Control de inventario: definición y mejores prácticas

¿Qué es el control de inventario?

Conozca a la Sra. Plum, propietaria de Plum’s Grocery Store en Junction City. La Sra. Plum está preocupada porque parece estar tirando grandes cantidades de comida que no se vende. Ella sabe que esto le está costando dinero y le gustaría recibir ayuda para implementar algunas prácticas de control de inventario para eliminar este problema.

El control de inventario se refiere a los métodos que utiliza una empresa para asegurarse de que tiene a mano la cantidad justa de inventario que necesita en todo momento. Tener demasiado inventario puede ser costoso y, dependiendo del producto, el exceso de inventario puede resultar en deterioro o incluso obsolescencia , lo que significa que el inventario no se puede vender porque el producto está desactualizado o ya no lo demandan los clientes. Todas estas situaciones generan un costo adicional para las empresas y los costos adicionales generan menos ganancias. Con esta información, veamos cómo podemos ayudar a la Sra. Plum.

Automatización

Plum’s Grocery Store comenzó como una operación pequeña y, en ese momento, una gran inversión en tecnología para administrar el inventario no tenía sentido. Ahora que su negocio se ha expandido y tiene una segunda ubicación, es hora de que Plum haga una inversión en tecnología automatizada.

Uno de los beneficios de implementar un sistema informático automatizado es una mayor precisión, porque la Sra. Plum sabrá exactamente qué cantidad de cada producto tiene y no tendrá que contar manualmente todo el inventario con tanta frecuencia como lo hace actualmente. Esto le ahorrará tiempo y le ahorrará costos porque no tendrá que pagar a los empleados para que cuenten.

¿Cómo podría la Sra. Plum agregar automatización a su tienda? Dado que todos sus productos tienen códigos de barras, podría comenzar a utilizar lectores de códigos de barras de mano que le permitirían escanear los pedidos de forma rápida y sencilla cuando lleguen de sus proveedores. Un código de barras contiene números y líneas de diferentes anchos y es único para cada producto. Una vez escaneado el código de barras, la información que contiene sobre el producto y la cantidad recibida quedaría registrada en su sistema informático.

A medida que los clientes compran los artículos, su sistema informático también registraría la disminución en el inventario y tendría una idea mucho mejor de cuánto inventario tiene disponible. También pudo identificar fácilmente los productos que no se venden bien.

El inventario es caro de almacenar y, dado que el inventario de la Sra. Plum es perecedero, es importante que mantenga bajo control la cantidad de inventario almacenado que tiene para evitar que se eche a perder. La Sra. Plum necesita determinar un nivel de existencias normal para cada uno de sus productos para equilibrar el no tener demasiado a la mano con lo suficiente para satisfacer la demanda del cliente.

Para ayudar a resolver este problema, la Sra. Plum puede considerar un sistema de inventario justo a tiempo (JIT) , que asegura que el inventario llegue a la empresa justo cuando se necesita, minimizando así el riesgo de tener demasiado o muy poco inventario. . Sin embargo, los sistemas JIT no están exentos de riesgos. Si bien un sistema JIT sería útil para el flujo de caja de la Sra. Plum, ya que significa que su inventario se venderá más rápidamente, podrían surgir problemas si un proveedor se retrasa o no puede llevar el artículo a la tienda de la Sra. Plum, como en un mercado natural. desastre.

Punto de pedido

También es importante que Plum determine qué tan bajo está dispuesta a dejar que se agoten las existencias de su inventario antes de volver a pedir un producto en particular. El punto de reorden representa el nivel mínimo de inventario antes de que una empresa deba reordenarlo o reponerlo. El punto de reorden variará de un producto a otro.

Por ejemplo, las frutas y verduras perecederas de la Sra. Plum deberán pedirse con más frecuencia que los productos de limpieza o la salsa para pasta. Si bien el establecimiento de un punto de reorden asegura que la Sra. Plum no tendrá demasiado inventario, también debe tener cuidado de no establecer el punto demasiado bajo y terminar con muy poco inventario o podría enfrentar una situación de falta de existencias que afectaría negativamente a sus clientes. .

La Sra. Plum también tendría que considerar el aspecto estacional de algunos de sus productos. Por ejemplo, si la Sra. Plum vive en una ciudad universitaria, tendría que asegurarse de tener suficiente inventario de ciertos artículos a medida que los estudiantes regresan para el nuevo año escolar y abastecen sus apartamentos y residencias. También necesitará mayores cantidades de inventario de ciertos artículos antes de Navidad. Si no se reconocen los cambios estacionales, la Sra. Plum podría quedarse sin inventario que sus clientes habituales pueden necesitar.

Control de calidad

Finalmente, la Sra. Plum debe asegurarse de que los productos que reciba de los proveedores cumplan con sus estándares de calidad. El personal del departamento de recepción de la tienda debe recibir una lista de verificación de los artículos para verificar la calidad antes de recibir un envío.

Por ejemplo, la Sra. Plum no querría recibir frutas y verduras que ya están empezando a echarse a perder. La aceptación de este inventario no solo aumentaría su nivel general de inventario, sino que también sería poco probable que se lo vendiera a sus clientes. Y si trató de vender un producto inferior a sus clientes habituales, es posible que opten por comprar en otro lugar.

Resumen de la lección

Revisemos. El control de inventario se refiere a los métodos que utiliza una empresa para asegurarse de que tiene la cantidad justa de inventario que necesita en todo momento. Esta práctica ayuda a minimizar los costos incurridos por el almacenamiento de grandes cantidades de inventario, así como la obsolescencia , que ocurre cuando un producto está desactualizado o no es deseado por los clientes.

Los métodos de control de inventario incluyen la automatización del proceso de inventario mediante el uso de códigos de barras y escáneres para rastrear la cantidad de inventario disponible y la rapidez con la que se vende cada producto, así como sistemas de inventario justo a tiempo que garantizan que el inventario llegue a la tienda justo cuando se necesita. . Un sistema justo a tiempo minimiza el costo asociado con tener demasiado inventario, como el deterioro, el almacenamiento y la obsolescencia.

Una empresa también debe establecer el punto de pedido para cada uno de sus productos, que es el nivel mínimo de inventario antes de que un producto deba reabastecerse. Además, deben establecerse procedimientos de control de calidad para garantizar que solo se acepte el inventario en buen estado y sin deterioro.

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