Cómo preparar un presupuesto para una corporación

Elaboración de un presupuesto

Seamos sinceros. Cuando muchas personas escuchan la palabra «presupuesto», se estremecen. De repente, piensan en ignorar sus impulsos de comprar, comer fuera o hacer algo divertido. Sin embargo, para una empresa (y también para las personas), un presupuesto no tiene por qué ser algo aterrador. De hecho, muchas empresas consideran que los presupuestos son una parte esencial de la planificación necesaria para hacer negocios.

Recuerde que para una empresa, un presupuesto no se trata solo de dinero. En cambio, un presupuesto es una anticipación sobre la cantidad total de bienes o servicios que se producirán y venderán, así como los costos e ingresos que los acompañan. Las empresas tienen varios presupuestos, pero aquí nos referiremos a ellos colectivamente como «el presupuesto». En esta lección, aprenderemos cómo preparar algunos tipos de presupuestos para una empresa, utilizando el ejemplo de una fábrica de widgets para ayudarnos.

Planificación del presupuesto

Lo primero es lo primero: para hacer un presupuesto, debe tener en cuenta el entorno para el que está presupuestando. Un buen lugar para comenzar con esto es el presupuesto del año pasado, pero si no tiene uno de esos a la mano, elabore un borrador rápido y actualícelo en consecuencia. Asegúrese de incluir secciones para sus ingresos totales, costos totales, bienes totales producidos y bienes vendidos totales. De hecho, estas secciones deberían ayudar a informar a las demás.

Digamos que está elaborando el presupuesto de una pequeña fábrica de widgets. La fábrica es nueva, por lo que no tienes nada por lo que pasar. Sin embargo, sabe que tiene vendedores que están seguros de que venderán un millón de widgets. Esa estimación es la primera parte de su presupuesto de ventas , el primer presupuesto que prepara una empresa cada año. Un presupuesto de ventas incluye información sobre cuántas unidades espera vender, el precio por unidad y el ingreso total después de los ajustes por descuentos. Luego, multiplica la cantidad de widgets por el precio de venta para obtener los ingresos totales que espera generar.

A partir de ahí, tomará la cantidad total de widgets que espera vender y calculará los costos de producción para ellos. Recuerde que puede obtener la cantidad total de bienes que necesitará producir del presupuesto de producción , que contiene las ventas unitarias previstas junto con información sobre el inventario de bienes terminados al comienzo del período. Esto le mostrará cuántos widgets necesita fabricar.

Por último, querrá asegurarse de que la empresa tenga planes de pagarle, ¿verdad? Para resolver eso, creamos el presupuesto administrativo , que muestra los costos de los gastos generales no relacionados con la producción. Los elementos de este presupuesto incluyen los salarios de los trabajadores (como contadores y gerentes) junto con otros gastos por concepto de alquiler, servicios públicos, depreciación de equipos de oficina e impuestos sobre la nómina.

Obtener comentarios

A continuación, envíe sus presupuestos a los jefes relevantes de cada departamento. Pídales comentarios. Este no es el momento de ser un sí-hombre. En cambio, desea comentarios honestos sobre las posibilidades de alcanzar los números descritos. Además, pregunte a sus gerentes si se puede hacer algo para aumentar la productividad general. En otras palabras, si una nueva máquina puede ayudarlo a hacer widgets más rápido y con menos desperdicio, ¡este es el momento de recomendarlo!

Para nuestro presupuesto de widgets, eso significaría enviar el presupuesto de ventas al equipo de ventas. ¿Realmente creen que pueden vender tantos widgets o podrían vender más? Para el presupuesto de producción, también se deben plantear preguntas al jefe de fabricación. ¿Son estos costos realistas? ¿Tenemos el material para producir tantos widgets? Y lo más importante de todo, ¿hay algún cambio que podamos hacer para que nuestra empresa sea aún más rentable?

Actualización y emisión del presupuesto

Una vez que recupere esa información, actualice el presupuesto según sea necesario. Tenga en cuenta que los cambios en el presupuesto de ventas pueden afectar lo que se incluye en el presupuesto de producción, así que mantenga a esos gerentes informados. Además, los cambios en cada uno de estos presupuestos podrían afectar sus gastos generales totales, representados en el presupuesto administrativo. Una vez que todos estén de acuerdo con estos números, emitir los presupuestos como oficiales.

Haga los preparativos para el próximo año

Sin embargo, tu trabajo aún no ha terminado. Debe decirle a sus gerentes que informen sobre cualquier variación o desviación real del presupuesto. Esto le ayudará a que su presupuesto sea aún más preciso el próximo año. Recuerde, un presupuesto es una guía, no un conjunto absoluto de reglas. Las empresas que puedan tener esto en cuenta y puedan seguir siendo flexibles podrán adaptarse mejor a las condiciones cambiantes del mercado.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendimos cómo preparar diferentes tipos de presupuestos para una empresa. Aprendimos que un presupuesto es una anticipación sobre la cantidad de bienes o servicios que una empresa planea producir y vender, junto con los costos e ingresos relevantes. Observamos que muchos presupuestos constituyen el presupuesto general de una organización, pero en cualquier caso, el proceso comienza con una gran cantidad de planificación y consulta.

Importantes para este proceso son el presupuesto de ventas , que muestra cuántas unidades planea vender la empresa, el costo por unidad y los ingresos totales después de los ajustes; el presupuesto de producción , que muestra cuántas unidades se deben producir; y el presupuesto de administración , que detalla los costos generales de no producción. Además, dado que un presupuesto es más una guía que una regla estricta y rápida, las variaciones o variaciones reales de los montos presupuestados deben recopilarse para que el presupuesto sea más preciso la próxima vez.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador