Aplicación práctica: uso del análisis de impacto empresarial en la planificación de contingencias

Publicado el 11 diciembre, 2020

Planificación de la Continuidad del Negocio

El mejor lugar para un plan de contingencia es acumular polvo en un estante. Bueno, no realmente. Todos esperamos que algunos planes de contingencia nunca tengan que implementarse, pero desafortunadamente, eso no es muy realista. Los problemas no siempre anuncian su intención de llegar y causar estragos, por lo que los planes de recuperación ante desastres ayudan a las empresas a prepararse para lo inesperado.

Si bien siempre hay algunas preocupaciones específicas de la industria o la empresa, casi todas las empresas deben estar preparadas para enfrentar desastres derivados de cosas como:

  • Daños por fuego y humo
  • Daños por inundaciones y agua
  • Contaminación
  • Liberación de sustancias irritantes, como amoníaco, lejía y aguas residuales.
  • Pérdida de energía o control del clima
  • Fallos de la computadora o la red; pérdida de conectividad o datos a Internet
  • Cortes de comunicación (teléfonos celulares, correo electrónico, teléfonos fijos y radios)
  • Sabotaje o daño intencional, especialmente dentro de la organización

Veamos un escenario en el que puede aplicar sus habilidades mediante la construcción de un plan de contingencia funcional. Si desea una revisión rápida antes de comenzar, encontrará información útil en la lección, El efecto del análisis de impacto empresarial en la planificación de contingencias.

Una inundación de proporciones épicas

Imagina que una universidad te ha contactado con una propuesta de proyecto de consultoría. Su entregable es la creación de un plan de contingencia sólido para operaciones continuas a través de la pérdida de infraestructura crítica. Como parte del acuerdo, realizará un simulacro de recuperación ante desastres a gran escala en función de su plan de contingencia. En su reunión introductoria con el equipo de liderazgo de su cliente, ellos explican el evento que los llevó a darse cuenta de que carecían de un plan de contingencia efectivo.

Hace aproximadamente un año, un pequeño grupo de adolescentes irrumpió en el edificio de ingeniería y arrancó las cabezas de los rociadores contra incendios en el piso superior. El agua fluyó libremente durante casi dos horas antes de que se notara. Para cuando el incidente estuvo completamente contenido, la planta física había sufrido daños por valor de casi $ 100,000. La falta de un plan de contingencia creó un caos ya que los profesores, el personal y los estudiantes se encontraron sin sus aulas, computadoras y equipos.

Sin un plan implementado y recursos previamente identificados, pasaron casi seis semanas antes de que se pudieran reanudar las actividades habituales. No hace falta decir que su cliente no quiere que eso vuelva a suceder.

Preguntas y posibles soluciones

Ahora que ha leído el escenario, consideremos algunas preguntas importantes:

  • ¿Qué análisis o evaluación se debe completar antes de que pueda comenzar a construir el plan de contingencia?
  • ¿Por qué su proyecto debe comenzar con este paso y cuáles son las posibles consecuencias de planificar antes de completar este paso?
  • ¿Cómo determinará la prioridad o el orden en que los sistemas del cliente volverán a su estado funcional?

Análisis de impacto

No debe profundizar demasiado en el proyecto antes de tener un análisis de impacto comercial de alta calidad. Un análisis de impacto es fundamental porque no hay forma de entregar un buen plan de contingencia hasta que tenga una comprensión sólida de qué sistemas son críticos para las operaciones en curso y cuáles pueden esperar.

Con esto en mente, realice un análisis de impacto comercial para su cliente. Considere la mayor cantidad posible de funciones comerciales, incluidas las instalaciones, los activos fijos de alto valor, los controles de ingeniería, los sistemas de seguridad y la tecnología.

Su análisis de impacto será diferente al que se muestra a continuación, pero debe comparar los dos para asegurarse de capturar los elementos más importantes.

