Respuesta a la investigación de fraude: proceso y estructura

‘No parecía un fraude en ese momento’

Hace varios años, un estudiante universitario (Eric B) y empleado a tiempo parcial de la librería Hastings fue arrestado inesperadamente cuando salía del trabajo. Eric describió su comportamiento en ese momento como «una combinación de confusión, terror y diversión». Eric fue escoltado a una pequeña sala de entrevistas ya ocupada por dos hombres con trajes elegantes. Ambos hombres se pusieron de pie cuando Eric entró y uno se acercó para estrechar su mano.

Eric recuerda las palabras que casi arruinaron su vida:

¿Eric? Soy Cisco y este es Anthony. Anthony es abogado y subdirector de la división de prevención de pérdidas de Hastings, y yo soy socio principal de Wilkerson, Davis y Smithson. Hastings se puso en contacto con nuestra firma para investigar algunos sucesos inusuales en la tienda donde trabaja y creemos que podría estar involucrado.

En respuesta, Eric recuerda haber preguntado: «¿Involucrado en qué?»

«Tenemos motivos para creer que ha estado ofreciendo descuentos no autorizados utilizando los precios de sus empleados».

Eric estaba incrédulo. Claro, según la letra de la ley, probablemente estaba violando los términos de la política de Hastings, pero esto parecía ridículamente exagerado por unos pocos dólares aquí y allá. Con una sonrisa en su rostro, Eric preguntó a los investigadores si todo esto era realmente necesario para algunos usos inapropiados de los precios de sus empleados. La respuesta todavía lo persigue hasta el día de hoy.

—Sí, Eric, todo esto es realmente necesario. En los últimos tres años, estos descuentos han resultado en una pérdida de más de $ 50,000 en ingresos. Lamento tener que decirte esto, pero estás en un pequeño problema. Necesitas un abogado.

¿ Abogado ? Dijo Eric.

«Sí, se le acusa de hurto mayor y fraude criminal».

Realización de la investigación

Incluso en diferentes industrias, la mayoría de las partes básicas de una investigación de fraude son de aplicación universal.

1. Si el fraude continúa y la organización aún está incurriendo en pérdidas, el equipo de prevención de pérdidas debe concentrarse en detener cualquier pérdida adicional, incluso si se debe involucrar a un tribunal para emitir una orden judicial o congelar los activos.
2. Tome medidas para reducir el riesgo de pruebas perdidas o manipuladas asegurando y preservando las comunicaciones y documentos electrónicos relevantes lo más rápido posible.
3. Hacer determinaciones rápidas pero precisas en cuanto a testigos y sujetos y asegurar la cooperación de ambos si es posible.
4. Recupere tantos activos como pueda
5. Hacer recomendaciones sobre el empleo del sujeto.

En el estudio de caso, Hastings abordó el primer problema al suspender al empleado. Antes de pedirle a la policía que arrestara a Eric, la compañía hizo una copia de seguridad de todas las comunicaciones y dispositivos electrónicos.

Preocupaciones sobre la privacidad

Uno de los aspectos más espinosos de la investigación de fraudes a menudo surge de conflictos relacionados con la confidencialidad o la privacidad. Los investigadores internos deben monitorear constantemente cualquier posible violación de la confidencialidad que pudiera afectar a terceros, como proveedores o contratistas, así como a los recursos internos de la empresa e incluso al propio sujeto.

Desarrollar un plan de respuesta

Un plan de respuesta al fraude eficaz incluirá como mínimo:

1. Amplia documentación que contiene definiciones de fraude y políticas relacionadas con acusaciones de fraude
2. Políticas que fomentan técnicas proactivas y preventivas sobre métodos reaccionarios y de gestión de crisis.
3. Lenguaje de tolerancia cero que permite la acción inmediata del empleador hasta el despido inmediato y la notificación a la policía.
4. Pautas para comenzar de inmediato los esfuerzos de detención de pérdidas y recuperación
5. Estándares para monitorear la efectividad y el progreso de los controles internos de la empresa

Reportando

Informar sobre el fraude es un deber importante y regular de un equipo de respuesta. En muchas configuraciones de gobierno corporativo, un equipo de prevención de pérdidas informaría sus hallazgos de manera regular a un comité superior o grupo de líderes. Estos líderes tomarán decisiones críticas sobre el camino a seguir basándose en informes frecuentes del equipo de investigación.

Equipos de respuesta al fraude

Las organizaciones tienen una amplia libertad para determinar la composición más eficaz de un equipo de respuesta al fraude. Aunque los miembros del equipo pueden desempeñar más de una función, el equipo siempre debe incluir representantes de liderazgo, finanzas, tecnología, recursos humanos, gestión de riesgos y legal.

Litigio

Las organizaciones tienen cierta libertad con respecto a los litigios relacionados con el fraude. Un enfoque punitivo solicita a un tribunal que ordene al acusado a pagar una multa que sirve como disuasivo, pero que no está asociado con pérdidas específicas. Un enfoque restaurativo es el inverso. Como su nombre lo indica, este paradigma se centra en garantizar que el empleador recupere sus pérdidas en lugar de perseguir el delito. En tales casos, el camino típico es involucrar al sujeto durante el tiempo que sea necesario para recuperar los daños y luego despedirlo de la organización.

Documentación

Independientemente de si la organización tiene la intención de presentar cargos penales, la documentación detallada de una investigación debe mantenerse indefinidamente. Una buena documentación siempre incluirá:

1. La fuente del informe inicial en el comportamiento que desencadenó la investigación.
2. Los métodos utilizados por el equipo interno para investigar la acusación y determinar el alcance del problema.
3. Todos los informes de estado generados durante la investigación
4. Documentación completa y transcripciones de entrevistas, incluidas entrevistas con testigos, entrevistas con el sujeto y entrevistas con terceros involucrados en el incidente.

Resumen de la lección

Las organizaciones deben tener una política antifraude sólida que contenga procedimientos claros de investigación interna. La capacidad de una organización para detener las pérdidas en curso y recuperar la cantidad máxima de pérdida está directamente relacionada con la calidad de la investigación, los controles internos y la capacidad de detectar la actividad antes.

La confidencialidad durante el proceso de investigación es una preocupación primordial. Al menos una persona del equipo de respuesta debe tener la tarea de evaluar las acciones propuestas por el equipo para asegurarse de que no violen las confidencias de otras personas involucradas, incluidos testigos internos, proveedores externos o, en algunos casos, el sujeto de la investigación.

El plan de respuesta al fraude de una organización debe incluir los pasos específicos en el proceso de investigación, así como el paradigma del empleador con respecto al enfoque en el procesamiento penal o en la recuperación máxima. Un enfoque punitivo enfatiza una sanción como disuasivo, mientras que el enfoque restaurativo se preocupa por recuperar sus activos malversados.

Finalmente, la presentación de informes y la documentación es el aspecto más importante de una investigación de fraude porque los documentos e informes generados durante el proceso pueden terminar siendo ampliamente difundidos internamente, externamente y posiblemente incluso a los tribunales o reguladores gubernamentales.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador