Capacitación del personal para interactuar con los medios

Capacitación del personal para interactuar con los medios

Estás sentado en tu escritorio y suena el teléfono. Son los medios de comunicación que piden una declaración sobre el reciente anuncio de expansión. O peor aún, los medios de comunicación están preguntando sobre el reciente accidente que involucró a dos de sus empleados. En lugar de responder, ‘uh, no sé’, necesitas tener un plan.

Reportero haciendo una consulta

¿Quién debería hablar con los medios de comunicación?

Es útil tener portavoces designados que estén autorizados para hablar en nombre de la empresa. Evite tener un solo portavoz porque, por suerte, ocurrirá un incidente o evento de interés periodístico cuando esa persona esté de vacaciones en una isla remota. Tener algunas personas designadas a las que pueda capacitar para hablar con los medios de comunicación también le ahorrará tiempo, dinero y el dolor de cabeza de tener un empleado que proporcione declaraciones erróneas a los medios de comunicación. Tener un rostro familiar que hable en nombre de la empresa también puede ayudar a la audiencia a recibir el mensaje de manera positiva.

Puede tener sentido tener varios portavoces para diferentes audiencias según el tamaño de la empresa y los niveles de jerarquía. Es probable que el CEO o CFO se dirija a la junta directiva o los medios de comunicación nacionales / internacionales, mientras que el gerente de comunicaciones o el enlace con la comunidad probablemente abordarán las consultas de los medios locales. Dependiendo de la industria, también podría tener sentido tener una persona legal o financiera involucrada como portavoz o al menos como revisor de las comunicaciones de los medios. Necesita hacer un plan que se ajuste al tamaño de su empresa y sea apropiado para su industria.

Independientemente de quién sea seleccionado para hablar con los medios de comunicación, ¡cíñete siempre a los hechos! Evite las especulaciones o declaraciones que sean falsas. Tener que retractar una declaración más tarde porque no era fáctica puede ser perjudicial para el negocio y es extremadamente vergonzoso.

Interacciones con los medios en persona y por teléfono

Mantenga el control de su mensaje : el portavoz designado debe comenzar a preparar un mensaje o tener la aprobación final de lo que redactan otros miembros de la empresa. El vocero debe anticipar las preguntas y tener los hechos enumerados con anticipación. Tener un ángulo de la historia preparado y ceñirse a los hechos pondrá a su empresa en la luz correcta y transmitirá el mensaje correcto.

Tener un titular en mente también ayuda. Los periodistas a menudo se ven presionados por el tiempo y muchos no escriben sus propios titulares. Utilizando el ejemplo anterior, su empresa acaba de ser adquirida por un competidor. Suena su teléfono y el periodista le pide una declaración. Un par de puntos que quizás desee comunicar incluyen lo siguiente: “Estamos entusiasmados con la adquisición y las oportunidades que creará para un nuevo crecimiento en el área. Se prevé que esta adquisición traerá 100 puestos de trabajo al área ”.

Si no está preparado, cualquier retraso o incertidumbre en sus respuestas puede ser interpretado por el reportero como aprensión o vacilación.

Sea identificable : a las personas les gustan otras personas que son como ellos. Esto es sumamente importante al momento de dar malas noticias o tener que lidiar con los medios en medio de un evento trágico. Una vez que haya identificado a la audiencia, sepa cómo relacionarse con ella. Una vez más, usando el ejemplo de adquisición, puede agregar lo entusiasmado que está con el crecimiento que esto traerá a la región porque ha vivido en el área durante diez años y disfruta llamarlo hogar.

Si está dando una entrevista cara a cara, piense en su apariencia y contacto visual. Mover los ojos, poner los ojos en blanco o hacer algún otro gesto facial puede parecer falso y probablemente tendrá una interpretación negativa.

Comunicaciones escritas a los medios

Evite la jerga : ya sea que esté en la industria de alta tecnología o en una empresa de ingeniería geológica, debe evitar hablar en jerga o términos que sean específicos de su industria y que la mayoría del público no entenderá. Por ejemplo, referirse a un equipo SWAT puede significar un equipo de oficiales de policía capacitados de élite o un grupo de expertos en negocios sentados en una sala para resolver un problema. Evitar la jerga también es importante para la comunicación en persona y por teléfono.

Conozca a su audiencia : piense en quién leerá el artículo o verá la noticia final. ¿Qué le interesa a la audiencia? Utilizando el ejemplo anterior de una adquisición, ¿a los empleados les preocupa perder sus puestos de trabajo? ¿Está preocupada la comunidad por el aumento del tráfico y las viviendas con los nuevos puestos de trabajo creados? ¿Las empresas locales sienten curiosidad por el nuevo crecimiento que la adquisición podría traer al área?

Además, combine el mensaje correcto con la audiencia adecuada. Por ejemplo, cuando hable con el periódico local sobre la adquisición, responda las preguntas antes mencionadas en lugar de centrarse en lo que hará la adquisición por el precio de las acciones. Trate de pensar en las diferentes audiencias con anticipación y anticipe sus preguntas.

Tener las respuestas preparadas en viñetas con anticipación puede ayudar a garantizar que transmita el mensaje correcto a la audiencia adecuada. Esto podría significar tener varios comunicados de prensa listos para su distribución: uno para los empleados internos, otro para los accionistas y un tercero para los medios locales. Cada comunicación tendrá diferentes piezas de información, sin dejar de ser fiel a los hechos que son relevantes para las diferentes audiencias.

Resumen de la lección

Asegúrese de tener voceros designados y capacite a estas personas sobre la interacción con los medios. Capacite al resto de su personal para evitar la comunicación con los medios y, en su lugar, se comunique con los portavoces designados.

El estilo de mensaje y comunicación probablemente variará dependiendo de si el intercambio ocurre por teléfono, en persona o por escrito, como un correo electrónico o un comunicado de prensa. Con la comunicación en persona o por teléfono, es importante tener la información preparada y mantener el control de su mensaje.

Además, sé identificable. Mostrar empatía o compasión al transmitir un mensaje negativo ayudará a proteger la reputación de la empresa. Con la comunicación escrita, evite la jerga o los términos que no se entienden ampliamente. Conozca a su audiencia y adapte el mensaje a sus intereses. Seguir estos consejos lo ayudará a tener interacciones positivas con los medios y a comunicar su mensaje de manera efectiva.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador