¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto? – Definición, proceso y ejemplos

¿Qué es la gestión de riesgos?

Faltan seis meses para la reunión familiar anual y le han pedido que organice y coordine el evento. Esto debería ser fácil ya que lo ha asistido todos los años desde que era un bebé. Encuentra un parque, tira algunas hamburguesas a la parrilla y toma prestada una red de voleibol, bastante fácil, ¿verdad? Sin embargo, una semana antes del evento, la abuela Ethel te informa que cuatro de tus primos son vegetarianos; descubre que la red de voleibol se rompió en una excursión a la playa; y el parque que seleccionó tiene una política de “no perros”. Para empeorar las cosas, el día antes del gran evento, el pronóstico prevé un 90% de probabilidad de fuertes tormentas eléctricas. ¿Cómo has llegado hasta aquí? ¿Cómo pudiste evitar esto?

La gestión de riesgos se define como identificar, evaluar, priorizar y mitigar los riesgos asociados con cualquier empresa. Ya sea que esa empresa sea una reunión familiar o un esfuerzo de construcción de miles de millones de dólares, el riesgo puede descarrilar cualquier proyecto si no se aborda desde el principio. No llevar a cabo una buena gestión de riesgos puede provocar retrasos en los cronogramas de finalización, exceso de presupuesto, miembros del equipo frustrados y, en última instancia, fracaso del proyecto.

Primero, definamos algunos términos clave. Un proyecto es cualquier esfuerzo temporal que tiene un objetivo definido y puntos de inicio y parada definitivos. Una reunión familiar cumple con la definición de un proyecto, ya que su objetivo es reunir a la familia extendida para un día de diversión. Su fecha de inicio definida es cuando alguien comienza a planificar el evento, y su fecha de finalización definida es cuando termina el evento.

Un riesgo es un evento imprevisto o incierto que puede afectar un proyecto. Si un evento no afectará al proyecto, no se considera un riesgo. Por lo general, entendemos el riesgo como negativo, pero en realidad hay dos tipos de riesgos cuando se trata de proyectos. Definiríamos una amenaza como riesgo negativo; sin embargo, también existe un riesgo positivo, o lo que llamamos oportunidad . En nuestro proyecto de reunión familiar, los miembros vegetarianos de la familia, una red de voleibol rota, una política de ‘no perros’ y las tormentas eléctricas son amenazas porque no se tomaron en consideración y afectarían la reunión de manera perjudicial.

¿Por qué es importante la gestión de riesgos?

¿Por qué preocuparse por la gestión de riesgos? ¿Por qué no abordar los problemas a medida que surgen? En primer lugar, un director de proyecto , la persona responsable de liderar el proyecto desde el inicio hasta su finalización, tiene la responsabilidad de anticipar y prevenir los problemas del proyecto. En segundo lugar, es casi imposible garantizar que un proyecto se mantenga dentro del cronograma y el presupuesto sin una gestión de riesgos. La realidad es que no existe un proyecto libre de riesgos, por lo que beneficia al equipo del proyecto anticipar y mitigar los riesgos.

Pasos para la gestión de riesgos

Como ya se señaló, la gestión de riesgos consiste en identificar, evaluar, priorizar y mitigar los riesgos. La identificación de riesgos, el primer paso, es una tarea de grupo; ninguna persona puede identificar todos los riesgos involucrados en un proyecto en particular. Utilizando el equipo del proyecto y expertos en la materia si es necesario, el equipo debe enumerar los eventos que podrían afectar el proyecto, como los eventos de nuestro proyecto de planificación de la reunión familiar. Siempre es una buena idea hablar con las partes interesadas (las partes interesadas son personas que tienen interés en el proyecto o se ven afectadas por él) antes de comenzar la identificación de riesgos. Muchas veces, el riesgo se identificará simplemente hablando del proyecto con las partes interesadas.

El siguiente paso es evaluar el riesgo; Muchos directores de proyectos utilizan una herramienta sencilla, como una hoja de cálculo, para enumerar y evaluar los riesgos. La evaluación de riesgos siempre debe incluir la probabilidad o probabilidad de que ocurra algo y el impacto o efecto en el proyecto. La combinación de probabilidad e impacto dará una exposición al riesgo , o puntuación de riesgo, que ayudará a determinar los riesgos más altos. La cuantificación de la probabilidad y el impacto de modo que se pueda utilizar una fórmula matemática para determinar la exposición al riesgo elimina algunas de las conjeturas y la subjetividad asociadas con la evaluación del riesgo. El uso de una fórmula matemática también simplifica el siguiente paso, la priorización de riesgos; aquellos riesgos con los números más altos son las prioridades.

Por último, se deben desarrollar estrategias de respuesta para cada riesgo de modo que si el riesgo ocurre, el proyecto no se descarrile y el equipo sepa de antemano cómo manejarlo. Las estrategias de respuesta típicas incluyen evitar , mitigar , transferir y aceptar . La evasión se realiza reelaborando parte del proyecto para que no se produzca el riesgo. Por ejemplo, al planificar la reunión familiar en una instalación interior, no existiría el riesgo de que le llueva. Mitigaciónson las medidas tomadas para reducir el riesgo de modo que el impacto sea menor; planificar la reunión familiar en un parque con áreas cubiertas o tener una ubicación interior secundaria en caso de mal tiempo son pasos de mitigación. La mitigación es la estrategia de gestión de riesgos más común. La transferencia de riesgo se realiza cuando se utiliza a un tercero para administrar partes del proyecto para que asuman el riesgo. En nuestra reunión familiar, contratar a un planificador de eventos profesional habría transferido la responsabilidad de planificar y monitorear el mal tiempo al planificador de eventos. Por último, aceptandoel riesgo se hace cuando el riesgo es tan bajo o el impacto tan pequeño que el proyecto no corre realmente peligro en caso de que ocurra; básicamente se ignora el riesgo. Es muy poco probable que una reunión familiar que tenga lugar en Arizona en julio sea perturbada por la lluvia; por lo tanto, se acepta el riesgo de que le llueva sin tomar ninguna otra medida.

Resumen de la lección

La gestión de riesgos se define como identificar, evaluar, priorizar y mitigar los riesgos asociados con cualquier empresa.

Las estrategias de gestión de riesgos incluyen:

• Evitación
• Mitigar
• Transfiriendo
• Aceptar