Entrada de diario de cuentas a pagar: proceso y ejemplos

Departamento de pago de cuentas

Supersize Electronics es una cadena de cinco tiendas que venden televisores de pantalla grande en una importante área metropolitana. Pete es el gerente de cuentas por pagar de Supersize y le gustaría mostrarle el día a día de lo que hace su departamento. Su trabajo consiste en algo más que pagar facturas y realizar anotaciones contables. Pete y su personal de cuatro personas tienen un proceso de cuentas por pagar que asegura que solo se paguen facturas legítimas y por los montos correctos. Pete nos recuerda que los errores o el registro incorrecto de transacciones de compra pueden afectar los estados financieros. En realidad, se trata de garantizar la integridad de los estados financieros antes que nada.

Pete tiene una contadora de planta, Julia, que es CPA, y tres asistentes administrativos para supervisar. Trabaja mano a mano con el personal de compras, que siempre está en busca de la tecnología más nueva y las mejores ofertas en televisores para clientes de gran tamaño.

Proceso de cuentas por pagar

Echemos un vistazo más de cerca a una transacción para que podamos ver el proceso de cuentas por pagar. El mes pasado, la gente de compras de Pete encontró mucho en televisores de pantalla curva de 80 pulgadas. Supersize compró 100 de ellos ya que se acercaba un gran torneo de baloncesto. «La imagen es tan realista que salté de mi silla para atrapar un pase», dijo el encargado de compras. Nuestros clientes los comprarán de inmediato ».

Cuando el departamento de compras ordenó los juegos al proveedor, Pete se aseguró de que al departamento de cuentas por pagar se le enviara una copia de la orden de compra. Julia recibe el pedido y lo revisa en busca de errores. Dado que el departamento de compras comete errores a veces, es bueno poner otro par de ojos en las cosas.

Dos semanas después, Supersize recibe el envío de televisores de 80 pulgadas. Pete solicita que se envíe una copia del informe de recepción a Julia.

El partido de tres

Julia necesita ese informe porque está a cargo de hacer el emparejamiento a tres bandas . Cuando Pete recibe una copia de la factura del proveedor, también se la da a Julia. Ella reúne tres documentos para cada compra y comienza el proceso. Son:

1. La orden de compra original del departamento de compras de Supersize.
2. El informe de recepción del supervisor del muelle.
3. La factura de pago del proveedor.

Es importante que tres personas diferentes preparen estos informes, como se acaba de mostrar, para minimizar la posibilidad de fraude y robo. Una cuarta persona que no participó en la preparación debería hacer la verificación. Este sistema asegura la integridad de los estados financieros. No se realizarán asientos en el diario hasta que Julia confirme que los tres documentos coinciden con la mercancía correcta y las cantidades correctas. Ella le lleva cualquier discrepancia a Pete para que pueda resolverlas con la compra y el proveedor y obtener los documentos corregidos. Solo entonces harán las entradas del diario.

Asientos de diario de cuentas a pagar

Una vez que los tres documentos pasen la coincidencia de tres vías, los administradores prepararán las entradas del diario. Supersize compró 100 televisores por $ 700 cada uno. Pete y el proveedor acordaron términos de crédito de 2/10 netos 30. La entrada de diario para registrar la compra se parece a esta que aparece aquí:

El débito de compras agregará los televisores al inventario. El crédito de cuentas por pagar aumenta la cantidad que Supersize le debe al proveedor.

Pete acordó términos de crédito de 2/10 netos 30, lo que significa que obtiene un 2% de descuento por pagar en los primeros 10 días con el saldo total adeudado y pagadero en 30. Los juegos se están vendiendo rápido, por lo que Pete aprovechará el descuento. . El pago se registra como este que aparece aquí:

La cuenta de pasivo de las cuentas por pagar se reduce en un total de $ 70.000. Pero como Pete está aprovechando el descuento del 2%, el monto en efectivo pagado para compensarlo se reduce. Las entradas de crédito muestran tanto el descuento como el pago en efectivo.

Antes de que se pagara la factura, el gerente del centro Supersize recibió tres televisores con demasiados rayones para venderlos. El departamento de compras y el proveedor tienen una larga relación comercial por lo que el proveedor acordó devolverlos. Pete entregó estas entradas del diario a un administrador para reflejar la devolución:

La cantidad que Supersize adeuda se reduce por la cantidad devuelta, por lo que las cuentas por pagar se cargan por $ 2,100. Las compras se abonan por la misma cantidad para eliminar los conjuntos del inventario.

Resumen de la lección

Tomemos un momento para revisar lo que hemos aprendido. El proceso de cuentas por pagar es un sistema de controles internos que asegura que solo se paguen las facturas legítimas y en los montos correctos. La verificación principal del sistema es la coincidencia de tres vías . Esta verificación principal involucra documentos preparados por separado con respecto a la mercancía solicitada y la mercancía realmente recibida, que se comparan con la factura del proveedor para el pago para asegurarse de que todo coincida en los tres documentos. Solo entonces se realizan asientos de diario en el activo de la compra y el pasivo de las cuentas por pagar para reflejar las transacciones de mercancías. Ahora que comprende el proceso, debería poder crear un asiento de diario de cuentas por pagar sin ningún problema.

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