Sistemas de información de recursos humanos: costos y beneficios para los empleados, los recursos humanos y las organizaciones

Definición de HRIS

Abbey es gerente de recursos humanos para una empresa en rápido crecimiento y está frustrada. Ella es responsable de todas las funciones de recursos humanos en su empresa y solo tiene un asistente, Nathan. Uno de los mayores problemas de Abbey es gestionar eficazmente la avalancha de información que llega a su oficina a diario.

La rápida expansión de la empresa no ayuda. Debe lidiar con casi 100 solicitudes por cada puesto vacante en la empresa. También debe administrar los archivos de personal, los beneficios y la nómina de más de 40 empleados. Actualmente, mantiene un sistema de archivos de papel, aunque se está deteriorando rápidamente hasta convertirse en un sistema de pila de papel.

Después de investigar un poco, Abbey piensa que la creación o compra de un sistema de información de recursos humanos puede ser la mejor solución para la empresa en crecimiento. Según el autor de recursos humanos Michael Lewis Lengnick-Hall, “un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un medio para adquirir, almacenar, manipular, analizar, recuperar y distribuir información pertinente sobre los recursos humanos de una organización”. Puede ser tan simple como un archivador y un sistema de archivo en papel o tan complejo como programas de software personalizados que se ejecutan en grandes servidores de computadora central conectados en red en todo el mundo. Abbey sabe que su empresa ha ido más allá del método del archivador.

Información gestionada

Echemos un vistazo rápido al tipo de información que HRIS puede administrar para Abbey y su asistente solitario. HRIS gestiona información sobre:

• La organización: Abbey puede almacenar y gestionar todas las políticas y procedimientos de la empresa en el sistema. Un sistema computarizado significa que la información se puede almacenar y recuperar electrónicamente y se puede modificar con solo presionar algunas teclas. Además, si lo desea, Abbey puede poner documentos y formularios a disposición de los empleados a través de la intranet de la empresa.
• Los trabajos en la organización: Abbey puede almacenar información del trabajo en el sistema, como el título del puesto, la descripción del trabajo, las calificaciones mínimas, el salario o rango de salario, el número de vacantes actuales, las tasas de rotación y los solicitantes activos para cada puesto.
• Empleados: el sistema puede mantener todos los registros que uno encontraría en un archivo de personal tradicional, incluida la solicitud original, el currículum vitae, la fecha de contratación, el historial de ascensos y salarios, las revisiones de desempeño, las elecciones de beneficios, la nómina y la información fiscal, y eso es solo para nombrar un pocos bits de datos. El sistema puede incluso proporcionar formación independiente en línea para que los empleados persigan su propio desarrollo.

Beneficios

Los empleados, los profesionales de recursos humanos y la organización pueden beneficiarse de un sistema de información de recursos humanos computarizado que funcione correctamente. Abbey y su empresa pueden beneficiarse de tener todos los datos almacenados electrónicamente en un lugar de fácil acceso. Dado que los datos se almacenan electrónicamente, Abbey también puede integrar todos los datos para tomar decisiones más informadas de manera eficiente.

Veamos algunos ejemplos. Abbey puede extraer los datos de las revisiones de desempeño y el historial de salarios de los empleados para ayudar a tomar decisiones sobre aumentos y bonificaciones. Puede comparar las revisiones de desempeño con el conjunto de habilidades personales del empleado para ayudar a determinar los objetivos de desarrollo del empleado.

De hecho, puede ver todas las revisiones de desempeño en su conjunto y ver si hay patrones que indiquen la necesidad de capacitación en toda la organización. Abbey también puede recopilar y cotejar fácilmente los datos necesarios para la auditoría externa e interna para confirmar el cumplimiento de las leyes estatales y federales y la política interna de la empresa.

HRIS también puede ser un gran beneficio en los esfuerzos de contratación de Abbey. El sistema se puede utilizar para almacenar, administrar, rastrear aplicaciones y crear informes. Es posible que los programas más avanzados puedan configurar filtros de detección para eliminar las aplicaciones que no cumplan con un conjunto mínimo de calificaciones, lo que ahorra tiempo y dinero a la organización.

Un buen sistema HRIS también puede proporcionar una comunicación de los empleados más mejorada y eficiente. El sistema puede integrarse en el sistema de comunicación de la empresa, que puede proporcionar notificación instantánea de cambios en las políticas y procedimientos de la empresa y otros avisos, como la apertura del período de inscripción abierta de beneficios. Esta característica no solo beneficia a la organización, sino también a los empleados.

Otro beneficio de HRIS que ayuda a los empleados, los profesionales de RR.HH. y la organización es la posibilidad de autoservicio de los empleados. El autoservicio para empleados permite que el empleado realice algunas de las tareas de recursos humanos por sí mismo. Por ejemplo, un empleado puede solicitar la aprobación de unas vacaciones, actualizar su información de contacto y cambiar sus elecciones de retención de impuestos. El autoservicio brinda comodidad a los empleados y ahorra tiempo y dinero a la organización porque los profesionales de recursos humanos, como Abbey, pueden concentrarse en tareas de recursos humanos más complicadas y productivas.

Costos y riesgos

Abbey sabe que la conversión a un sistema de información de recursos humanos computarizado conllevará algunos costos y algunas desventajas. Uno de los riesgos más graves de utilizar un sistema informático es el riesgo de violaciones de seguridad. Por ejemplo, los piratas informáticos tienen acceso a información confidencial y el sistema está expuesto a virus informáticos.

Abbey también tiene que considerar los costos. Los sistemas HRIS pueden ser relativamente económicos o extravagantes, dependiendo de lo que desee que haga. Algunos sistemas pueden ser tan simples como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, mientras que otros sistemas implican la creación de software de diseño personalizado y nuevos sistemas de hardware. Abbey también debe considerar los costos de mantenimiento del sistema, incluidas las actualizaciones y la resolución de problemas. De hecho, es posible que la empresa necesite encontrar un profesional de TI para formar parte del equipo de recursos humanos, lo que aumentará el costo de la dotación de personal para la empresa.

Resumen de la lección

Repasemos lo que hemos aprendido. Un sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un medio por el cual los profesionales de recursos humanos pueden adquirir, almacenar, administrar y analizar información relevante para la gestión de recursos humanos. HRIS gestiona la información relativa a la organización, sus puestos de trabajo y sus empleados.

HRIS ofrece ventajas y desafíos. Las ventajas de HRIS incluyen el almacenamiento centralizado de datos y la facilidad de integración de datos. HRIS también permite la creación de una gestión de contratación eficiente y eficaz y la creación de un autoservicio para empleados, que puede proporcionar comodidad a los empleados y reducir la carga sobre el tiempo y los recursos de un departamento de recursos humanos. Los desafíos que plantea el HRIS computarizado incluyen la seguridad, los costos de implementación y mantenimiento y la dotación de personal de los profesionales de TI.

Los resultados del aprendizaje

Logre estos objetivos cuando complete esta lección en video:

• Definir y comprender la necesidad de un sistema de información de recursos humanos (HRIS)
• Especificar los tipos de información que puede gestionar un HRIS
• Tenga en cuenta las ventajas y desventajas de HRIS