¿Qué es el presupuesto operativo? – Definición y ejemplos

¿Qué es un presupuesto operativo?

Mantener un negocio saludable requiere una planificación financiera y un presupuesto cuidadosos. Las empresas utilizan un presupuesto maestro para administrar su efectivo y otros activos, y para estimar sus ventas y gastos futuros. Los presupuestos maestros se componen de dos partes que trabajan juntas: presupuestos financieros y presupuestos operativos.

Los presupuestos financieros se centran en los gastos de efectivo y de capital. Se utilizan para asegurarse de que la empresa tenga el efectivo que necesita para financiar sus operaciones y para mantener y / o actualizar sus edificios y equipos.

Esta lección cubre los presupuestos operativos , que son planes detallados que estiman la cantidad de ingresos que una empresa espera obtener y lo que cree que serán sus gastos a corto plazo, generalmente dentro de un año. Las empresas normalmente utilizan presupuestos operativos separados para crear planes para cada área de su negocio. Ejemplos de presupuestos operativos de uso común son ventas, producción o fabricación, mano de obra, gastos generales y administración.

Una vez que los presupuestos están en su lugar, las empresas pueden usarlos para administrar actividades, comparar cómo están ganando o gastando con estos presupuestos y prepararse para futuros ciclos económicos.

Ejemplos

Los presupuestos operativos ofrecen a las empresas una forma de estimar cuáles podrían ser sus ingresos y gastos en el futuro inmediato, y de hacer preparativos para soportar cualquier variación. Para ver cómo funcionan los presupuestos operativos, veamos un ejemplo de ellos en acción.

Imagínese que es propietario de un hotel y resort de playa y está preparando presupuestos operativos. Primero, comenzará con el presupuesto de ventas, porque afecta a todos los demás presupuestos. El presupuesto de ventas incluye todo lo que genera dinero en efectivo: alquiler de habitaciones de hotel, ventas de restaurantes y bares, ingresos por valet y estacionamiento, tarifas de Internet y ventas de salas de conferencias.

El presupuesto de ventas es su mejor estimación de los ingresos que se obtendrán durante el período de tiempo, y deberá pensar en varias cosas al prepararlo. En su resort de playa, los factores estacionales afectarán en gran medida sus ventas; Las temporadas de huracanes o los horarios de vacaciones de primavera de la universidad asustarán a las personas o harán que se inunden. Otros factores, como eventos especiales, tendencias turísticas y condiciones económicas también pueden afectar el tráfico en su resort. La mayoría de los gerentes miran los ingresos reales del año anterior para estimar los presupuestos de ventas para el próximo año.

Lo siguiente son los presupuestos de gastos: los costos de hacer negocios para obtener ingresos. En su resort, habrá un presupuesto operativo para mano de obra: empleados como amas de llaves, jardineros, salvavidas y personal de recepción. Probablemente habrá un presupuesto para marketing y ventas, y otro para materiales como suministros de limpieza, ropa de cama, refrigerios, toallas de playa y periódicos. Los presupuestos de gastos generales incluyen costos tales como servicios públicos, seguros, hipotecas, impuestos sobre la propiedad y gastos por intereses.

Se conocerán algunos de estos gastos, como hipotecas e impuestos prediales. Sin embargo, al igual que con el presupuesto de ventas, algunos serán variables y se verán afectados por una variedad de factores. Por ejemplo, su resort tiene gastos que están directamente relacionados con los ingresos y la ocupación. A medida que se alquilan más habitaciones, se necesita más personal de limpieza y lavandería, se utilizarán más suministros de lavandería, la ropa de cama se debe reemplazar con mayor frecuencia y los servicios públicos serán más altos. A medida que más huéspedes se alojan en el hotel, aumentan los ingresos por alimentos y otros. Con ese aumento, también aumentan los gastos correlativos, como los gastos de comida y licor. Se necesitará más personal de cocina y camareros, lo que aumentará los gastos salariales.

La elaboración de estos presupuestos te permitirá ver cómo trabajan juntas las diferentes áreas de tu negocio. También le permitirá responder preguntas: cuándo contratar personal adicional o recortar, cómo planificar el mantenimiento de sus unidades de aire acondicionado, cuánto cobrar por las habitaciones y la comida, etc. para cubrir los gastos de personal, marketing y gastos generales y aún así obtener ganancias.

Informes de presupuesto

Los ingresos y gastos estimados en los presupuestos operativos afectarán al negocio actualmente o en el futuro inmediato. Pueden prepararse para períodos de tiempo que pueden variar desde unos pocos meses hasta un año completo, según el tipo de proyecto o negocio y el tamaño del presupuesto. Pueden aplicarse a todo un negocio o solo a un proyecto.

Cuando se combinan todos los presupuestos operativos, se incorporan a un informe llamado estado de resultados presupuestado , que muestra lo que una empresa espera ganar y gastar durante un período de tiempo. Los gerentes utilizan estos presupuestos para evaluar qué tan bien están operando los departamentos y cómo los gastos e ingresos inmediatos de cada grupo están afectando a todo el negocio.

Resumen de la lección

Revisemos:

Los presupuestos operativos se utilizan como planes para los departamentos de ventas (ingresos) y producción (gastos) de las empresas, y generalmente son a corto plazo: de 3 a 12 meses. Los gerentes los utilizan para realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos y para evaluar cómo les va a sus negocios. La preparación de presupuestos operativos permite a una empresa planificar eventos futuros y realizar las adaptaciones adecuadas para aumentos o disminuciones en ingresos y gastos. Los presupuestos operativos y los presupuestos financieros son las dos mitades de un presupuesto maestro .