Alcance del proyecto en el plan de gestión
¿Sabía que los resultados de una encuesta reciente de gestión de proyectos informaron que la razón número uno por la que los proyectos fracasan se debe a la perpetua variación del alcance (27%) y la segunda razón a la falta de comprensión del alcance o la visión de los clientes (23%)? Estos impactantes resultados envían un mensaje muy fuerte sobre la importancia de la gestión del alcance del proyecto. ¿Qué significa esto? Significa que los gerentes de proyecto no están haciendo un buen trabajo al controlar el alcance del proyecto y los gerentes de proyecto están administrando proyectos cuando no comprenden completamente los requisitos de sus clientes.
El plan de gestión del alcance del proyecto es un insumo vital para el plan de gestión del proyecto. El Project Management Institute (PMI) define la gestión del alcance del proyecto como una colección requerida de procesos para garantizar que se completen todas las tareas pertinentes. Los seis procesos del plan de gestión del alcance del proyecto incluyen:
- Planificar la gestión del alcance: un documento que captura la definición del alcance, la validación y el control del alcance.
- Recopilar requisitos: capturar los requisitos de los clientes en un documento
- Definir alcance: proporcionar una descripción del resultado esperado
- Crear WBS: desglosar la descripción en trozos pequeños
- Validar el alcance: solicite a los clientes que firmen un documento de aceptación formal
- Alcance de control: una combinación de seguimiento del estado del proyecto y gestión de la filtración del alcance
Entradas
Para administrar el alcance de su proyecto correctamente, necesitará entradas como:
- Desarrollar un plan de gestión del proyecto: este documento consta de varios planes subsidiarios clave y menores diseñados para identificar el alcance, monitorear y controlar el proyecto.
- Una carta del proyecto: presenta la descripción del proyecto desde un nivel alto
- Información sobre su organización: información organizativa que puede influir en el proyecto, como las culturas organizativas o la infraestructura de las organizaciones.
Tenga en cuenta que el propósito de la gestión del alcance del proyecto define qué tareas deben realizarse, quiénes son los responsables de completar las tareas y cuándo deben completarlas. El objetivo es garantizar que entregue el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y que el resultado cumpla con las expectativas de los clientes.
Herramientas y técnicas
PMI identificó dos herramientas y técnicas, que son (1) juicio de expertos y (2) reuniones . En primer lugar, debe asegurarse de obtener información de expertos en la materia, que son personas que conocen los requisitos. Si obtiene información para no expertos, corre el riesgo de desarrollar un plan de alcance del proyecto que contenga datos incorrectos.
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En segundo lugar, es fundamental realizar reuniones de planificación del alcance del proyecto . Aunque muchos miembros del equipo del proyecto no desean asistir a las reuniones, se requieren reuniones del proyecto para que usted complete su plan de alcance del proyecto. Es fundamental que se asegure de identificar a todos los invitados a la reunión, que suelen ser representantes de cada grupo de partes interesadas. Si no invita a los miembros apropiados del equipo del proyecto, corre el riesgo de recopilar información inexacta, lo que posiblemente crea brechas en los requisitos y, potencialmente, provoca un nuevo trabajo (dependiendo de cuándo se detecten las brechas).
Por ejemplo, ha programado una reunión de planificación del alcance del proyecto para un nuevo software de gestión de riesgos. Invitaste a todos menos al analista de datos del proyecto. El analista de datos es una función clave del proyecto y necesita agregar información sobre la fuente de los datos junto con el mapeo de los datos. La ausencia del analista de datos podría causar inexactitudes en el plan de alcance del proyecto.
Resumen de la lección
El plan de alcance del proyecto es un insumo esencial para el plan de gestión del proyecto. El plan de alcance del proyecto consiste en una colección de procesos diseñados para asegurar que usted identifique, ejecute y controle las tareas del proyecto. Los procesos del alcance del proyecto incluyen planificar la gestión del alcance, recopilar requisitos, definir el alcance, crear la EDT, validar el alcance y controlar el alcance.
Las entradas para el plan de alcance del proyecto consisten en el plan de gestión del proyecto, un estatuto del proyecto e información de factores sobre el entorno de su organización. Asegúrese de que cuando reúna los requisitos que identificó a los expertos en la materia, en los que puede confiar en su juicio experto, y cuando celebre reuniones de estado del proyecto , asegúrese de invitar a las personas adecuadas a las reuniones de planificación del alcance del proyecto. En conclusión, es imperativo que comprenda el alcance del proyecto, que es la visión de sus clientes, para asegurarse de tener éxito en la entrega de su proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y cumplir con las expectativas de su cliente.
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