El sistema perpetuo
Para generar informes financieros creíbles, es necesario un método universal de contabilidad. El sistema perpetuo es una forma común y confiable de registrar las ventas y compras de una empresa en tiempo real. En este método, la suma de todas las transacciones debe equilibrarse. Esto significa que cuando una empresa vende un producto, su efectivo aumenta pero su inventario disminuye. De manera similar, cuando una empresa realiza una compra, su inventario aumenta mientras que su efectivo disminuye.
Para obtener más información sobre este sistema, puede revisar la lección, Registro de compras utilizando el sistema perpetuo. Luego, aplicará sus conocimientos identificando y corrigiendo los errores que ve en el escenario siguiente.
Escenario: el dilema de Thomas
Mari, Denise y Thomas trabajan juntos en el departamento de contabilidad de una tienda minorista. Mari maneja las cuentas por cobrar (dinero entrante), Denise es responsable de las cuentas por pagar (dinero saliente) y Thomas ocupa el rol de controlador. Como controlador, Thomas es responsable de llevar la «chequera» de la tienda. Mientras realiza tareas rutinarias de fin de mes, se encuentra con algunos números que no cuadran.
Hagamos una pausa para algunas preguntas y luego continuaremos con el escenario:
- ¿Cómo sabe Thomas que algo en el sistema de registro perpetuo no es exacto?
- ¿Qué tipos de errores podrían causar discrepancias como estas?
Debido a que el sistema perpetuo requiere que los débitos y los créditos se compensen perfectamente entre sí, Thomas puede encontrar errores casi de inmediato porque las sumas de los débitos y créditos no son iguales. Cuando existen inexactitudes, existen algunos errores comunes por los que debe estar atento. Estos errores comunes incluyen errores aritméticos simples, confusión sobre si una transacción es un débito o crédito, o registrar una transacción en una sola columna.
Ahora, volvamos al escenario.
Thomas trabaja al revés para encontrar la fuente de las inexactitudes. Para hacer esto, Thomas debe revisar la documentación relacionada con ventas y compras.
Aquí está la parte relevante del registro perpetuo:
| ID de transacción | Fecha | Cuenta | Débitos | Créditos | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| 1001 | 2-24 | Efectivo | 264,35 $ | – | Aumente el inventario para SKU # 5544121 |
| – | – | Inventario | – | 264,35 $ | |
| 1002 | 2-24 | Efectivo | 124,36 $ | – | Aumente el inventario para SKU # 44056659 |
| – | – | Inventario | – | $ 224.35 | |
| 1003 | 2-25 | Efectivo | 261,35 $ | – | Pago de la factura # 22503 |
| – | – | Cuentas por cobrar | – | 261,35 $ | |
| 1004 | 2-26 | Efectivo | – | $ 3352.26 | Aumente el inventario para SKU # 5556378 |
| – | – | Inventario | – | $ 3352.26 | |
| 1005 | 2-27 | Efectivo | $ 52.26 | $ 52.26 | Reponga los suministros de café de cortesía |
| – | – | Cuentas por pagar, factura n. ° 444983 | – | $ 52.26 |
Hay varios errores en esta parte del registro perpetuo. Identifique tantos errores como pueda. Luego, corrija los errores revisando el registro. Una vez completada, compare su lista de errores y las correcciones propuestas con el registro exacto que se muestra a continuación.
Errores en el registro perpetuo
| Numero erroneo | Ubicación del error | Corrección (es) requerida (s) |
|---|---|---|
| 1 | Hay un error aritmético en la transacción 1002. | El efectivo debe aumentar en $ 100 o el inventario debe disminuir en $ 100, dependiendo de qué entrada sea errónea. |
| 2 | Hay un problema con el identificador de cuenta en la transacción 1003. | Las cuentas por cobrar deben cambiarse a cuentas por pagar. |
| 3 | Hay un error en la asignación de débitos vs créditos en la transacción 1004. | El efectivo debe debitarse en lugar de acreditarse. |
| 4 | Hay un error en la asignación de débitos vs créditos en la transacción 1005. | El efectivo no debe tener débito y crédito en la misma línea. |
Correcciones al expediente
| ID de transacción | Fecha | Cuenta | Débitos | Créditos | Notas |
|---|---|---|---|---|---|
| 1001 | 2-24 | Efectivo | 264,35 $ | – | Aumente el inventario para SKU # 5544121 |
| – | – | Inventario | – | 264,35 $ | |
| 1002 | 2-24 | Efectivo | 124,36 $ | – | Aumente el inventario para SKU # 44056659 |
| – | – | Inventario | – | 124,36 $ | |
| 1003 | 2-25 | Efectivo | 261,35 $ | – | Pago de la factura # 22503 |
| – | – | Cuentas a pagar, factura n. ° 22503 | – | 261,35 $ | |
| 1004 | 2-26 | Efectivo | $ 3352.26 | – | Aumente el inventario para SKU # 5556378 |
| – | – | Inventario | – | $ 3352.26 | |
| 1005 | 2-27 | Efectivo | $ 52.26 | – | Reponga los suministros de café de cortesía |
| – | – | Cuentas por pagar, factura n. ° 444983 | – | $ 52.26 |
Verificación final del expediente
Thomas ahora está listo para verificar el trabajo realizado para corregir el diario.
- ¿Qué es la ecuación contable?
- ¿Cómo lo usaría Thomas para verificar la precisión de las correcciones?
La ecuación contable es:
Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario
Thomas puede usar esta ecuación para verificar que el diario actualizado refleje con precisión los activos, pasivos y capital social actuales de la empresa. Cuando se usa correctamente, la ecuación contable dará como resultado que ambas columnas (débitos y créditos) del diario sean exactamente iguales.
Thomas ahora puede cerrar el mes con precisión. La última línea de la revista debería verse así:
| Mes | Débitos totales | Creditos totales |
|---|---|---|
| Febrero de 2017 | $ 4.054,58 | $ 4.054,58 |
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