Completar registros de nómina departamentales en contabilidad

Registros de nómina

Los dueños de negocios conocen y comprenden la importancia de mantener registros financieros precisos. Llegado el momento de los impuestos, un informe financiero preciso hace que sea mucho más fácil ingresar los números requeridos. Además, un informe financiero preciso también lo mantiene, como propietario de un negocio, con más probabilidades de estar a salvo de las auditorías del IRS. E incluso si lo auditan, sus registros financieros precisos están ahí para respaldar sus declaraciones de impuestos.

Parte de sus registros financieros precisos son sus registros de nómina. Sus registros de nómina son los registros de sus empleados y cuánto les ha pagado y cuándo. En esta lección, veremos cómo puede ingresar sus registros de nómina correctamente en su sistema de contabilidad. Sí, existen diferentes tipos de sistemas contables, pero independientemente del tipo de sistema que utilice, aún necesita registrar cierta información. Este proceso también es una parte necesaria para asegurarse de que a sus empleados se les pague con precisión y se les reembolse adecuadamente por el tiempo trabajado.

Datos necesarios

Los datos que necesita para completar sus registros de nómina en contabilidad son los siguientes:

• Nombre de empleado
• Dirección del empleado
• Período de pago
• Cantidad que trabajó el empleado
• Tarifa de pago
• Sueldo bruto
• Retención de impuestos
• Deducciones de salud
• Otras deducciones
• Deducciones por jubilación
• Salario neto

Una vez que tenga toda esta información, puede ingresar toda esta información en su sistema de contabilidad.

Introducción de información

Veamos un ejemplo de cómo se ingresa esta información en un sistema contable.

Aquí está la información que ha recopilado para un empleado en particular:

• Nombre del empleado: Amber Shrader
• Dirección del empleado: 123 State St., Valley High, CA 00444
• Período de pago: 2 de mayo de 2016 – 15 de mayo de 2016
• Cantidad trabajado por el empleado: 80 horas
• Tarifa de pago: $ 24.12
• Salario bruto: $ 1,929.60
• Retención de impuestos: $ 432.32
• Deducciones de salud: $ 80.00
• Deducciones dentales y de la vista: $ 45.00
• Deducciones por jubilación: $ 250.00
• Salario neto: $ 1,122.28

Calcula el salario bruto multiplicando la cantidad trabajada por la tasa de pago del empleado. Calcula el salario neto restando todas las retenciones y deducciones del salario bruto. Ahora, es su responsabilidad como propietario de la empresa enviar todas estas retenciones y deducciones a las ubicaciones correctas. Debe enviar los fondos de retención de impuestos a los departamentos federales y estatales correspondientes. También debe pagar el seguro médico que proporciona. Lo mismo ocurre con el cuidado dental y de la vista financiado por las deducciones que está tomando. Las deducciones por jubilación deben ingresar en la cuenta de ahorros para la jubilación de su empleado. Sus registros contables deben incluir las direcciones postales de estas instituciones con instrucciones sobre cómo enviar los fondos electrónicamente si es posible.

Una vez que tenga toda esta información, escriba esta información línea por línea en su sistema de contabilidad. Puede escribir esta información en papel o ingresar esta información en las ubicaciones apropiadas en su software de contabilidad electrónica.

Emisión de cheques de pago

Una vez que ingrese su información, ahora puede emitir sus cheques de pago a sus empleados. Si está escribiendo el cheque a mano, solo necesita anotar el nombre de su empleado y el monto del pago neto. Luego, puede entregarle a su empleado un comprobante separado con el desglose de cómo calculó el salario neto. Si está utilizando un sistema de contabilidad electrónico, el software le imprimirá el cheque de pago automáticamente, incluidos los cálculos.

Resumen de la lección

Revisemos. Sus registros de nómina son los registros de sus empleados y cuánto les ha pagado y cuándo. Para ingresar sus registros de nómina en su sistema de contabilidad, primero necesita cierta información necesaria, como el nombre de su empleado, la tasa de pago, las horas trabajadas y las retenciones y deducciones necesarias. Una vez que ingresa esta información en su sistema de contabilidad, luego realiza los cálculos necesarios para averiguar el salario neto de su empleado. Luego, puede escribir el cheque de pago por el pago neto a nombre de su empleado.