Seguimiento rápido en la gestión de proyectos: ventajas y desventajas

Descripción general de seguimiento rápido

¿Debería o no acelerar mi proyecto? Esa es la pregunta del millón de dólares con la que debe sentirse cómodo respondiendo cuando se enfrenta a una situación que puede requerir que acelere su proyecto. El seguimiento rápido de su proyecto es una técnica avanzada de gestión de proyectos que se utiliza cuando necesita comprimir el cronograma de su proyecto o entregar su proyecto lo más rápido posible. Deberá identificar todas las actividades potenciales para su ruta crítica (el algoritmo para programar un conjunto de tareas del proyecto) para que pueda identificar las tareas para ejecutar en paralelo.

En consecuencia, hay muchas ventajas y desventajas que debe considerar antes de decidir si debe acelerar su proyecto; por lo tanto, comencemos discutiendo los pros para acelerar el seguimiento de su proyecto.

¿Cuáles son las ventajas del seguimiento rápido?

1. Entrega anticipada del proyecto: es una insignia de honor para usted implementar su proyecto antes de lo esperado originalmente. De hecho, como gerente de proyectos, podría ser clasificado como uno de los mejores gerentes de proyectos en el campo si tiene un historial de entrega anticipada de sus proyectos. Cada patrocinador de proyecto quiere que su proyecto se entregue antes de lo esperado.
2. Reanudación del proyecto según lo programado: Oh, Dios mío, su proyecto ha experimentado varios retrasos, lo que ha provocado que retrase la fecha de entrega del proyecto; El seguimiento rápido de su proyecto es el primer paso de las técnicas de compresión de proyectos de dos pasos que lo ayudarán a que su proyecto vuelva a la programación. A menos que esté relacionado con el director ejecutivo (CEO), entregar su proyecto tarde es perjudicial para su carrera de gestión de proyectos.
3. Libere los recursos del proyecto con anticipación: cuando entrega su proyecto con anticipación, esto significa que los recursos de su proyecto podrían funcionar en otros proyectos, lo que permitirá que se entreguen más proyectos durante el año calendario de su departamento.

Por ejemplo, se contrató a un gerente de proyecto de construcción para que administrara un proyecto de renovación de una iglesia, que se retrasó cinco semanas. Durante la sesión de planificación de la programación del proyecto, su equipo de proyecto decidió acelerar dos tareas de ruta crítica, que eran:

• Tarea 1: El proceso de selección del proveedor de reparación de vidrieras se completará en ocho semanas.
• Tarea 2: El proceso de selección del proveedor de la ventana de reemplazo se completará en cinco semanas.

En lugar de realizar estas tareas de forma secuencial, el director del proyecto programó estratégicamente ambas tareas para que se realizaran en paralelo. Por lo tanto, debido a que el gerente del proyecto realizó estas dos tareas críticas simultáneamente, ahorró cinco semanas, lo que volvió a poner el proyecto en el cronograma.

¿Cuáles son las desventajas del seguimiento rápido?

1. Falta de conocimiento de la ruta crítica: no intente acelerar su proyecto si no se siente cómodo y / o no sabe cómo calcular la ruta crítica. Si selecciona las tareas incorrectas, no sería el mejor uso de los recursos de su proyecto porque no agregaría ningún valor para hacer avanzar su proyecto.
2. Riesgo de reelaboración: siempre existe el riesgo de que una o más tareas de ruta crítica estén sujetas a un cambio desconocido cerca del final del proyecto.
3. Monitoreo de cerca de la ruta crítica: deberá realizar un esfuerzo adicional para monitorear su ruta crítica. Por ejemplo, es muy posible que una tarea que realizó anteriormente se haya salido de la ruta crítica debido a otros cambios en el proyecto; por lo tanto, el seguimiento rápido de esa tarea en particular ya no agrega valor para acortar el cronograma de su proyecto.

Por ejemplo, si decidió acelerar las tareas de ruta crítica, que son:

• Tarea 1: Integración del sistema ABC en cinco días
• Tarea 2: Integración del sistema XYZ en siete días

Luego, su equipo de garantía de calidad (QA) pasa 10 días (cinco días para cada sistema) probando la integración del sistema. Ahorras cinco días porque ejecutas la integración del sistema en paralelo. Sin embargo, una semana después, se entera de que el proveedor del sistema ABC distribuirá una actualización principal obligatoria del sistema que contiene actualizaciones de seguridad.

Por lo tanto, la actualización obligatoria del sistema ABC requerirá que realice un nuevo trabajo, lo que significa que la integración de cinco días de ABC y su control de calidad necesitarán cinco días de reevaluación del sistema ABC. Este es un ejemplo común de desperdicio de recursos y costos del proyecto porque se debe rehacer un mínimo de 10 días de esfuerzo.

Resumen de la lección

Debido a que el seguimiento rápido es una técnica avanzada de gestión de proyectos, le conviene analizar con cautela si las ventajas son mayores que las desventajas durante su proceso de toma de decisiones. Esta lección discutió tres razones importantes para acelerar su proyecto junto con tres desventajas principales para acelerar su proyecto. Aquí hay un resumen:

Ventajas :

1. Entrega temprana del proyecto
2. Devolver el proyecto a la programación
3. Liberar los recursos del proyecto con anticipación

Desventajas :

1. Falta de conocimiento de la ruta crítica
2. Riesgo de retrabajo
3. Supervisando de cerca la ruta crítica

Esta lección se construyó a partir de algunas experiencias comunes del mundo real. Obviamente, los profesionales con respecto al seguimiento rápido de su agenda son los constructores de carreras. Por el contrario, las desventajas del seguimiento rápido podrían poner fin a su carrera de gestión de proyectos. Por lo tanto, si las desventajas son mayores que las ventajas de realizar un seguimiento rápido de su proyecto, es aconsejable que busque la orientación de los gerentes de proyecto con más experiencia que usted. Mientras tanto, el objetivo general de acelerar el cronograma de su proyecto es condensar o comprimir el cronograma de su proyecto.