SistemaImpacto del peor de los casosValor aproximadoTiempo aproximado hasta operativo
Sistemas de alarma y extinción de incendiosLos edificios sin sistemas funcionales están cerrados a todas las personas y actividades.Varía24-48 horas
Sistemas de control de accesoLas cerraduras de las puertas en los edificios del campus se vuelven inoperantes, lo que hace imposible bloquear o desbloquear las puertas.$ 2,500 por punto de acceso (puerta con cerradura)6-8 horas por punto de acceso
Activos de alto valor y equipos únicosLa imposibilidad de utilizar un equipo de laboratorio exclusivo impide que los estudiantes se gradúen a tiempo, lo que genera pérdidas económicas para la universidad.$ 12,500 por estudiante afectadoNo aplica
InstalacionesLa pérdida de espacios en las instalaciones, como aulas u oficinas, requiere el arrendamiento de espacios fuera del sitio.$ 83.78 por pie cuadrado de pérdidaPlazo de arrendamiento mínimo de 180 días
Equipo de tecnologíaLa pérdida de datos o hardware impide que la universidad inscriba estudiantes, ingrese calificaciones o procese pagos.Promedio de $ 4,387 por hora de interrupción24-48 horas

El plan de contingencia

Ahora que tiene una idea de lo que puede salir mal y de la gravedad de una determinada categoría de desastre, es hora de describir cómo manejará la universidad un incidente.

Crea un plan de contingencia. Para cada elemento del plan, identifique:

  • Un nivel de prioridad
  • Nombre del árticulo
  • Resumen del impacto
  • Objetivo de tiempo de inactividad máximo

Compare su plan con el siguiente y determine si a alguno de los planes le faltan elementos clave.

Nivel de prioridadSistema críticoAnálisis de impactoTiempo de inactividad máximo objetivoContingencias
CríticoSistemas de seguridad de vida, que incluyen extinción de incendios, controles de ingeniería relacionados con la seguridad y sistemas de protección ambiental.Las estructuras ocupadas (aulas, oficinas y dormitorios) no pueden estar abiertas al público hasta que todos los sistemas de seguridad humana estén en pleno funcionamiento.NingunaTanto los recursos internos como externos están disponibles para que estos sistemas vuelvan a estar en línea de inmediato.
UrgenteSistemas de control de accesoLos puntos de entrada, salida y acceso (puertas, ascensores y ventanas) están asegurados.NingunaUtilice seguridad y tecnología internas para controlar el acceso. Si es necesario, complemente los recursos de control de acceso con personal de policía, bomberos o servicios públicos.
UrgenteSistemas de responsabilidad del personal (libros de asistencia, listas y otras listas)No se pueden reanudar las actividades como de costumbre hasta que todos los profesores, personal, estudiantes y visitantes estén contabilizados.60 minutosLos registros críticos se mantienen tanto en el sitio como fuera del sitio.
UrgenteActivos de alto valorLa pérdida de equipos únicos o valiosos impedirá las operaciones durante un período prolongado si el reemplazo o la reparación van a ser extensos.Detenga la pérdida de inmediato; de lo contrario, una semanaAsegúrese de que todos los equipos con un valor superior a $ 5,000 se hayan documentado y se conozca al proveedor o fabricante principal.
NormalInstalaciones de nivel 1 (aulas, laboratorios y bibliotecasLas instalaciones de nivel 1 son espacios compartidos en los que el desplazamiento a largo plazo afectaría negativamente a las operaciones principales.Una semanaEstablezca sitios alternativos si el tiempo de inactividad supera una semana.
NormalInstalaciones de nivel 2 (oficinas, baños, armarios y espacios recreativos)La pérdida de uso de estas instalaciones requerirá que las funciones se reubiquen por un período prolongado.14 diasIdentifique opciones alternativas en el sitio o considere el alquiler fuera del sitio.
NormalSistemas de informaciónSe requieren recursos tecnológicos para brindar una experiencia estudiantil óptima.14 días o menosIdentifique la infraestructura de tecnología crítica y planifique previamente las opciones de recuperación ante desastres.

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