Salvaguardias y controles de las actividades bancarias

Definición de salvaguardas y controles

¿Alguna vez se ha preguntado qué tan seguro está su dinero cuando lo deposita en el banco? Solía ​​hacerlo, pero luego investigué un poco sobre las salvaguardas y los controles de las actividades bancarias, y ya no me preocupo tanto. Verá, mi investigación mostró que la industria bancaria es una de las industrias más reguladas del mundo. Y debido a esto, tienen estrictas salvaguardas y controles internos en su lugar.

Las salvaguardias son medidas que se toman para evitar que alguien o algo tenga un resultado no deseado. Los controles internos son reglas y regulaciones que se implementan para proteger los activos propiedad de una persona o una empresa. Estos dos términos parecen significar lo mismo, pero en realidad no es así. Verá, las reglas y regulaciones que se implementan (que son controles internos) son las medidas que se toman para evitar que alguien o algo tenga un resultado no deseado (que son salvaguardas).

Objetivos de las salvaguardias

Hay cinco objetivos para contar con salvaguardas efectivas en el sector bancario. Para empezar, las salvaguardias y los controles internos efectivos brindan una seguridad razonable de que los bancos operan de manera eficiente y eficaz. También aseguran que cada transacción que ocurre en el banco se registre correctamente. El tercer objetivo de las salvaguardas efectivas es asegurarse de que la información proporcionada por los bancos sea verdadera y confiable. Otro objetivo más de las salvaguardas bancarias es asegurarse de que el sistema de gestión de riesgos establecido en el banco sea eficaz. Y el objetivo final es asegurarse de que se cumplan todas las leyes y regulaciones bancarias.

¿Cómo lo hicieron?

Ahora que sabe cuáles son los objetivos de un banco para tener salvaguardas y controles internos, ¿cómo se las arreglan para lograr esos objetivos? Bueno, la clave para esto es tener políticas y procedimientos escritos que deben ser seguidos por todos los empleados. Un componente específico que debe formar parte de las políticas y procedimientos es la separación de funciones. ¿Qué quiero decir cuando digo separación de funciones? La separación de tareas significa separar un trabajo grande en trabajos más pequeños, con una persona diferente realizando cada uno.

Ejemplo

Veamos un escenario bancario y veamos cómo fluye el proceso. Jenny, Christie, Chelsea, Faith, Jared y Blake trabajan en First Bank of TyTy.

Jenny es cajera. Al comienzo de su jornada laboral, su protocolo bancario dice que necesita contar su cajón para asegurarse de que contiene la cantidad correcta de dinero. El resto del día lo pasa tomando depósitos de clientes, pagos de préstamos de clientes, cobrando cheques y haciendo cambio. Al final del día, nuevamente según el protocolo del banco, suma los depósitos y pagos de préstamos que ha recibido y los cheques que ha cobrado, y luego vuelve a equilibrar su cajón. Ella entrega todo el efectivo y los cheques que ha recibido, junto con todo el papeleo asociado, al cajero principal, Christie, al final del día.

Christie es la cajera principal. Es responsable de todas las tareas de servicio al cliente de un cajero habitual, así como de la supervisión directa de los demás cajeros. Ella también es responsable de recuperar el dinero de la bóveda según sea necesario para hacer el cambio para los cajones de los cajeros, y de recolectar todo el papeleo y los informes diarios que genera cada cajero. Christie entrega todo el papeleo diario a Chelsea.

Chelsea trabaja en el departamento de contabilidad. Su trabajo es procesar todos los documentos que Christie le da al final del día y compararlos con los informes que se obtienen de la computadora. Luego, los cheques se escanean y se envían electrónicamente a la Reserva Federal. Una vez que todo se verifica y las copias se escanean, los cheques se envían al departamento de trituración de documentos y se trituran.

Faith trabaja en el departamento de préstamos del banco. Faith no acepta depósitos ni pagos, y no cambia cheques. En cambio, se reúne con clientes bancarios que buscan un préstamo bancario. Ella toma la solicitud y la envía al departamento de crédito del banco.

Jared trabaja en el departamento de crédito. No acepta depósitos ni pagos. No cobra cheques. No acepta solicitudes de préstamos. Jared ejecuta los informes de crédito y hace todo el trabajo preliminar necesario para verificar si se puede ofrecer un paquete de préstamo a un cliente. También redacta la documentación del préstamo. La documentación del préstamo se envía de regreso a Faith para que pueda reunirse con el cliente y pedirle que los firme. Luego le da algo para llevarle a Jenny para que pueda depositar los fondos del préstamo en la cuenta del cliente.

Blake es un oficial de cumplimiento. Pasa el día revisando el trabajo de Jenny, Christie, Chelsea, Faith y Jared. Tiene que asegurarse de que sigan el protocolo definido en el manual de procedimientos del banco. Si no es así, es responsable de avisar al presidente del banco.

¿Ves la separación de funciones aquí? Ninguna de las seis personas de las que hablamos hace el mismo trabajo. Sin embargo, cada uno de sus trabajos cumple colectivamente el propósito del banco, que es brindar un servicio al cliente de calidad. Hacer que cada uno de los empleados haga un trabajo diferente es una salvaguardia importante. Permite que el sistema de control interno no solo se siga, sino que se supervise de cerca.

Resumen de la lección

Las salvaguardias y los controles internos son conceptos importantes en la industria bancaria. Las salvaguardias son medidas que se toman para evitar que alguien o algo tenga un resultado no deseado. Los controles internos son reglas y regulaciones que se implementan para proteger los activos propiedad de una persona o una empresa. El vínculo que une los dos conceptos es bastante simple: los controles internos son las salvaguardas que los bancos implementan para proteger los activos de los clientes.

Hay cinco objetivos de tener salvaguardas en la industria bancaria. Deben garantizar que los bancos estén operando de manera eficiente; para garantizar que las transacciones se registren correctamente; para asegurarse de que la información proporcionada por el banco sea verdadera y confiable; para garantizar que los sistemas de gestión de riesgos sean eficaces; y asegurarse de que se cumplan las leyes y regulaciones bancarias.

La mejor manera de garantizar que se logren estos objetivos es contar con políticas y procedimientos escritos que consistan en una clara separación de funciones. La separación de tareas significa separar un trabajo grande en varios trabajos más pequeños, con una persona diferente realizando cada uno. Tener este sistema de salvaguardas y controles permite que los clientes del mundo bancario se sientan seguros de que su dinero está protegido.

Los resultados del aprendizaje

Después de esta lección, tendrá la capacidad de:

• Definir salvaguardas y controles internos y describir cómo los dos están interrelacionados.
• Identificar los cinco objetivos de las salvaguardas en la industria bancaria.
• Explicar la importancia de la separación de funciones en la industria bancaria.