Software interno y externo
Muchas empresas gastan mucho dinero en el desarrollo de paquetes de software, ya sea para uso interno o externo. Los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU. (GAAP) requieren que:
- gastos de investigación y desarrollo
- los costos de producción se capitalizan como inventario
- Los activos intangibles a largo plazo se reconocerán como tales y se amortizarán durante su vida útil.
La pregunta ahora es: ¿qué costos incurridos en el desarrollo y producción de software deben incluirse en los gastos, cuáles en el inventario y cuáles en los activos a largo plazo?
El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera proporciona una guía específica sobre estos temas en su codificación 350-40 (Activos intangibles – Software de uso interno) y 985-20 (Costos de software para vender, arrendar o comercializar).
El software de uso interno es software que se compra o desarrolla para el uso de una entidad en sus propias operaciones sin ningún plan para comercializar el software a terceros, mientras que el software de uso externo es software que se desarrolla para ser vendido, arrendado o comercializado. . Repasemos la capitalización del costo de cada uno.
Capitalización del costo del software de uso interno
El tratamiento contable del costo del software de uso interno implica algunas etapas diferentes.
Costos de la fase preliminar
Primero, gaste todos los costos incurridos en la fase preliminar. Estos costos pueden ser los incurridos para determinar las especificaciones del software, revisar y seleccionar proveedores y evaluar la tecnología disponible. La fase preliminar finaliza cuando la administración se ha comprometido con los gastos del proyecto y es probable que el proyecto se complete e implemente.
Costos de desarrollo de aplicaciones
Capitalice los gastos incurridos en la etapa de desarrollo de la aplicación , que es la etapa del proyecto que incluye el diseño del proceso de desarrollo, la codificación, la instalación del hardware y las pruebas. Los costos a capitalizar incluirán
- tarifas pagadas por servicios de terceros
- el costo del software comprado
- Gastos de viaje directamente relacionados con el desarrollo y la implementación del software.
- costo de nómina del personal directamente relacionado con el proyecto
- costo de intereses incurrido en la financiación del desarrollo del software
Los costos capitalizados excluirán los costos generales y administrativos y los costos generales. La etapa de desarrollo de la aplicación finaliza cuando se han completado todas las pruebas sustanciales.
Costos posteriores a la implementación
Todos los costos incurridos en la etapa posterior a la implementación, como los costos de mantenimiento y capacitación, deben contabilizarse como gastos.
Cuando sea poco probable que se complete un proyecto, la entidad debe dejar de capitalizar costos y probar el valor en libros por deterioro.
Amortización del costo del software de uso interno
El costo capitalizado del software de uso interno debe amortizarse. La amortización debe comenzar cuando el software esté listo para su uso previsto. Se debe utilizar el método de amortización de línea recta a menos que otro sea más representativo del uso del software. El costo se amortiza a través del gasto de amortización en el estado de resultados.
Además, el valor en libros del activo de software debe probarse por deterioro utilizando las mismas pautas que para propiedades, planta y equipo.
Capitalización del costo del software de uso externo
Los costos incurridos en el desarrollo de software de uso externo deben contabilizarse como gastos cuando se incurra hasta el punto en que se haya alcanzado la factibilidad tecnológica. La viabilidad tecnológica es el punto en el que la entidad ha completado toda la planificación, el diseño, las pruebas y la codificación necesarias para demostrar que el software se puede producir para cumplir con sus especificaciones. Los costos incurridos antes de este punto deben considerarse costos de investigación y desarrollo y contabilizarse como tales.
Todos los costos debidos a la codificación y las pruebas adicionales, así como a la producción de productos maestros, ahora deben capitalizarse. Este costo puede incluir costos generales asignados. La capitalización de costos debe detenerse cuando el producto esté disponible para su lanzamiento general en el mercado.
Los costos incurridos para duplicar el software y su documentación y material de capacitación, así como en el embalaje físico, deben registrarse como activos de inventario.
Ejemplo
Veamos un ejemplo:
Digamos que Software MEJOR software desarrollado para ser comercializado en 2020. Incurrió en los siguientes costos
| Costo | Cantidad |
|---|---|
| Documentar el diseño detallado del programa | $ 15 000 |
| Codificación y pruebas para establecer la viabilidad tecnológica. | $ 25 000 |
| Otros costos de codificación y prueba después del establecimiento de la viabilidad tecnológica | $ 55 000 |
| Costos de producir maestros de producto para materiales de capacitación. | $ 35 000 |
| Duplicación de programas informáticos y materiales de formación. | $ 13 000 |
| Producto de embalaje | $ 7.000 |
SoftwareBEST:
- Gasto $ 15,000 + $ 25,000 = $ 40,000 como gasto de investigación y desarrollo en 2020
- Capitalizar $ 25,000 + $ 55,000 = $ 80,000 como activo intangible, y
- Agregue $ 13,000 + $ 7,000 = $ 20,000 a su activo de inventario.
Amortización del costo del software de uso externo
El costo capitalizado del software de uso externo debe amortizarse a través del costo del costo de los bienes vendidos, producto por producto. El monto a amortizar debe ser el mayor de:
- La relación entre los ingresos brutos actuales del producto y los ingresos totales estimados, aplicada al costo del producto, o
- Amortización calculada en base lineal sobre la vida útil remanente del producto.
La amortización debe comenzar cuando el producto esté listo para su lanzamiento general. El valor en libros de cada producto debe someterse a pruebas de deterioro de forma regular.
Resumen de la lección
El tratamiento contable del costo de software interno y externo se puede resumir así:
| Tipo de costos | Capitalización de costos incurridos | Amortización de costos capitalizados |
|---|---|---|
| Costos de software internos (costos de software incurridos en el desarrollo de aplicaciones utilizadas internamente en las operaciones de la entidad) | Capitalice todos los costos incurridos en la etapa de desarrollo de la aplicación (incluye el diseño del proceso de desarrollo, la codificación, la instalación del hardware y las pruebas). Los costos capitalizados no pueden incluir costos generales y administrativos ni costos generales. | Amortizar a través del gasto de amortización. Utilice el método de línea recta u otro método más representativo. La amortización comienza cuando el producto está listo para su uso previsto. |
| Costos de software externo (costos de software incurridos en el desarrollo de aplicaciones que se venderán, arrendarán o comercializarán) | Capitalizar todos los costos incurridos después de que se haya establecido la viabilidad tecnológica (planificación, diseño, prueba y codificación necesarios para demostrar que el software se puede producir para cumplir con sus especificaciones). Los costos capitalizados pueden incluir costos generales asignados. | Amortizar a través del costo de los bienes vendidos. La amortización debe ser la relación más alta entre los ingresos corrientes y los ingresos totales estimados aplicada al costo del producto o la amortización en línea recta. La amortización comienza cuando el producto está disponible para su lanzamiento general. |
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