Definición de gestión del tiempo
Todos tenemos lo mismo las 24 horas del día. ¿Por qué algunas personas son tan productivas mientras que otras parecen dejar pasar el tiempo sin lograr mucho durante el día? Todo comienza con la gestión del tiempo.
La administración del tiempo consiste en establecer prioridades y programar actividades para ayudarlo a aprovechar al máximo su tiempo. Al administrar su tiempo, puede avanzar hacia sus metas y lograr un mayor éxito.
La gestión del tiempo no ocurre automáticamente. Requiere concentración y esfuerzo. Vamos a echar un vistazo a cinco pasos que pueden ayudarle a hacer realidad la gestión del tiempo.
Empecemos.
Pasos de la gestión del tiempo
Paso uno: haga de la planificación una prioridad
Comprométete a planificar tu tiempo todos los días. Solo toma unos minutos, pero marca una diferencia drástica en lo productivo que eres. Sea responsable de planificar a diario y manténgase enfocado en las actividades que son importantes.
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Paso dos: programe primero las cosas más importantes
Todos tenemos actividades que disfrutamos y otras actividades que intentamos evitar. Cuando planifique su día, comience el día haciendo las cosas más importantes. Tienes más energía por la mañana. Salte y concéntrese en las actividades más vitales antes de tener distracciones y problemas inesperados que podrían desviarlo.
También es útil realizar las actividades que no disfruta pero que son necesarias a primera hora de la mañana. Si puede eliminar las actividades importantes que son más desafiantes de inmediato, tendrá el resto del día para hacer otras actividades más agradables y no encontrará excusas para no realizar las tareas desafiantes.
Imaginemos que es un vendedor y ha decidido que necesita dedicar una hora a hacer llamadas de prospección cada día. Estas llamadas son muy importantes porque pueden ayudarlo a encontrar nuevos clientes y aumentar sus ventas. Sin embargo, no le gusta hacer llamadas en frío y puede desviarse fácilmente. Sabiendo que esta actividad es una de las cosas más importantes que puedes hacer para mejorar tus ventas, te comprometes a realizar las llamadas tan pronto como comiences tu jornada laboral.
Paso tres: agregue un poco de tiempo entre actividades
Programar su tiempo demasiado apretado puede causar estrés y resultar en que llegue tarde a muchos de sus compromisos. Si cree que una reunión terminará a las 10:00 a. M. Pero sabe que su reunión de trabajo a menudo dura cinco o diez minutos, no programe otra cita a las 10:00 a. M. Construya un pequeño colchón que le permita terminar la primera reunión y aún llegar a tiempo para el próximo compromiso.
Un área con la que muchas personas luchan es programar el tiempo de viaje entre sus eventos. Si va de un lugar a otro, planifique un tiempo adicional para tener en cuenta los retrasos en el tráfico. Planifique llegar unos minutos antes para tener la oportunidad de prepararse para el próximo compromiso. Si llega tarde o justo a tiempo, puede sentirse agotado y no preparado. Sin embargo, darse un poco de «margen de maniobra» puede ayudarlo a sentirse más tranquilo, confiado y concentrado.
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Paso cuatro: Permita la flexibilidad para necesidades inesperadas
Muy pocas veces pasará un día que salga exactamente como estaba planeado. Siempre habrá problemas inesperados o cambios en su horario. Si programa su día con tanta precisión que se toma en cuenta cada minuto, no hay espacio para manejar problemas de último momento. Mantenga cierta flexibilidad en su plan para tener en cuenta los problemas que puedan necesitar su tiempo y atención.
Paso cinco: haga una lista de prioridades para el día siguiente
Hágase un favor y haga una lista rápida de prioridades para el día siguiente antes de terminar su jornada laboral. Cuando estás en el espacio mental de las actividades laborales, las cosas que debes hacer al día siguiente están en tu mente. Al hacer una lista de lo que debe hacerse al día siguiente, se está preparando para un comienzo más rápido al día siguiente. Puede revisar su lista a la mañana siguiente y poner las actividades en su horario, haciendo primero los elementos más importantes.
Resumen de la lección
La planificación para planificar es una parte vital de la creación de un horario. Tómese unos minutos para administrar el tiempo , lo que implica establecer prioridades y programar actividades para ayudarlo a aprovechar al máximo su tiempo. La administración del tiempo es increíblemente importante porque la planificación realmente puede ayudar con su productividad. Le ayuda a mantenerse concentrado y le ayuda a hacer las cosas más difíciles primero.
Use los cinco pasos clave para organizar su plan de manera efectiva: haga de la planificación una prioridad, programe las cosas más importantes primero, dé tiempo entre actividades, lo que puede brindarle un buen colchón en caso de que una actividad dure mucho tiempo, sea flexible con necesidades inesperadas y haga una lista de prioridades para el día siguiente.
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