¿Qué hace la combinación de correspondencia?
Antes de que veamos cómo funciona la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word, hablemos de lo que realmente hace. Podemos usar un ejemplo, y lo haremos simple, pero mientras lo trabajamos, intente pensar en una instancia específica de la escuela, su trabajo o su vida en la que podría beneficiarse del uso de la combinación de correspondencia.
La combinación de correspondencia obtuvo su nombre porque en versiones anteriores de Microsoft Word, se usaba principalmente para escribir direcciones en sobres o poner información en etiquetas. Para fusionar significa algo para combinar dos o más cosas en una sola. Ahora, puede combinar mucho más que correo y puede ser una herramienta muy útil.
Por ejemplo, digamos que después de un evento de caridad donde se presentaron 500 personas, desea enviar a cada uno una nota de agradecimiento. La nota en sí es genérica, es una nota de agradecimiento y lo único que cambia de una nota a otra es el nombre del invitado y la cantidad que donó. Por lo tanto, en lugar de escribir la nota 500 veces o hacer 500 copias y cambiar manualmente el nombre y el monto en dólares, puede configurar una combinación de correspondencia para que esto suceda. Hablemos de cómo.
Menú de correspondencia
Cuando abre Word, hay una pestaña llamada Correspondencia . Cuando haces clic en eso, ‘Iniciar combinación de correspondencia’ es la tercera opción desde el lado izquierdo de la pantalla. Después de hacer clic en eso, puede ver todas las opciones que podrá combinar potencialmente: cartas, correos electrónicos, sobres, etiquetas, directorios, un documento de Word normal, y luego hay una opción para usar el Asistente para combinar correspondencia … un paso- guía paso a paso para ayudarle en cada etapa del proceso.
Cada uno de los tipos de documentos disponibles para combinar (cartas, correos electrónicos, sobres, etiquetas, directorios y un documento de Word normal) requieren los mismos pasos y configuración. Para esta lección, usemos una carta modelo para nuestro ejemplo.
Comparación de tipos de correspondencia comercial
Documentos necesarios
Necesita dos documentos para su combinación de correspondencia. El primero es un documento de Word y es la carta modelo, o el documento en el que se fusionará la información. El segundo es un archivo de Excel que tiene la información, en filas y columnas, que fusionará en el documento para hacer que cada documento sea específico para cada persona.
El archivo de Excel debe tener encabezados de columna. Debajo de los títulos de las columnas, necesita datos continuos. Para nuestro ejemplo, digamos que su carta modelo es un rápido agradecimiento por su asistencia a una gala benéfica y una donación. Entonces, cada carta tendrá un destinatario diferente y una cantidad de donación diferente. Por lo tanto, su archivo de Excel tendrá encabezados de columna como ‘nombres’ y ‘donación’, debajo de los cuales habrá una serie de filas con los nombres y los montos de donación para la carta. Una vez guardado este archivo, puede abrir Word y comenzar su carta de agradecimiento.
El proceso de combinación de correspondencia
Una vez guardado el archivo de Excel, es hora de iniciar la combinación. Seleccione la opción de combinación de correspondencia en el menú ‘Correspondencia’ y, para nuestro ejemplo, seleccione ‘Asistente de combinación de correspondencia paso a paso’. La opción del asistente es una gran herramienta para recordarle las acciones paso a paso que debe realizar. Lo primero que te preguntará en el panel del asistente en el lado derecho de la pantalla es qué tipo de documento quieres preparar. Te enviaremos una carta, ya que solo estás escribiendo unas simples notas de agradecimiento. Entonces, selecciona ‘letra’.
La siguiente opción es usar el documento actual (lo que significa que lo escribirás desde cero), comenzar desde una plantilla (que es un documento redactado previamente con campos ya preparados) o abrir y editar desde otro documento. Dado que nuestro ejemplo es breve, simplemente lo escribirá en el asistente, de modo que seleccione ‘Usar el documento actual’. Después de seleccionar Siguiente, se le pedirá que seleccione los destinatarios.
Esta es la primera vez que saldrá de Word y traerá su archivo de Excel a su combinación. En este punto, su página todavía está en blanco, ya que no ha comenzado a escribir su carta. Como tiene un archivo de Excel, puede seleccionar ‘Usar una lista existente’. Al hacerlo, se abre un cuadro de diálogo , un cuadro presentado que hace preguntas cuando estamos a punto de hacer algo en Word.
Concepto de correspondencia en contabilidad: definición y ejemplo
El siguiente cuadro de diálogo trae sus datos a un cuadro de diálogo de Word. Aquí, puede anular la selección de los destinatarios que no desee incluir en su combinación. Cuando hace clic en Aceptar, todavía no tiene una letra para completar, pero cada fila de datos se convierte en una variable. En la parte inferior de la pantalla, en el asistente, haz clic en «Escribe tu carta».
Entonces, ha llegado el momento de fusionar la carta que está a punto de escribir con los campos de su base de datos. Microsoft lo ha facilitado. Por ejemplo, veamos la línea de saludo. Escribe «Buen día» y luego hace clic en el elemento del asistente que dice «Más elementos». Esto abre un cuadro de diálogo que tiene todas las variables de su hoja de cálculo. Seleccione el titulado ‘Nombre’. Luego continúe escribiendo la carta. Cada vez que aparezca un campo que sea una de sus variables, haga clic en ‘Más elementos’ y busque la variable que está buscando. Continúe hasta que termine la letra.
Para verificar su trabajo y la combinación, simplemente haga clic en ‘Siguiente: Vista previa de sus letras’. Esto le permite revisar cada página y asegurarse de que todo se fusionó correctamente. Si lo hizo, puede hacer clic en ‘Completar la combinación’ y se creará un nuevo documento con todos los documentos combinados. Una vez hecho esto, tienes una decisión final: imprime tus cartas o edita cada una. Pero, en ese punto, ¡la combinación de correspondencia está lista!
Resumen de la lección
Hay una serie de situaciones en las que es importante enviar una carta a todos los clientes, empleados, etc. Una forma de hacerlo es con una carta modelo u otro documento estándar mediante la función de combinación de correspondencia . Encontrado en la pestaña Correspondencia , el botón ‘Iniciar combinación de correspondencia’ es la primera acción que lo lleva por el camino hacia un documento bueno, individualizado (en algunos casos) y específico para una gran lista de personas. Si bien el proceso toma un poco de tiempo para aprender, es una habilidad crítica que aprender y que le ahorrará mucho tiempo y, por lo tanto, dinero.
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