Facturación y tarifas para oficinas veterinarias

El costo de la atención

Nos guste o no, la medicina veterinaria no es gratuita. No puede esperar administrar un hospital de varios millones de dólares, todo su equipo y personal solo en el aire. Y dado que una buena atención requiere el mejor personal, equipo y suministros, puede esperar que la mejor atención a menudo sea también la más costosa.

Incluso en los casos en que hay una clínica de bajo costo disponible, el hospital o la clínica deben obtener ganancias para seguir funcionando. Por eso es tan importante el tema de la facturación y el cobro de tarifas.

¿Qué es una factura?

Todo cliente que reciba algún tipo de servicio en una clínica debe presentar una factura , una factura detallada por los servicios prestados o los bienes vendidos. La factura describirá las tarifas por los servicios prestados y los precios de los bienes vendidos. Es muy importante que antes de cobrar el pago de un cliente:

• El cliente recibe una estimación del costo de los procedimientos que se realizarán.
• El cliente firma un formulario de consentimiento u otro formulario afirmando que entiende que es responsable del pago total el día en que se prestan los servicios.

Ambos puntos son muy importantes para evitar discusiones o malentendidos sobre el costo esperado de un procedimiento. ¿Cómo se sentiría si le dijeran que su mascota necesitaba una cirugía y luego se quedara atascado con una factura de $ 2,000 de la nada? Es por eso que se dan estimaciones y se firman formularios antes de comenzar cualquier cosa, para que no haya sorpresas.

Otro punto muy importante sobre las facturas es que las facturas deben ser detalladas para que los clientes vean el valor total del servicio prestado. La mayoría de la clientela no tiene idea de la cantidad de trabajo, medicación y habilidad que se requiere para ayudar a sus animales entre bastidores. Al proporcionar una factura detallada, los clientes pueden ver exactamente por qué se les cobró una cantidad y comprender mejor la calidad del servicio que se les ofrece. Por ejemplo, si una factura dice algo como ‘cirugía – $ 2,000’, y nada más, los clientes pueden sentir que les están estafando el dinero que tanto les costó ganar.

Sin embargo, si el mismo procedimiento exacto se detalla en una factura para decir algo como el siguiente ejemplo, entonces el cliente podrá apreciar más completamente cómo y por qué se gastó su dinero:

• Radiografías para localizar el cuerpo extraño: $ 250
• Medicación, monitoreo y suministros anestésicos: $ 250
• Procedimiento quirúrgico, suministros quirúrgicos, equipo e instrumentación: $ 1,250
• Atención de enfermería posoperatoria y alivio del dolor: $ 250

Con tal ejemplo, el cliente puede apreciar verdaderamente las muchas cosas que se incluyeron en lo que antes se etiquetaba simplemente como “cirugía”. No se debe esperar que el cliente sepa todas las cosas que se incluyen en un procedimiento médico, de ahí la necesidad de detallarlo en una factura.

Pagos y cobranza de deudas

Desafortunadamente, la medicina veterinaria experimenta una tasa no tan pequeña de cuentas pendientes , una cuenta, saldo o factura total o parcialmente impagados. Debido a que un porcentaje suficientemente grande de clientes corren el riesgo de no pagar o no pagar por los servicios que se les prestan a ellos y a sus mascotas, las clínicas veterinarias y los hospitales no deben extender crédito a sus clientes, ya que esto realmente puede perjudicar a una clínica en el sentido financiero y , por extensión, la calidad de la atención que una clínica puede brindar a otros clientes.

Si una clínica no puede cobrar el pago, sufren económicamente y eventualmente deben reducir la calidad de la atención. Obviamente, esto es muy malo para la mayoría de los demás clientes y pacientes que siempre pagan a tiempo y en su totalidad. Por lo tanto, las cuentas por cobrar nunca deben exceder el 2% -3% de los ingresos. Una cuenta por cobrar es simplemente un término para el dinero adeudado por los clientes.

Si los pagos se realizan con tarjeta de crédito o cheque, el personal de la oficina de recepción siempre debe verificar y anotar un número de identificación con fotografía válido. Esto se debe a que el número de casos de fraude está aumentando en los Estados Unidos en general. Al recopilar identificaciones con foto verificables, como un número de licencia de conducir, los pagadores fraudulentos pueden ser procesados ​​más fácilmente y las agencias de cobranza pueden perseguir al infractor con mayor facilidad también.

En los casos en que una clínica veterinaria decida extender crédito a un cliente que no paga, la clínica tendrá que seguir los desagradables pero necesarios protocolos de cobro de deudas para obtener al menos parte del dinero que se les debe. Es mejor intentar cobrar el saldo de la cuenta dentro de los primeros 45 días posteriores a la fecha de vencimiento del pago, de lo contrario, puede ser difícil cobrar el pago. Se puede emplear una agencia de cobranza en nombre de la clínica.

Si la clínica no emplea una agencia de cobranza, entonces el personal encargado de tratar de cobrar el pago debe seguir las muchas reglas de la Ley de Prácticas Justas de Cobranza de Deudas. Esto significa:

• Los clientes no pueden ser llamados al trabajo si ellos o su empleador no quieren esto.
• No se puede llamar a los clientes antes de las 8 a.m. o después de las 9 p.m.
• No se le permite discutir deudas pendientes con nadie más que con el cliente.
• No está permitido acosar o abusar del cliente.

Como puede ver, la recaudación de pagos es abrumadora y difícil y es por eso que a menudo se emplean agencias de cobranza.

Resumen de la lección

“Si realmente amaras a los animales, los tratarías gratis” es una frase que probablemente escucharás en la práctica. Pero los medicamentos, suministros, procedimientos y habilidades no son gratuitos para una clínica veterinaria y su personal, y la mayor parte del pago del cliente se destina a reembolsar estos costos.

De ahí la importancia de una correcta facturación y cobro de pagos con el fin de mantener altos estándares de calidad en la atención. Primero, cada cliente deberá ser facturado. Una factura es una factura detallada por los servicios prestados o los bienes vendidos.

Antes de cobrar el pago de un cliente, debe asegurarse de que:

• El cliente recibe una estimación del costo de los procedimientos que se realizarán.
• El cliente firma un formulario de consentimiento u otro formulario afirmando que entiende que es responsable del pago total el día en que se prestan los servicios.

Si los pagos se realizan con tarjeta de crédito o cheque, el personal de la oficina de recepción siempre debe verificar y anotar un número de identificación con fotografía válido. Esto ayuda a una clínica a recuperar dinero en casos de fraude o cobro de deudas pendientes. Eso es porque habrá clientes que se negarán o no podrán pagar una factura. Estos casos se denominan cuentas pendientes , una cuenta, saldo o factura total o parcialmente impagados.

Para ayudar a evitar estas cuentas tanto como sea posible, las clínicas y hospitales veterinarios no deben extender crédito a sus clientes. Y, en general, las cuentas por cobrar nunca deben superar el 2% -3% de los ingresos. Una cuenta por cobrar es simplemente un término para el dinero adeudado por los clientes.

Los resultados del aprendizaje

Una vez que haya terminado, debería poder:

• Explique qué debe incluirse en una factura veterinaria.
• Recuerde cómo manejar los pagos pendientes y las cuentas por cobrar.