Realización de entrevistas de investigación en el lugar de trabajo

Cuando se necesitan investigaciones

Como gerente, ingresa a su oficina el lunes para recibir un informe de Recursos Humanos (RR.HH.) que documenta una queja de acoso. Esto es de Sarah, una empleada que, en su opinión, suele hablar mucho de los problemas dentro de la oficina, en un grado excesivo.

A pesar de sus propios sentimientos, es importante abordar el problema. Situaciones como estas pueden ocurrir en una oficina, pero el verdadero desafío es determinar si la denuncia es válida y luego cómo abordar al infractor.

Si problemas como estos no se investigan, pueden causar interrupciones en la oficina, afectar el flujo de trabajo y, por lo tanto, sus resultados finales. Por eso es necesaria una investigación.

Preparación para la investigación

Ahora que sabe que tendrá que emprender una investigación, el siguiente paso es la preparación. Deberá asegurarse de que haya una sala de reuniones que sea privada para celebrar reuniones con el demandante o el empleado con una queja y el empleado acusado.

Cada reunión debe realizarse por separado para que ninguno de los empleados se sienta incómodo. Cuanto más cómodos se sientan los empleados, es más probable que reciba comentarios honestos.

También debe asegurarse de tener una lista fija de preguntas para ambos empleados. Deben ser muy similares para que las respuestas se puedan comparar más adelante cuando comience a evaluar ambos lados de la historia. Algunas preguntas para hacer serían:

• En tus propias palabras, ¿qué pasó? ¿Lo que fue dicho? ¿Fue herido físicamente?
• ¿Cuando sucedió?
• ¿Hubo testigos?
• ¿Cómo reaccionó ante la situación?
• ¿Qué quieres que suceda?

Estas preguntas ayudarán a los empleados a explicar el problema en detalle para que usted, como gerente, pueda comprender realmente el meollo del problema.

Inclusiones necesarias en la investigación

Otras inclusiones necesarias para una investigación en el lugar de trabajo son:

1. Hechos y pruebas

Habrá muchos rumores , que son rumores y emociones sin fundamento en las investigaciones de los empleados. Su trabajo consistirá en aclarar todo menos los hechos y las pruebas; lo que realmente sucedió versus cómo hizo sentir al empleado.

Cada empleado es diferente en la forma en que ciertas situaciones pueden afectarlos, por lo que es importante comprender realmente los hechos concretos del caso. Además, si hay pruebas disponibles, como grabaciones de la conversación, videos o incluso testigos, también es importante revisarlas.

2. Evite el sesgo

Todos tenemos prejuicios. Toda empresa tiene ciertos empleados que pueden molestar a un gerente. Sin embargo, cuando hay una queja contra estos empleados, es importante investigarla. No saque conclusiones precipitadas. Cuanto más se evite el sesgo, más fácil será llegar al problema real y ayudar.

3. Preguntas abiertas

Haga preguntas abiertas , que son preguntas que requieren más que un sí o un no. Esto investiga el problema, en lugar de llevar al empleado a una explicación incorrecta.

Digamos que le pregunta a su empleada Sarah si John, el empleado al que está acusando, la lastimó. Si solo dice «Sí», esto podría malinterpretarse. ¿Herido física o emocionalmente? ¿Qué pasa si estaban en una relación y él rompió con ella, entonces ella estaba herida? Es muy importante comprender todo en contexto.

4. Omisiones y contradicciones

Una vez que haya realizado las entrevistas, es hora de identificar y responder. Esto significa que debe comparar ambos relatos del incidente y ver si hay omisiones o contradicciones. Una vez que se identifiquen, puede abordar estos problemas específicos con cada empleado.

5. Motivos y credibilidad

Los motivos y la credibilidad es una de las partes más difíciles de una investigación. Querrá evaluar los motivos del denunciante. ¿Están enojados porque alguien fue ascendido por encima de ellos? ¿O es un empleado de confianza que tiene una inquietud válida? Se debe tener en cuenta la credibilidad o la confiabilidad de un empleado.

6. Confidencialidad

Otro aspecto importante de una investigación es asegurarse de que sea completamente confidencial. Las reuniones, el tema y las quejas deben ser privadas. Involucrar a toda la empresa puede llevar a que las personas tomen partido y provoquen trastornos generales en la oficina.

7. Documentación de la entrevista

Por último, querrá asegurarse de documentar todo. Documente el problema, las reuniones que tiene con cada empleado y lo que se dijo en las reuniones. Si es necesario, traiga una grabadora para que tenga todo documentado literalmente. Esto le permitirá transcribirlo más adelante, o si uno o ambos empleados contratan un asesor legal.

Abordar el problema

Una vez que tenga toda la documentación y las pruebas, el siguiente paso es llegar a una conclusión sobre el problema y abordarlo según las reglas de su empresa. Ya sea que se trate de una redacción o de una rescisión, es importante documentar la evaluación final y luego tomar medidas. Cuanto más persista el problema, más se puede infectar y seguir causando interrupciones y baja productividad.

Resumen de la lección

La investigación en el lugar de trabajo es un desafío. Cuando un demandante o un empleado acusa a otro, es importante realizar una investigación exhaustiva. Deberá asegurarse de prepararse adecuadamente, tener salas de reuniones y preguntas configuradas para ambas partes.

Una vez que comience con las entrevistas, asegúrese de evitar prejuicios e ignorar los rumores o rumores sin fundamento que se arremolinan dentro de la oficina. Elija enfocarse solo en pruebas y hechos. Haga preguntas abiertas o preguntas que requieran más que un sí o un no; mantener la confidencialidad de todas las entrevistas y la documentación; evaluar los motivos y la credibilidad , o la confiabilidad, de un empleado; y documentar todo.

Por último, asegúrese de que ambos empleados sepan que usted está allí para apoyarlos y descubrir la verdad. Esto les dará a los empleados la tranquilidad de poder hablar con usted con honestidad.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador