Errores a evitar en la redacción de negocios

Conozca a su audiencia

Tener en cuenta a su audiencia es una buena práctica para todo tipo de redacción, y es particularmente cierto en un contexto empresarial. Como regla general, la comunicación empresarial debe escribirse en un tono más formal del que usaría para un mensaje de texto o correo electrónico a un amigo. Es importante asegurarse de que su comunicación comercial escrita esté libre de errores gramaticales y otros problemas mecánicos que podrían impedir que su destinatario comprenda su mensaje. Incluso si está tratando de que algo se escriba y se envíe rápidamente, es importante que se tome el tiempo para revisar lo que ha escrito para asegurarse de que sea claro y completo. No confíe únicamente en las herramientas de revisión ortográfica y gramatical de su programa de procesamiento de texto. Hay ciertos errores que solo un revisor humano cuidadoso puede detectar.

También es importante pensar si es probable que su audiencia comprenda la jerga y las abreviaturas que usa en su profesión. Algunas abreviaturas, como ‘ASAP’, se entienden en todas las profesiones, pero si usa muchos términos que son específicos de su campo, asegúrese de preguntarse si alguien se sentirá confundido por ellos. Si es así, considere reemplazarlos con palabras más entendidas universalmente, o proporcione explicaciones para cualquier término potencialmente desconocido.

Su audiencia también debe dictar su tono. Un correo electrónico enviado a colegas que conoce bien puede tener un tono amigable y casual. Sin embargo, si le envía un mensaje a su supervisor, a personas ajenas a su empresa o a alguien que no conoce personalmente, probablemente desee mantener un tono más profesional y formal. Es una buena idea evitar el sarcasmo y la ironía en la comunicación escrita, ya que no puede estar seguro de que su mensaje no será malinterpretado por su audiencia y no quiere correr el riesgo de ofender a nadie.

Conozca su plataforma

La comunicación por correo electrónico y mensajes de texto fuera de un contexto profesional suele ser muy informal. La falta de mayúsculas, las abreviaturas frecuentes, los múltiples signos de exclamación e incluso las caras sonrientes no son infrecuentes en el correo electrónico personal o en las comunicaciones en las redes sociales. Sin embargo, al enviar un correo electrónico comercial o un mensaje de texto, es mejor adherirse a las reglas estándar de comunicación escrita, como si estuviera enviando una carta formal. Puede ser tentador expresar su entusiasmo por un próximo proyecto usando cinco signos de exclamación o una cara feliz, pero eso no es apropiado en un entorno empresarial y podría hacer que su escritura parezca menos profesional, incluso si el contenido en sí es muy bueno.

Si está utilizando un cliente de chat dentro de la oficina, generalmente está bien usar un lenguaje más informal e incluso emoticonos al enviar un mensaje instantáneo, siempre y cuando esté seguro de que su mensaje es claro. En caso de duda, vaya a lo seguro y use oraciones completas y un lenguaje profesional.

¿No está seguro del grado de formalidad apropiado para su empresa? Siga las indicaciones de los miembros más experimentados de su empresa. ¿Cuán formales o informales son en sus comunicaciones por correo electrónico? ¿Difiere esto de cómo se comunican por mensajería instantánea o en mensajes de toda la empresa? Preste atención a cómo adaptan su estilo de comunicación a su audiencia y medio. Esto puede ayudarlo a comprender las expectativas de su lugar de trabajo en particular.

Conoce tu estado de ánimo

Los mensajes escritos no solo están sujetos a malas interpretaciones, sino que también son un registro duradero de sus pensamientos y opiniones. Los correos electrónicos y otras formas de comunicación escrita en línea se pueden guardar y reenviar a cualquier persona, por lo que debe asegurarse de no enviar rápidamente ningún mensaje del que luego se pueda arrepentir. Si siente la tentación de escribir un mensaje enojado o pasivo-agresivo después de una reunión particularmente tensa o una ronda de comentarios constructivos, pregúntese si realmente vale la pena enviarlo. ¿Cómo te sentirías si tu jefe lo viera? Si se siente enojado o a la defensiva por algo, probablemente no sea el momento adecuado para escribir mensajes. Tómate un tiempo para calmarte y asegúrate de estar en un estado mental tranquilo y racional antes de comenzar a escribir.

Si tiene prisa por recibir un mensaje, tal vez antes de salir el fin de semana, es más probable que cometa un error, como presionar accidentalmente «responder a todos» en lugar de simplemente «responder» en un correo electrónico. En estos días, es muy fácil enviar un mensaje a un destinatario o varios destinatarios que no tenía la intención. Esto puede ser especialmente problemático si su mensaje contiene información personal o confidencial. Asegúrese de saber exactamente quién leerá y quién no leerá su mensaje antes de presionar «Enviar». Los 30 segundos adicionales que toma para asegurarse de que su lista de destinatarios sea correcta podrían ahorrarle un gran dolor de cabeza más adelante.

Resumen de la lección

Dependiendo de con quién se esté comunicando y qué medio esté utilizando, el nivel de formalidad requerido para la redacción comercial puede variar. En general, es una buena idea utilizar siempre la ortografía, la puntuación y la gramática correctas en la redacción de su negocio, ya que estas medidas ayudarán a garantizar que se entienda su mensaje. Probablemente sea mejor evitar las bromas o el sarcasmo en la redacción de negocios, y definitivamente es aconsejable verificar su lista de destinatarios antes de enviar su mensaje. La mejor manera de evitar cometer errores comunes, pero potencialmente costosos, en la redacción de negocios es tomarse un tiempo para pensar en quién leerá su mensaje y cómo reaccionará.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador