Comunicación de tareas delegadas: requisitos y ejemplos

Delegación y Comunicación

La delegación es una parte integral de ser un gerente, y delegar con éxito significa que debe tener una comunicación efectiva. Cuando delega o transfiere responsabilidades a su equipo, es imperativo que pueda entregar la tarea de manera clara y mantener abiertas las líneas de comunicación con su equipo. Esto puede marcar la diferencia entre transformarlo a usted y a su equipo en una unidad altamente productiva y competente o en una ineficiente y confusa. Esta lección cubrirá algunos requisitos importantes para comunicar de manera efectiva las tareas cuando necesite delegar.

La delegación es un proceso

Antes de comenzar, vale la pena aclarar que la delegación no es simplemente entregar una tarea y luego dejar de lado la precaución. Es un proceso cuidadoso y reflexivo en el que la comunicación comienza cuando usted, como gerente, entrega la tarea, continúa mientras monitorea su progreso y finalmente termina dando y recibiendo comentarios.

Ahora que lo hemos aclarado, veamos las formas en que podemos hacer que la comunicación sea más eficaz.

Realización de la tarea con claridad

Como gerente, es su trabajo asegurarse de que las tareas delegadas sean claramente comunicadas y comprendidas por su equipo. De lo contrario, corre el riesgo de desviarse de los objetivos de su proyecto y, como resultado, perder el tiempo tratando de volver al camino. Para entregar una tarea delegada de manera efectiva, considere lo siguiente:

• Proporcione detalles muy claros y concisos sobre la tarea y los resultados esperados.

Su equipo necesitará saber qué es lo que tiene que hacer y los resultados que debe esperar. Proporcione contexto, hágales saber sus instrucciones y los recursos disponibles para ellos. Por ejemplo, si delega a su equipo para «probar el nuevo software», debe indicar qué software es, qué se debe probar, qué resultados espera y cuándo vence la fecha límite. Además, es posible que también desee brindar más orientación al personal más nuevo en comparación con el personal más senior.

• Explique por qué la tarea es importante.

Si te pidieran que hicieras algo sin ningún propósito, ¿lo harías? Probablemente no. Por lo tanto, debe explicar la importancia de la tarea y cómo se conecta con los objetivos del proyecto. Además, hable sobre cómo el éxito puede afectar al equipo, las oportunidades futuras, etc. Esto ayudará a su equipo a motivarse y concentrarse. Por ejemplo, infórmele a su equipo que es necesario probar el software para asegurarse de que funcione correctamente para la contabilidad y la nómina. Si el software no tiene errores, los cheques de pago se distribuirán más rápido.

• Concéntrese en los resultados deseados.

No se preocupe por cómo se debe hacer la tarea, sino concéntrese en lo que debe lograrse. Tenga en cuenta que debe evitar la microgestión y permitir que su equipo tenga la libertad de trabajar por su cuenta. Esto generará confianza y competencia.

• Asignar responsabilidad.

Hágale saber a su equipo ahora que tendrá la autoridad adecuada para completar su tarea. Por ejemplo, puede otorgarles acceso a ciertos archivos o permitirles aprobar ciertas partidas presupuestarias. Al hacer esto, pueden tomar sus propias decisiones sin necesidad de consultar con usted en cada paso del camino. Como resultado, su equipo adquirirá un sentido de propiedad de su trabajo.

• Establece plazos.

Establecer fechas límite ayudará a su equipo a priorizar su trabajo. Si no establece fechas límite y lo comunica claramente, la tarea puede demorarse o simplemente no terminarse. Así que recuerde: ¡la fecha límite es igual a la prioridad que es igual a la acción!

• Utilice un lenguaje y un tono positivos.

Mientras se comunica con su equipo sobre una tarea delegada, intente usar un lenguaje y un tono positivos para mantener a su equipo comprometido y motivado. Además, esté abierto a comentarios y responda las preguntas que surjan.

Cuando siga estos principios, la comunicación será más clara y puede notar que entregar los requisitos de la tarea a su equipo no es tan difícil como parece.

Mantener la comunicación abierta

Una vez que haya entregado una tarea con éxito, la delegación y la comunicación no se detienen aquí. Para asegurarse de que su delegación sea eficaz, debe mantener abiertas las líneas de comunicación para poder monitorear el progreso de su equipo. Algunas formas efectivas de hacer esto son:

• Reúnase regularmente con su equipo para revisar cómo avanza la tarea. Las reuniones informales breves funcionan mejor ya que crean una atmósfera abierta y relajada que fomenta la comunicación abierta.
• Proporcione a su equipo comentarios claros y constructivos sobre la tarea delegada, ¡y recuerde mantenerlo positivo!
• Escuche los comentarios de su equipo. Es importante fomentar una comunicación abierta donde su equipo se sienta cómodo y dispuesto a compartir sus comentarios sobre la tarea delegada. Quizás tengan nuevas sugerencias o desafíos con los que necesiten ayuda.
• Exprese su gratitud por el compromiso de su equipo con la tarea delegada. No sea tímido para agradecer a su equipo por los esfuerzos o celebrar sus éxitos. Hágales saber que los aprecia y que aportan valor al proyecto.

Resumen de la lección

Delegar implica no solo entregar la tarea a su equipo, sino también monitorear el progreso de su trabajo. Durante este proceso, es necesario que se produzca una comunicación eficaz, ya que es vital para lograr con éxito la tarea y, en última instancia, el proyecto. La comunicación efectiva, en el contexto de la delegación, debe comenzar con el gerente explicando los detalles de la tarea de la manera más clara y sucinta posible, y luego asegurándose de que el equipo comprenda con precisión lo que el gerente pretendía decir. Además, una vez que se ha entregado la tarea, la comunicación debe permanecer abierta para seguir el progreso de la tarea delegada. Finalmente, si bien la delegación puede parecer más esfuerzo de lo que vale la pena, cuando aprende a comunicarse de manera efectiva, la delegación se vuelve más fácil y mucho más fructífera.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador