Planificación y ejecución de un taller
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Simplemente se ofreció como voluntario para llevar a cabo un taller para su departamento. Quería mostrar iniciativa, pero nunca antes había dirigido un taller. No puede ser tan difícil, ¿verdad? Después de todo, ha asistido a numerosos talleres en el pasado.
La buena noticia es que sabe más de lo que piensa. Un taller es una oportunidad para que un grupo se reúna, dedique tiempo a aprender sobre un tema específico y luego use ese conocimiento para resolver un problema y generar un resultado. El otro beneficio son las relaciones que los grupos construyen al trabajar juntos.
Como la mayoría de las cosas, hay algunos pasos específicos que puede seguir para que pueda crear un taller que entusiasmará a sus colegas y jefe.
Metas y objetivos del taller
El primer paso es delinear sus metas y objetivos para el taller. Debe tener un buen punto de partida: ¿qué es lo que necesita su departamento? En este caso, se ha ofrecido como voluntario para realizar un taller sobre «Comprensión de las redes sociales». Pero necesitará un poco más de detalles que esto. Decida qué elementos de las redes sociales le gustaría revisar en el taller en función de cuáles son más relevantes para su equipo.
Audiencia y lugar
Determine la audiencia y el lugar. ¿Cuántas personas asistirán? ¿Necesitará un plan de comunicación por separado para enviar invitaciones? Asegúrese de dejar suficiente tiempo para que las personas programen el evento y asegúrese de que su lugar permita la cantidad de personas y las necesidades del taller. Por ejemplo, asegúrese de poder acomodar el espacio requerido, cualquier necesidad de audio visual (AV), comidas e incluso pernoctaciones si las personas necesitan viajar.
Agenda
Ahora necesitas crear una agenda.
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Algunos componentes estándar incluyen:
Introducción : el objetivo / meta del día. Es bueno crear una diapositiva o un folleto con los objetivos específicos. Si los participantes comienzan a desviarse del tema, puede usar esta referencia como una forma de reforzar el enfoque del día.
Temas : ¿Cuáles son los temas clave del día? ¿Quién se considera el experto y presentará cada tema? Cuanto tiempo se necesita?
Tenga en cuenta que el presentador probablemente preparará una presentación de diapositivas o alguna otra presentación para el grupo. Querrá darles tiempo para que preparen el contenido y lo revisen con usted ANTES del taller para asegurarse de que cumpla con los objetivos generales. También querrá considerar qué otros recursos podrían ser necesarios para que su audiencia comprenda mejor el contenido. ¿Necesitarán leer previamente cualquier material que deba enviarse con anticipación? ¿Será necesario que el presentador sea informado sobre las otras presentaciones y cómo se alineará el contenido para un todo cohesionado?
Actividades grupales – ¿En qué ejercicios participará el grupo? ¿Qué recursos adicionales podrían ser necesarios (AV, rotafolios, plantillas preformateadas, computadoras)? ¿Cuánto tiempo permitirá para crear un resultado y presentarlo al grupo para su discusión?
Un taller es una oportunidad de aprendizaje para los asistentes y un buen momento y lugar para trabajar en el desarrollo de habilidades. En este caso, dado que su taller es en las redes sociales, podría crear algunas actividades donde los participantes realmente comiencen a diseñar algunas campañas específicas en las redes sociales. Por ejemplo, si ha decidido centrarse en blogs, Twitter e Instagram como sus tres temas principales, puede hacer que los miembros del equipo se dividan en grupos y que cada uno se concentre en uno de los tres elementos, trabaje en un plan (con plantillas que ha creado para guiar el proceso) y luego presentarlas al grupo para su discusión. Esta es una buena manera de involucrar a todos en el proceso e intercambiar ideas para generar un resultado que pueda implementarse después del taller. Esto también permite que todos experimenten con el material que
Resumen y próximos pasos : no olvide preparar un resumen de lo que se logró durante el taller para que todos puedan compartir el éxito del esfuerzo. Por lo general, el final del taller es solo el comienzo de un trabajo enfocado. ¿Qué seguimiento es necesario, cuál es el momento y quién es el responsable? ¿Habrá una reunión programada para revisar los resultados adicionales? ¿Quién es responsable de enviar un resumen por correo electrónico de esta información? Una de las razones por las que a las personas no les gustan los talleres es que nada parece suceder cuando terminan. Asegúrese de tener un plan para actuar sobre el resultado de la reunión para que todos recuerden su taller como productivo.
Descansos – Incluya asignaciones de tiempo para los descansos, el almuerzo, etc. ¡La gente se pone nerviosa cuando no ve los descansos!
El factor diversión
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¿Cómo evita que el taller sea aburrido e incite a sus colegas a fingir un día de enfermedad? Haga una pequeña investigación informal antes del taller y pregúnteles qué les gusta en un taller versus qué les hace querer correr y esconderse. Aunque no podrá complacer a todos, ciertamente puede reconocer que ha escuchado y tratado de hacer que el taller sea lo más atractivo posible. Otra forma de mantener contentos a todos es darles a sus colegas un papel en el taller. Es más probable que las personas se sientan felices con algo que han ayudado a crear.
Resumen
Los talleres no son tan intimidantes como parecen y pueden ser una gran oportunidad para que un grupo logre una meta específica en un bloque de tiempo concentrado. Si usted es el planificador y facilitador, siempre tiene la agenda como guía para mantener el rumbo. Solo recuerde que la planificación y la organización son las claves de su éxito antes del evento y un buen seguimiento de los resultados del día hará que sus talleres sean memorables después del evento.
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