Rodrigo Ricardo

Gestión del tiempo del proyecto: definición, proceso y técnicas

Publicado el 17 octubre, 2020

Gestión del tiempo

En algún momento de nuestras vidas, todos hemos estado en una situación en la que simplemente no tuvimos suficiente tiempo. Quizás fue cuando se le acabó el tiempo al intentar completar una tarea o un proyecto escolar. O tal vez fue cuando intentaba hacer recados pero no podía hacerlos todos.

El tiempo es algo de lo que todos desearíamos tener más, pero esto puede ser especialmente cierto si estás a cargo de un gran proyecto en el trabajo. Quedarse sin tiempo antes de terminar su trabajo puede ser un desastre por muchas razones. Puede tener problemas con su jefe, decepcionar a un cliente o incluso ser degradado o despedido. Debido a la importancia de completar los proyectos a tiempo, los profesionales de gestión de proyectos deben aprender a utilizar buenas habilidades de gestión del tiempo de proyectos.

¿Qué es la gestión del tiempo del proyecto?

La gestión del tiempo del proyecto es el uso eficiente del tiempo mediante una buena organización, una productividad eficiente y una planificación adecuada. Los gerentes de proyecto , que tienen la tarea de supervisar los proyectos de principio a fin, utilizan estas habilidades de administración del tiempo para completar su trabajo de la manera más eficiente y rentable posible. Por ejemplo, un gerente de proyecto puede desarrollar una lista secuenciada de tareas que deben completarse y luego rastrear el progreso de los empleados a través de esos pasos. Los gerentes de proyecto pueden incluso implementar cambios en los proyectos cuando sea necesario para hacer un mejor uso del tiempo, y pueden tomar notas sobre lo que salió bien o lo que necesita mejorar para utilizar en proyectos futuros.

Proceso de gestión del tiempo del proyecto

La gestión del tiempo del proyecto puede ser una tarea abrumadora, especialmente cuando los proyectos son grandes, complejos e involucran a un gran número de personas. Desarrollar un proceso para administrar mejor el tiempo puede resultar útil. Veamos un proceso paso a paso al que recurren muchos gerentes de proyectos:

1. Diseñe y cumpla con un plan

Antes de que comience un proyecto, un gerente de proyecto debe desarrollar una lista de tareas y un cronograma proyectado que describa cuándo debe completarse cada tarea. Al diseñar un plan completo, los empleados saben qué se debe hacer y cuándo. Esto evita confusiones que pueden ralentizar el proyecto y perder un tiempo valioso. Si todos los empleados saben cómo se desarrollará el proyecto, pueden ser más productivos.

2. Concéntrese en las tareas más importantes

Claro, cada tarea es importante para completar un proyecto, pero algunas tareas pueden etiquetarse como de mayor prioridad. Quizás esas tareas sean más difíciles de completar, requieran un experto, sean nuevas en el equipo o deban completarse antes de que se puedan completar otras tareas. Cualquiera sea la razón por la que son de alta prioridad, centrarse en completar estas tareas ayuda a garantizar que haya suficiente tiempo para completarlas al final del proyecto.

3. Asignar tareas

Una forma en que los gerentes de proyectos pierden el tiempo es tratando de hacer todo el trabajo ellos mismos en lugar de delegar tareas. También pueden microgestionar , o controlar y supervisar cada detalle de un trabajo o proyecto, en lugar de confiar en que los empleados completen adecuadamente las tareas asignadas. Estas prácticas pueden resultar no solo frustrantes para el equipo, sino que también hacen perder el tiempo dedicado a tareas de alto nivel. También roba la atención de la supervisión de todo el proyecto, porque los gerentes de proyecto pueden estar demasiado concentrados en tratar de completar una tarea.

4. Comprender la disponibilidad de recursos

Si un proyecto requiere materiales, es importante obtener esos materiales y asegurarse de que estén disponibles cuando se necesiten. Solicitar materiales especiales puede llevar tiempo, y saber cuánto tiempo puede ayudar al gerente de proyecto a planificar en consecuencia.

5. Actualizar y seguir el progreso

A medida que avanza el proyecto, es importante asegurarse de que las tareas se completen a tiempo. Si hay un inconveniente en el plan del proyecto, el director del proyecto puede hacer los ajustes necesarios para mejorar la eficiencia y volver a encarrilarlo. Después de todo, si los gerentes no son conscientes de un problema cuando surge, no pueden hacer los cambios necesarios para mejorar la situación y minimizar el tiempo perdido.

Técnicas para recordar

Sabemos qué es la gestión del tiempo del proyecto y el proceso para ayudarlo a aprovechar mejor el tiempo. Veamos ahora una lista rápida de técnicas que realmente pueden ayudar a un gerente cuando supervisa un proyecto. Las siguientes son tres herramientas y cómo utilizarlas para su beneficio:

1. Crea una lista de tareas pendientes

Puede ser una lista diaria de tareas pendientes, una lista mensual de tareas pendientes o incluso una lista de tareas pendientes de un proyecto. Cualquiera que elija, crear una lista de tareas pendientes es una técnica rápida para asegurarse de que no se olvide de completar una tarea.

2. Revisión y seguimiento

Revisar sus tareas y actualizar su lista de tareas le ayudará a concentrarse en tareas importantes. Priorizar es clave para que su enfoque principal esté en aquellas tareas que tienen la mayor importancia.

3. Programar tiempo

Cuando prioriza sus tareas, puede programar tiempo en su día para trabajar en esas tareas. Bloquea el tiempo que se usa estrictamente para las tareas del proyecto.

Resumen de la lección

Un director de proyecto es la persona asignada para supervisar un proyecto de principio a fin. Estos profesionales deben utilizar buenas habilidades de gestión del tiempo del proyecto para aprovechar al máximo su tiempo y asegurarse de que el proyecto se complete a tiempo. El proceso de administración del tiempo del proyecto que utilizan muchos gerentes incluye diseñar un plan, enfocarse en tareas importantes, asignar tareas, conocer la disponibilidad de recursos y rastrear el progreso. Tres técnicas simples para practicar la gestión del tiempo del proyecto son crear una lista de tareas pendientes, revisar la lista de tareas pendientes y programar el tiempo para trabajar en la lista de tareas pendientes.

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