Cómo llevar a cabo la reunión de cierre de una auditoría

Definición de auditorías y reuniones de cierre

Cuando alguien está revisando tu trabajo, ¿qué tan importante crees que es saber qué tan bien lo hiciste? Es muy importante, ¿verdad? Bueno, lo mismo se aplica a las empresas que se someten a auditorías, y las reuniones de cierre brindan esa oportunidad para que las empresas aprendan qué tan bien lo hicieron.

Las auditorías son parte integral del aseguramiento de la calidad e implican una revisión imparcial de los registros, procesos y procedimientos de una empresa. Específicamente, se llevan a cabo auditorías para garantizar que la empresa siga todas las reglas y regulaciones adecuadas. Cuando se completa una auditoría, se realizará una reunión de cierre para discutir los hallazgos de la auditoría y cualquier problema pendiente. Por lo general, el auditor principal dirigirá esta reunión. La reunión de cierre es uno de los últimos pasos cruciales en el proceso de auditoría.

Entonces, ¿cómo se lleva a cabo una reunión de cierre? Eso es lo que esta lección busca responder.

Realización de una reunión de clausura

Conozcamos a Alex. Alex es un auditor experimentado que ha estado trabajando diligentemente durante la última semana para auditar los registros financieros de una empresa. Finalmente completó la auditoría y hoy se reunirá con el equipo de administración de la empresa (los auditados) para discutir los hallazgos. Los temas clave que Alex debe discutir durante esta reunión de cierre son:

1. Presentaciones

Si hay nuevos asistentes a la reunión a los que Alex aún no ha conocido, se presentará y, de igual manera, los nuevos asistentes harán lo mismo. Alex también mantendrá un registro de los asistentes, que pasará a formar parte de la documentación de auditoría. También comenzará a tomar minutos.

2. Dar las gracias

Mostrar agradecimiento por el tiempo y la cooperación de todos mantendrá las cosas positivas. Alex expresará su agradecimiento a los asistentes.

3. Objetivo y alcance de la auditoría

Es útil recordar a todos cuál es el propósito y el alcance de la auditoría. Por ejemplo, Alex reiterará que la auditoría se realizó para revisar los estados financieros de la empresa para asegurarse de que sean precisos y cumplan con las regulaciones contables. Mencionará brevemente las actividades de auditoría realizadas y recordará a todos que solo se revisó una muestra limitada de documentos.

4. Criterios de puntuación o calificación

Si se utilizará un sistema de puntuación o calificación en el informe final de auditoría, se deben explicar los criterios. Hacerlo ayudará a minimizar los malentendidos sobre los hallazgos de la auditoría.

5. Hallazgos preliminares

Esta es probablemente la parte más esperada de toda la reunión. Aquí, Alex revisará los hallazgos de la auditoría con el equipo de administración de la empresa. Es muy importante que se comunique con claridad y se asegure de que todos comprendan.

6. Aclaraciones

Una vez que se han presentado los hallazgos de la auditoría, el equipo de administración de la empresa debe tener la oportunidad de hacer preguntas y responder a los hallazgos. Las discusiones que tienen lugar aquí pueden influir en el informe final de auditoría, por lo que las cuestiones pendientes deben resolverse lo mejor posible durante esta reunión.

7. Agradecimientos

El equipo de administración de la empresa debe reconocer que comprende cuáles son los hallazgos de la auditoría. Hay varias formas de hacer esto. Por ejemplo, Alex puede buscar un reconocimiento verbal (y registrarlo en las actas) o pedir a todos que firmen una copia impresa del informe de auditoría preliminar.

8. Informe de disponibilidad

Hacia el final de la reunión, Alex proporcionará un cronograma de cuándo estará listo el informe final de auditoría.

9. Recomendaciones

A veces, los auditores proporcionarán recomendaciones de mejora si es parte de los objetivos de la auditoría. Tenga en cuenta que las recomendaciones no son obligatorias para que las siga una empresa, pero son sugerencias útiles.

¡Finalmente, esto nos lleva al final de la reunión!

Después de una reunión de clausura

Hay un par de cosas que ocurrirán después de la reunión de cierre de una auditoría. Estos son:

Redacción del informe de auditoría formal

Esto lo hace el auditor. Si se sacó a la luz nueva información durante la reunión de cierre y requiere más investigación, el auditor debe hacerlo antes de completar el informe final. Además, cualquier discusión importante que tuvo lugar durante la reunión de cierre también debe incluirse en el informe final de auditoría.

Auditorías de seguimiento

Si un hallazgo de auditoría requiere una acción correctiva, se puede realizar una auditoría de seguimiento para confirmar que la acción correctiva se ha implementado con éxito.

Resumen de la lección

Muy bien, tomemos un momento para revisar lo que hemos aprendido. Una auditoría es una revisión independiente de los registros, los procedimientos y los procesos de una empresa para garantizar que cumplen con las normas y regulaciones pertinentes. Una reunión de cierre de una auditoría es donde el auditor y los auditados revisan y discuten los hallazgos preliminares de la auditoría. Es importante que el auditor se comunique claramente y los auditados comprendan exactamente cuáles son los hallazgos de la auditoría.

La reunión de cierre de una auditoría debe incluir los siguientes elementos:

• Presentaciones y grabación de los asistentes.
• Agradeciendo a los asistentes por su tiempo y cooperación.
• Recordatorio del propósito y alcance de la auditoría, así como de los criterios de puntuación o calificación utilizados.
• Revisión y discusión de los hallazgos preliminares de la auditoría.
• Reconocimiento de los asistentes de que comprenden los hallazgos.
• Cronograma del informe final de auditoría.
• Y finalmente, recomendaciones, si es necesario.

Una vez finalizada la reunión de cierre, es responsabilidad del auditor redactar el informe final y de los auditados implementar las acciones correctivas para un hallazgo de auditoría.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador