Configuraciones de procesos y efectos sobre el rendimiento del sistema

¿Qué son las configuraciones de procesos?

Hay un proceso por el que todos pasamos para prepararnos para el trabajo por la mañana, como vestirnos, desayunar y viajar al trabajo. Para llegar al trabajo a tiempo y dormir lo suficiente, puede intentar que este proceso sea lo más eficiente posible.

Las empresas también tienen procesos. Tomemos, por ejemplo, una fábrica de avena. Hay un proceso para prepararlo: procesar la avena, agregar nueces o arándanos, canela o azúcar y luego empacar. El objetivo es encontrar la mejor configuración para respaldar este proceso. En otras palabras, necesitamos la forma más rápida de obtener la mayor cantidad de avena y, por lo tanto, el mayor beneficio.

Las configuraciones de proceso son diseños que aplicamos a los sistemas con la esperanza de mejorar el rendimiento. Analizamos diferentes pasos para ver dónde podemos mejorar la eficiencia del sistema dentro de los límites de nuestro proceso. A medida que una empresa se esfuerza por producir un producto de calidad, los bienes y servicios pasan por el sistema. Encontrar fortalezas y debilidades en el sistema le dará a la empresa la oportunidad de realizar mejoras y capitalizar las fortalezas.

Una empresa que elabora avena tiene un proceso. El proceso es un poco diferente dependiendo de si es rico en fibra, bajo en grasas, bajo en azúcar u orgánico. No obstante, el proceso general es el mismo. Por ejemplo, la avena debe cultivarse, cosecharse, secarse, picarse, aromatizarse, empaquetarse y enviarse. Analicemos diferentes configuraciones de procesos, incluida la forma de reducir el tiempo de flujo del cliente, aumentar la capacidad del sistema, equilibrar la línea y utilizar recursos flexibles.

Reducir el tiempo de flujo de clientes

Los clientes a menudo se sienten insatisfechos cuando algo lleva mucho tiempo. Esto es lo que llamamos tiempo de flujo . Es la cantidad de tiempo que lleva pasar por un proceso. Esperar en la fila, por ejemplo, puede ser una forma frustrante de pasar parte de un día ajetreado. La satisfacción del cliente puede llegar a ser tan baja que el cliente busca un sustituto en otra parte. Tal vez cuesten más o no sean de la misma calidad, pero el cliente está más feliz de no perder tiempo esperando o perdiendo el tiempo, como probablemente se sienta.

Hay formas de eliminar parte de la insatisfacción del cliente que proviene de un tiempo de flujo alto. Como parte de la renovación de la configuración de un proceso, podemos hacer que el cliente comience el proceso mientras espera, distraer al cliente con algo interesante (por ejemplo, televisión, radio, entretenimiento, comida), usar una sola línea de espera para promover una espera justa, e informar a los clientes de sus tiempos de espera aproximados.

Por ejemplo, si quiero hacer un pedido de avena y la fila es muy larga, proporcionarme muestras de aderezos sin duda ocuparía mi tiempo.

Aumento de la capacidad del sistema

La capacidad del sistema es la cantidad de bienes y servicios que se pueden producir en el menor tiempo posible. Queremos producir tanto como sea posible, y aumentar la capacidad del sistema es una forma de optimizar la configuración del proceso. La contratación de más empleados, el pago de horas extra y la contratación de contratistas son formas de aumentar la producción en menos tiempo.

Mejorar el equipo existente, actualizar el equipo obsoleto y agregar equipo más rápido también son formas de producir más. Si picar la avena en el proceso de avena es más rápido que el paso de saborizante que sigue, es hora de hacer un cambio para aumentar la capacidad del sistema. Esto puede significar agregar más trabajo al paso de aromatización.

Equilibrando la línea

Equilibrar la línea se refiere a eliminar los cuellos de botella y el exceso de inventario de un proceso de producción. Cuando un sistema tiene un cuello de botella, hay al menos una parte del proceso que lleva más tiempo. Esto podría deberse a que una máquina es más lenta o no hay suficientes trabajadores asignados al paso. Cuando el sistema crea un exceso de inventario en uno o más pasos, es necesario ralentizar ese paso o acelerar los demás pasos posteriores.

Hacer cualquiera de estos cambios en la configuración del proceso ayudará a equilibrar la línea. Si nuestro paso de aromatización en nuestro proceso de avena está creando un cuello de botella, entonces los pasos anteriores a este deben ralentizarse o se deben asignar más trabajadores al cuello de botella.

Usar recursos flexibles

Los recursos flexibles más importantes de una empresa son su capital, empleados y productos. Para mejorar la configuración de un proceso, una empresa debe ser adaptable. Si la demanda cambia, tener trabajadores capacitados en otras áreas facilita el cambio de producción. Tener la capacidad de respaldar financieramente las mejoras y los cambios en el proceso reduce el tiempo de inactividad. Y, tener el poder de mover rápidamente productos y servicios para mantener bajos niveles de inventario, evita que los bienes y servicios se queden obsoletos.

Resumen de la lección

Una configuración de proceso es la forma en que diseñamos un sistema para crear un bien o servicio. El objetivo general es aumentar las ganancias con el diseño más eficiente. Podemos hacer esto reduciendo el tiempo de flujo del cliente, aumentando la capacidad del sistema, equilibrando la línea y utilizando recursos flexibles.

Queremos reducir el tiempo de flujo de clientes , o la cantidad de tiempo que lleva pasar por un proceso, manteniendo a los clientes ocupados y promoviendo la equidad en los tiempos de espera. El aumento de la capacidad del sistema , o la cantidad de bienes y servicios que se pueden producir en el menor tiempo posible, se puede lograr agregando más horas de trabajo o actualizando el equipo. También puede ser beneficioso para una configuración de proceso tener una línea equilibrada , donde se eliminan los cuellos de botella y el exceso de inventario. Mantener los recursos flexibles , que son capital, empleados y productos, también es útil para adaptarse a cambios drásticos en la oferta y la demanda.

Ya sea que esté haciendo avena para el desayuno o administrando una gran fábrica que vende avena, tendrá un proceso. Hay varias opciones para mejorar la configuración de ese proceso. Maximizar el control sobre lo que desea hacer con la configuración lo llevará a donde desea estar, lleno de excelente avena.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador