Tantos documentos: ¿a dónde pertenecen?
Jane, generalista de recursos humanos, acaba de completar la capacitación de orientación para cinco nuevos empleados. Al salir de la habitación, cada una coloca un paquete de documentos de incorporación en sus manos. Luchando por llevar el peso de la gran pila, Jane se tropieza con su oficina y deja la pila sobre su escritorio, pero en secreto se pregunta si puede simplemente arrojar la pila a la basura.
En cambio, se sienta y comienza a procesar el papeleo. Solicitudes, formularios de inscripción de beneficios, acuerdos de no divulgación: a veces, los profesionales de recursos humanos pueden sentirse sepultados bajo la gran cantidad de documentos que necesitan mantener. En esta lección, analizaremos los registros previos al empleo y los registros de los empleados, así como consejos para mantener estos documentos.
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Registros previos al empleo
Los registros previos al empleo son documentos como currículums y solicitudes que son cruciales para el proceso de contratación. Por supuesto que los necesitará al entrevistar y seleccionar candidatos, pero ¿qué sigue? Es posible que no haya pasos de procesamiento adicionales aparte de la revisión general, por lo que estos documentos pueden archivarse y no se puede acceder a ellos con frecuencia.
Debido a que algunas leyes estatales y federales exigen ciertos requisitos de retención (y su propia empresa puede tener su propia política de retención de registros), no puede simplemente descartar elementos de inmediato. Estos documentos son un ejemplo perfecto de algo que se puede almacenar electrónicamente para que no ocupen espacio físico y sean fáciles de buscar para nuevas posiciones abiertas.
Algunos departamentos de recursos humanos usan una carpeta compartida a la que puede acceder todo el personal de recursos humanos. Como alternativa, algunas empresas utilizan sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) para gestionar su base de datos de candidatos. Esto implica escanear currículums en el sistema o hacer que los candidatos se postulen a través del ATS para ayudar con la organización y el flujo de trabajo de reclutamiento.
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Registros de empleados
Los registros de los empleados son un poco diferentes. Comenzaremos hablando sobre el archivo de personal, que contiene información general de empleo como registros y formularios de compensación, historial de asistencia y otros documentos relacionados con el historial laboral. Como puede imaginar, la confidencialidad es clave. Si está almacenando estos archivos físicamente, deben estar en un gabinete seguro y cerrado.
Si los archivos son electrónicos, deben tener las características de seguridad de datos adecuadas (por ejemplo, acceso limitado de otros miembros del personal). Los archivos PDF se pueden guardar en la red de una empresa o una empresa puede utilizar soluciones electrónicas, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS) . HRIS es un sistema administrativo en línea que centraliza los datos de empleados, beneficios, nómina y presupuesto. El procesamiento de los registros de los empleados generalmente implica una revisión para verificar su cumplimiento y precisión y luego la entrada de datos en un sistema HRIS o un sistema de nómina.
Registros médicos
Los registros médicos también son documentos extremadamente confidenciales, similares a los registros generales de los empleados. Los registros médicos deben mantenerse separados del archivo personal. Los registros médicos incluyen información sobre la inscripción a los beneficios y cualquier otro documento médico. El procesamiento de estos documentos puede implicar un aviso a un proveedor de beneficios, que es una compañía de seguros de salud, o el procesamiento puede involucrar la entrada de datos. Después del procesamiento, el departamento de recursos humanos puede mantener registros médicos en papel o en formato electrónico, con las mismas consideraciones de seguridad que los registros de los empleados. Las herramientas HRIS también se utilizan a menudo para almacenar registros médicos.
Resumen de la lección
El departamento de recursos humanos se ocupa de muchos documentos físicos y necesita procesarlos y mantenerlos después de su uso. Los registros previos al empleo, que son documentos de contratación como currículums, se pueden almacenar en una ubicación física o electrónicamente, como en un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Los registros de los empleados, como cartas de oferta y documentos de compensación, a menudo se mantienen electrónicamente, a veces mediante un sistema de información de recursos humanos (HRIS). Los registros médicos, como los formularios de inscripción de beneficios, también se pueden almacenar físicamente o mediante un sistema HRIS.
Nuestra generalista de recursos humanos, Jane, tiene la suerte de tener un lugar organizado y seguro para su gran pila de papeleo. Entonces, tan pronto como haya completado su revisión, los elementos se pueden archivar en su ATS y ella puede comenzar con su próxima tarea.
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