Revisión de su mensaje para ortografía, gramática, precisión y claridad
Corrección de pruebas
La mayoría de los empleados de la empresa tienen limitaciones de tiempo para completar los informes relacionados con el trabajo. Desafortunadamente, todavía es necesario reservar tiempo para completar la revisión de todas las comunicaciones comerciales, ya sea un mensaje de texto, correo electrónico o informe.
La corrección es un proceso de examen de un documento para buscar errores y omisiones de escritura. Esta lección cubrirá cómo es fundamental revisar todos los mensajes para la ortografía, gramática, precisión y claridad.
Un área de negocios donde la corrección de pruebas es especialmente importante es en las relaciones públicas. Esos trabajadores deben garantizar que todos los documentos sean correctos antes de divulgarlos al público. Kelly trabaja para el departamento de relaciones públicas de Pear Products. Ha estado trabajando en documentos de comunicados de prensa y piezas de ventas para el lanzamiento de su nuevo producto de lectura mental llamado Thought Genius. Ella nos guiará a través de su proceso de revisión de su trabajo.
Ortografía y gramática
Es fundamental revisar sus mensajes eliminando errores de ortografía y gramática , errores de ortografía o uso incorrecto de las palabras. Hay tres métodos clave que Kelly prefiere utilizar para comprobar su trabajo.
El primer método es tener una revisión por pares de cualquier trabajo escrito. Aquí es donde un escritor hace que un colega revise un documento escrito para buscar errores ortográficos y gramaticales. Kelly primero le pide a su compañera de trabajo Jean que lea su trabajo para buscar errores o sugerencias de mejora.
La segunda opción de Kelly es realizar su propia revisión personal , que implica releer su trabajo varias veces para buscar palabras mal escritas, errores gramaticales, problemas de claridad o errores de estructura de oraciones.
Por último, Kelly pasa su documento por la opción de ortografía y revisión y la opción de tesauro que viene con su software de procesamiento de texto. La opción de ortografía y revisión ayuda a eliminar errores tipográficos o errores ortográficos y ofrece sugerencias para mejorar la gramática en las oraciones. La opción del tesauro sugiere sinónimos alternativos. A Kelly le gusta usar el diccionario de sinónimos para crear un documento nuevo o ayudarla a superar el uso de las mismas palabras una y otra vez. Por ejemplo, en su comunicado de prensa del Thought Genius, siguió usando la palabra “excelente” para describir el nuevo producto. Con una revisión rápida a través de su tesauro de documentos de Word, pudo considerar “brillante”, “excepcional” y “sobresaliente” como opciones para mejorar sus oraciones.
Precisión y claridad
También es necesario revisar la precisión de un documento o el grado en que la información representada es correcta. Dependiendo de lo que contenga el documento, es necesario verificar los hechos antes de enviarlo para su distribución.
Kelly debe garantizar que la información del comunicado de prensa de Pear Products sea correcta. Por ejemplo, Kelly se dio cuenta de que en su comunicado de prensa había una cita incorrecta de un gerente que decía que no hay problema para usar el Thought Genius las 24 horas del día. Kelly tenía estudios médicos retenidos por la compañía que mostraban que se podían desarrollar dolores de cabeza si los usuarios usaban el casco más de ocho horas al día. Rápidamente modificó la cita para informar la información correcta del consumidor.
La última parte de la corrección de pruebas se centra en determinar la claridad o coherencia de un mensaje. Hay algunos elementos clave que deben evitarse para crear un mensaje claro, organizado y directo. Kelly sugiere que usted:
Evite agrupaciones
de nombres largos Para mantener su comunicación directa, es mejor evitar múltiples cadenas de sustantivos. Por ejemplo, Kelly no querría que apareciera lo siguiente en un mensaje comercial: “Se espera que el engranaje de banda magnética metálica de alta tecnología supere las ventas”. Una frase mejor sería: “El nuevo Thought Reader hecho de imanes es muy popular”.
Evite los modificadores colgantes
También es una buena idea evitar los modificadores colgantes , que es una palabra o frase que describe o aclara una palabra que no está claramente expresada en una oración. Por ejemplo, Kelly no querría escribir: “Habiendo terminado el diseño de Thought Genius, se apagó la computadora”. Una mejor manera de escribir la oración sería: “Habiendo terminado el diseño del juguete, Kelly apagó la computadora”.
Mantenga la longitud de la oración corta
Para que los mensajes sean claros, es mejor evitar las oraciones largas y complicadas. Kelly intenta recortar todas sus oraciones y eliminar cualquier exceso de palabrería.
Utilice listas y viñetas
Otro consejo para crear un mensaje que los lectores puedan digerir fácilmente es utilizar listas y viñetas para resumir y llamar la atención del lector sobre los puntos clave. Además, se pueden utilizar títulos y subtítulos para permitir al lector hojear y retener detalles. Kelly tiene una lista de viñetas en su comunicado de prensa que resume los beneficios clave de usar un Thought Genius.
Resumen de la lección
La corrección de un mensaje en cuanto a ortografía, gramática, precisión y claridad es una parte importante de la creación del mensaje final. La corrección es un proceso de examen de un documento para buscar errores y omisiones de escritura.
Como en el ejemplo de Kelly de un comunicado de prensa de relaciones públicas, existen ciertos pasos para corregir un mensaje. El primer paso es buscar errores de ortografía y gramática , errores de ortografía o uso incorrecto de las palabras. Esto se puede lograr mediante revisiones de pares , revisiones personales , revisiones ortográficas y gramaticales y el uso de un diccionario de sinónimos . El segundo paso es verificar la precisión de un documento , o el grado en que la información representada es correcta. La última parte de la corrección de pruebas se centra en determinar la claridad o coherencia de un mensaje.
Los resultados del aprendizaje
Cuando termines, deberías poder:
- Comprender la importancia de corregir un mensaje
- Demostrar formas de corregir errores ortográficos y gramaticales.
- Explicar la importancia que tiene la precisión y la claridad en un mensaje.