Qué tan bien apoya el proyecto el objetivo de producir con alta calidad y bajo costo?
  • ¿Cómo se puede realizar el proyecto con los recursos disponibles?

Los ejemplos de proyectos que Flags-For-All pueden considerar incluyen expandir su producción de banderas deportivas para incluir todos los deportes olímpicos o establecer un proceso de fabricación para producir banderas de los principales partidos políticos del mundo.

Jordan pone la hoja de cálculo de la cartera de proyectos de Flags-For-All a disposición de todos los que están relacionados con los proyectos propuestos. De esta manera, las personas adecuadas son conscientes de la decisión de selección que se toma para cada proyecto y tienen una dirección clara sobre qué proyectos realizar o no.

Resumen de la lección

Revisemos. La gestión de la cartera de proyectos es el proceso de seleccionar los proyectos que mejor cumplen con las metas de la organización con los recursos disponibles para realizar estos proyectos. Un proceso exitoso de gestión de la cartera de proyectos debe describirse muy bien para que todos en la organización comprendan el proceso. Los criterios de selección de proyectos deben estar claramente definidos. El proceso debe contar con el fuerte apoyo de un líder poderoso en la organización. Las personas de la organización deben estar motivadas y comprometidas para realizar bien el proceso, y debe haber un enfoque en mejorar el proceso y las decisiones de selección de proyectos que toma la organización.

¡Puntúa este artículo!