Entradas de diario de contabilidad de caja chica

Definiciones

Es viernes de camisas hawaianas en el trabajo y tu jefe aprueba que pidas una barbacoa hawaiana para el personal. ¡Excelente! Pero, ¿cómo se paga? Una respuesta común es la caja chica. Antes de pasar a la contabilidad de su almuerzo de caja chica, comencemos con algunas definiciones importantes.

La caja chica es el efectivo que la ubicación de una empresa tiene disponible para pagar pequeñas compras y necesidades que ocurren fuera del proceso de adquisición. Para proteger el efectivo de la empresa, la caja chica suele ser una cantidad baja, lo suficiente para cubrir gastos imprevistos. Una entrada de diario es una transacción contable que debita o acredita las cuentas para documentar cómo se utilizan y asignan los fondos en los libros de contabilidad de una empresa.

Fondos de caja chica inicial

La entrada en el diario para iniciar un fondo de caja chica solo ocurre una vez, cuando la caja chica se saca por primera vez de la cuenta bancaria en efectivo y se coloca en el fondo de caja chica. Para reflejar esto en los registros contables, se debita la cuenta de efectivo y se acredita el fondo de caja chica. Dado que ambas cuentas son activos, un débito reduce el saldo en la cuenta y un crédito aumenta el saldo. Si estuviéramos creando una cuenta de caja chica de $ 500, la entrada del diario se vería así:

Gasto de caja chica

Una de las cosas buenas de un fondo de caja chica es que no requiere un asiento de diario para cada transacción que ocurre. Si alguien necesita gastar $ 5 en gastos de envío, no es necesario hacer una entrada en el diario de inmediato, por una cantidad tan pequeña. Sin embargo, debe haber un libro de contabilidad de caja chica que rastree cómo se gasta el dinero. También deben retenerse los recibos de gastos, ya que habrá un asiento en el diario cuando el fondo de caja chica se agote y deba reponerse.

La mayoría de los gastos que se pagan con la caja chica son gastos de oficina, aunque puede haber algo de entretenimiento y algunas otras categorías. Todo lo que debe informarse en el libro de caja chica es la fecha del gasto, la categoría y el costo total. Cuando llegue el momento de reponer la caja chica, parte de ese proceso será configurar los gastos de caja chica por categoría y hacer asientos en el diario para esas transacciones. Si se gastaran $ 240 en suministros y $ 210 en entretenimiento, la entrada del diario se vería así:

Dado que la caja chica es un activo, cuando el saldo disminuye, acreditamos la cuenta. Dado que el entretenimiento y los suministros son cuentas de gastos, los debitamos cuando aumenta el saldo.

Reposición de caja chica

Reponer la caja chica requiere un asiento de diario como el asiento de diario original que estableció la cuenta de caja chica. Después de los gastos de suministros y entretenimiento, necesitamos poner $ 450 más en caja chica. Al igual que cuando configuramos la cuenta, estamos aumentando el saldo de la caja chica, lo que requiere un débito en la cuenta de caja chica y un crédito en la cuenta de efectivo.

Como necesitamos depositar $ 450 en la cuenta de caja chica desde la cuenta de efectivo, nuestro asiento de diario se vería así:

Resumen de la lección

¡Revisemos!

Después de esta lección, debe comprender cómo pagar y contabilizar ese almuerzo de barbacoa hawaiana. Definimos la caja chica como el dinero en efectivo que un lugar de negocios mantiene en la mano para pagar las compras pequeñas y necesidades que se producen fuera del proceso de adquisición y entradas de diario como contabilidad transacciones que ya sea de débito o de crédito cuentas para documentar cómo se utilizan los fondos y se asignan en toda la empresa de libros de contabilidad.

También discutimos los asientos del diario que deben procesarse cuando se configura, gasta y repone la caja chica. Dado que la caja chica y la cuenta de efectivo son activos, se cargan cuando su saldo aumenta y se acreditan cuando los fondos disminuyen.

Cuando es necesario reponer el fondo de caja chica, los gastos que se han pagado con cargo al fondo se suman por categoría según el libro de caja chica , que rastrea cómo se gasta el dinero, y se realiza un asiento en el diario mediante el crédito de caja chica (disminuyendo el valor) y debitando la cuenta de gastos correspondiente.