Política de retención de correo electrónico: prácticas recomendadas

Pensando en el correo electrónico

El correo electrónico se ha vuelto tan popular que algunos de nosotros rara vez pasamos un día sin enviar al menos uno. Aún más, la mayoría de nosotros somos culpables de revisar nuestros correos electrónicos varias veces al día y, a menudo, una vez cada hora. Enviamos y recibimos fotos, documentos, tareas y prácticamente cualquier cosa relacionada con el trabajo, la escuela o personal puede enviarse por correo electrónico. Si bien el correo electrónico es conveniente, fácil de usar y rápido, no está exento de peligros o inconvenientes. Verá, una vez que enviamos un correo electrónico, no tenemos control sobre él. Los destinatarios pueden hacer prácticamente lo que quieran con los contenidos. Entonces, ¿qué debemos hacer con todos nuestros correos electrónicos? ¿Necesitamos salvarlos? En esta lección aprenderemos sobre algunas políticas que pueden ayudarnos a responder estas preguntas.

Consideraciones basicas

Muchos de nosotros tenemos una bandeja de entrada llena de correos electrónicos. Quizás los hemos salvado porque son importantes para nosotros. O tal vez los hayamos guardado en caso de que necesitemos el contenido en el futuro. Cuando se trata de una empresa, a menudo los documentos comerciales, la correspondencia entre los clientes y los pedidos se envían por correo electrónico. Por lo tanto, tiene sentido conservar esos correos electrónicos para poder consultarlos cuando lo necesitemos. Pero, en lugar de simplemente adivinar cuánto tiempo se debe guardar un correo electrónico, las empresas han descrito el período de tiempo que los correos electrónicos deben y se guardarán.

Políticas de retención de correo electrónicoson aquellas políticas que básicamente explican la cantidad de tiempo que se archivará un correo electrónico antes de ser eliminado automáticamente. Estas políticas son supervisadas por la empresa y deben cumplir con las regulaciones gubernamentales o de la industria. Todos los correos electrónicos que se reciben o envían a través de la empresa están cubiertos y eliminados automáticamente después de un cierto período de tiempo de la manera que la empresa considere adecuada. En otras palabras, la empresa establece una política que dicta cuándo y cómo se eliminarán todos los correos electrónicos. La implementación de una política de retención de correo electrónico ayuda a las empresas a asegurarse de seguir las regulaciones exigidas por el gobierno. Esto, a su vez, ayuda a una empresa a estar mejor preparada en caso de que surjan problemas legales o se auditen.

Políticas de retención de correo electrónico

Entonces, ¿qué hace una buena política de retención de correo electrónico? ¿Qué debe considerar una empresa al implementar el suyo? En esta sección, veremos algunas de las mejores prácticas en lo que respecta a la retención de correo electrónico.

Entender las regulaciones

Antes de que una empresa pueda siquiera comenzar a utilizar una política de retención de correo electrónico, primero debe comprender completamente las leyes y reglas tanto del gobierno como de la industria. Cada industria tiene diferentes regulaciones, particularmente en lo que respecta a la privacidad y la responsabilidad. Por lo tanto, cada empresa debe comprender plenamente qué regulaciones deben cumplir.

Longitud

Los correos electrónicos más largos permiten a las empresas retener documentos durante más tiempo en caso de que los necesiten para alguna forma legal o gubernamental importante. Además, las políticas más largas son más beneficiosas para los empleados, ya que a menudo les gusta volver a consultar los correos electrónicos, lo que puede ser frustrante si una empresa tiene una política de retención breve y esos correos electrónicos se eliminan. Sin embargo, es importante señalar que, si bien las políticas de retención más prolongadas tienen algunos beneficios importantes, no dejan de tener inconvenientes. Verá, una empresa que tiene una política de retención más larga se vuelve vulnerable a usuarios no autorizados que acceden a información privada. Esto se debe a que, cuanto más tiempo esté disponible la información, más tiempo le dará a alguien para acceder a ella.

Romper los correos electrónicos

Algunos correos electrónicos son más importantes que otros. Teniendo esto en cuenta, algunas empresas consideran colocar ciertos correos electrónicos en diferentes períodos de retención. Los correos electrónicos que no se utilizan con frecuencia o que no son importantes pueden eliminarse en un período de tiempo más corto que los correos electrónicos que podrían ser útiles con los impuestos o situaciones legales.

Ponlo por escrito

Una vez que una empresa ha decidido lo que debe y debe incluirse en su política, debe redactarlo. Esto evita cualquier confusión y permite que toda la empresa sepa cómo se manejarán los correos electrónicos.

Resumen de la lección

Los correos electrónicos son importantes para nosotros tanto en nuestra vida personal como laboral. Sin embargo, las empresas deben sentirse cómodas sabiendo que todos los correos electrónicos que se envían o reciben a través de la empresa se manejan de manera adecuada y segura. Una política de retención de correo electrónico es una política que determina cuándo y cómo se eliminan todos los correos electrónicos. Algunas prácticas básicas que las empresas deben considerar incluyen: comprender las regulaciones gubernamentales y de la industria, determinar la duración de los correos electrónicos que se guardarán, considerar cómo dividir los correos electrónicos en períodos de retención específicos y poner todo por escrito.