¿Qué son los registros comerciales?
 |
Los registros comerciales son documentos específicos que contienen información relevante para el negocio. Un registro puede ser físico o digital y puede incluir documentos que van desde actas de reuniones hasta contratos legales. Es importante tener en cuenta que no todos los documentos creados por una empresa o relacionados con esa empresa se consideran registros comerciales. Las empresas deben tener un sistema de gestión de registros que dicte lo que constituirá un registro para esa empresa.
Para acceder fácilmente a los registros, los registros deben colocarse en categorías cuando se almacenan. El tipo de negocio dictará el tipo de categorías asignadas a los registros.
Físico o Digital
Los registros físicos son documentos tangibles. Puede tocarlos y guardarlos en una ubicación física, como un archivador o una biblioteca de documentos. Los registros digitales son documentos electrónicos que no se pueden tocar físicamente. Estos registros se guardan en computadoras, bases de datos o incluso nubes virtuales configuradas para almacenar grandes cantidades de información digital.
Activo o inactivo
Los registros comerciales también pueden estar activos o inactivos. Los registros activos son aquellos a los que se debe acceder de forma regular. Por ejemplo, las políticas y procedimientos actuales de una empresa se considerarían activos. Estos deben estar actualizados y ser de fácil acceso.
Los registros inactivos no son necesarios de forma regular, pero pueden ser necesarios para uso legal, financiero o histórico. Un ejemplo de un registro inactivo serían las minutas de las reuniones que se mantienen por valor histórico, pero que no se necesitan de forma regular. Los registros inactivos pueden llegar a un punto en el que ya no se necesitan y deben destruirse. El programa de retención de la organización determina el punto en el que los registros inactivos ya no son necesarios.
Historia de los registros médicos electrónicos
Categorías de registros comerciales
Las principales categorías de registros que se encuentran en la mayoría de las empresas son empresa, industria y retención legal.
Los registros empresariales son registros que se encuentran comúnmente en la mayoría de empresas u otros negocios similares. Normalmente están relacionados con las actividades comerciales diarias de la empresa. Por ejemplo, una peluquería mantendría una lista de todos sus clientes y la lista de clientes se consideraría un registro empresarial. Mantener una lista de clientes es una forma importante para que una peluquería sirva mejor a sus clientes, pero no sería necesario para todo tipo de negocios. Después de todo, no sería beneficioso para una tienda de conveniencia que no necesariamente tiene clientes consistentes u ofrece un servicio específico a sus clientes conservar una lista de clientes como registro comercial.
Los registros de la industria son registros que se encuentran comúnmente en una industria específica. Digamos que tiene una guardería, que se considera parte de la industria del cuidado infantil. Existen tipos comunes de registros que todas las empresas de cuidado infantil deben conservar, como un archivo personal para cada niño que incluye información como nombre completo, edad, nombre (s) de los padres y contactos de emergencia. Este tipo de registro se considera un registro de la industria.
Los registros de retención legal son registros que una empresa puede estar obligada a mantener con fines legales. Estos registros podrían solicitarse para una auditoría, en caso de litigio, o por una agencia gubernamental. Un ejemplo de un registro de retención legal serían los recibos de reembolso de viajes. Si una empresa reembolsa a sus empleados los gastos de viaje, deberán conservar los recibos relacionados con el viaje. Los recibos actúan como prueba de que el monto del reembolso pagado al empleado se basó en viajes relacionados con el negocio. Este es un registro muy importante, especialmente en el caso de una auditoría financiera.
Resumen de la lección
Cada empresa crea o recibe registros que necesitan conservar, a veces de forma indefinida, a veces solo durante un período de tiempo finito. Para que la empresa sea productiva, debe practicar una clasificación de registros adecuada y asignar categorías relevantes. Si bien todos los registros comerciales se clasifican como físicos o digitales y activos o inactivos , las categorías de estos registros pueden diferir según el tipo de negocio. Las categorías cubiertas en esta lección son empresa , industria y retención legal .
¿Cuáles son los Impuestos Comerciales en Florida?
Niveles de nivel del centro de datos: estándares y clasificación
Explora más sobre este tema
Selecciona un tema y sigue aprendiendo...
