Escribir mensajes con información de crédito y pedido del cliente

Publicado el 13 noviembre, 2020 por Rodrigo Ricardo

Comunicaciones comerciales de rutina

Entonces, solicitó su primera tarjeta de crédito. ¡Por fin llega el día! Recibió una carta de ABC Credit Company. Afirma que ABC Credit Company decidió no extender su crédito después de todo. Es un lastre, pero podría haber sido peor. La forma en que está redactada una carta como esta realmente puede tener un efecto en cómo el lector toma la noticia.

Este tipo de carta se considera un mensaje de rutina , que es el que una empresa envía a los clientes todos los días. Se pueden enviar por una gran variedad de razones, como por ejemplo:

  • Confirmar un pedido
  • Transmitir una fecha de envío
  • Proporcionar información sobre un cambio de crédito.
  • Extienda crédito a un nuevo cliente

No importa cuán rutinario sea este tipo de correspondencia, es importante que la empresa recuerde que un cliente es el receptor de la misma.

Cómo decepcionar a alguien suavemente

Entonces, al redactar cartas como esta, es importante mantener un tono positivo. Ponte en la piel del lector. Pregúntese cómo le gustaría que se difundiera la noticia.

Prueba este ejemplo:

Querida Mary,

Gracias por su reciente consulta para convertirse en miembro de la Gold Card. Sabemos lo mucho que significa para usted tener un buen historial crediticio. Sin embargo, después de revisar cuidadosamente su solicitud, la rechazamos respetuosamente en este momento. Esta decisión se basó en su historial de reembolso de crédito reciente.

Revisamos las solicitudes de crédito cada seis meses. Si su historial crediticio cambia durante ese tiempo, no dude en volver a presentar una solicitud a través de nuestra conveniente solicitud en línea.

Mientras tanto, no dude en comunicarse con nuestra gerente de crédito, Julie Sunshine, al 555-212-5555 para analizar otras opciones, como una tarjeta de crédito asegurada o incluso asesoramiento crediticio.

Nos complace que haya solicitado nuestros servicios y esperamos hacer negocios con usted en un futuro próximo.

Sinceramente,

Bob Hart

Gerente de crédito

En esta carta, el Sr. Hart agradeció a Mary por postularse, brindó un tono positivo y le dio opciones de crédito en el futuro.

Decirle las buenas noticias a un solicitante de crédito

Supongamos que Jane, propietaria de Jane’s Gourmet Deli, está aprobada para recibir crédito. Se aplica el mismo tono positivo. Sin embargo, se incluiría más información en este tipo de carta:

  • Monto de crédito
  • Condiciones de crédito
  • Condiciones de pago anticipado
  • Cargos por pago atrasado
  • Opciones de pago
  • Opciones de pedido
  • Información del contacto

La carta se vería así:

Querida Jane,

Bienvenido a Green Bean Grocers, Inc. Es un honor y un placer para nosotros extender a su compañía, Jane’s Gourmet Deli, un límite de crédito de $ 5,000. Sabemos que valora los pagos puntuales y nosotros también. A continuación se muestran nuestros términos de crédito:

Límite de crédito: $ 5,000

Condiciones: Se requiere pago total de 30 días

Pago anticipado: Pague en 15 días y reciba un 2% de descuento en su próximo pedido

Cargo por retraso: los pagos de más de 30 días están sujetos a un cargo por retraso del 5%

Opciones de pago: pagos en línea, cheques certificados y giros postales

Ciertamente estamos entusiasmados con nuestra nueva relación y queremos que sea lo más conveniente posible. Aproveche nuestro sistema de pedidos en línea, llamado Easy Peasy.

Jane, nos gustaría darte un agradecimiento especial. Utilice el código NEWBIE en su próximo pedido para recibir un descuento del 25% en toda la mercancía no rebajada.

Una vez más, agradecemos su negocio.

Sinceramente,

Legumbre Mimi

Gerente de crédito

En esta correspondencia, Jane no solo fue informada de la decisión sino de manera positiva; se le dieron todos los detalles que necesita para proceder con su pedido.

Cartas de pedido del cliente

Estoy seguro de que ha realizado un pedido en línea. ¡Es emocionante saber que un paquete llegará cualquier día! Pero luego, te preguntas sobre algunas cosas. ¿Hicieron bien el pedido? ¿Cómo llegará el paquete? ¿Cuándo llegará? Con tantas preguntas que se avecinan, no hay descanso hasta que suena el timbre.

Bueno, las empresas pueden eliminar el misterio de las compras en línea proporcionando al cliente algunos datos:

  • Contenido del pedido
  • Información del remitente
  • Fecha de envío
  • Plazo aproximado
  • Información de seguimiento
  • Política de cancelación
  • Politica de devolucion
  • Información del contacto

Veamos:

Querido Avery,

Estamos muy contentos de que haya realizado un pedido con nuestra empresa. Queremos mantenerlo informado sobre el estado de su pedido.

Su pedido consta de:

Botellas de 3-16 oz de champú Macho Man (SKU12345)

Botellas de 3-16 oz de acondicionador Macho Man (SKU12346)

Su pedido llegará a través de USPS y se enviará el 7/7/2015. Su fecha de entrega prevista es el 12/7/2015. Esto significa que tardará aproximadamente 5 días en llegar. Si decide cancelar su pedido, tendrá hasta el 6 de julio de 2015 para hacerlo a través de nuestro sitio web o llamando a nuestro número gratuito, que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Puede rastrear su envío en el sitio web de USPS. Utilice este número de seguimiento: 987654321.

Una vez que reciba su envío, sepa que las devoluciones también son fáciles. Simplemente vaya a nuestro sitio web y siga las instrucciones.

Como agradecimiento, utilice el código de descuento HAIRY para recibir un 25% de descuento en su próximo pedido.

Disfrutar,

Karen Clubman

Gerente del servicio al cliente

Bastante simple, ¿eh? Escribir mensajes que contienen información de crédito o de pedidos tiene realmente algunas reglas simples. Sea positivo, incluya la mayor cantidad de información posible y proporcione una forma de comunicarse con la empresa.

Resumen de la lección

En esta lección, aprendimos que cuando enviamos una correspondencia de rutina sobre un pedido de un cliente o un problema de crédito, es mejor mantener un tono positivo.

Cuando enviamos un mensaje sobre una decisión de solicitud de crédito positiva, debemos incluir información importante, como el monto del crédito, las condiciones de pago y las formas de enviar el pago.

En una decisión crediticia negativa, debemos ofrecer opciones para una solicitud futura y cualquier otra información útil que el solicitante pueda necesitar, como el motivo de la decisión y las formas de solicitarla en el futuro.

La confirmación del pedido del cliente debe incluir el contenido del pedido, las formas de pago e incluso las formas de realizar pedidos futuros.

Toda la correspondencia debe ser optimista y útil para el cliente.

Articulos relacionados