Sistema de información contable: tipos, usos y ejemplos

Definición

Su empresa está creciendo y necesita actualizar su sistema de información contable. Anteriormente, la empresa era lo suficientemente pequeña como para utilizar una aplicación estándar. Ahora, se da cuenta de que necesita un mejor sistema de información para seguir siendo competitivo. Los sistemas de información contable recopilan y procesan información de las transacciones y luego la organizan en información útil para la gestión de la empresa. A medida que el mundo empresarial se vuelve más complejo, los sistemas de información contable se vuelven más importantes. Una empresa con un sistema de información de última generación a menudo tiene una ventaja competitiva, ya que puede reaccionar rápidamente a los cambios en el panorama empresarial.

Caracteristicas basicas

Incluso con los avances tecnológicos, los sistemas de información contable siguen proporcionando dos tipos básicos de registros: diarios y libros auxiliares.

Revistas

Hay dos tipos de revistas, la revista general y las revistas especiales. Todos los asientos del diario se pueden registrar en el diario general , lo que requiere que cada débito y crédito se ingrese manualmente. Dado que esto puede convertirse rápidamente en un proceso tedioso, se utilizan revistas especiales. Se utiliza un diario especial para registrar tipos similares de transacciones. Un sistema de información contable suele tener cuatro diarios especiales:

• Diario de ventas para registrar las ventas a crédito

• Diario de recibos de efectivo para registrar todas las transacciones que tienen un débito en efectivo

• Diario de compras para registrar todas las compras realizadas a crédito (crédito a cuentas por pagar)

• Diario de desembolsos de efectivo para registrar todas las transacciones que acreditan efectivo

Libros mayores subsidiarios

La segunda característica común de los sistemas de información contable es el uso de libros auxiliares. Un libro mayor subsidiario es una lista de todas las transacciones que componen una cuenta del libro mayor. Dos de los libros de contabilidad subsidiarios más comunes son:

• Libro mayor de cuentas por cobrar, donde se registran las transacciones con cada cliente individual

• Libro mayor de cuentas por pagar, donde se registran las transacciones con proveedores individuales

Estos diarios y libros auxiliares son los componentes básicos de muchos informes útiles. Con alguna información adicional capturada en otras partes del sistema, la información vital como la rentabilidad del cliente y del producto, la antigüedad de las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar y las proyecciones de flujo de efectivo se vuelven mucho más fáciles de producir. La información contable se puede clasificar según varios criterios, lo que brinda a la administración una visión vital de las operaciones de la empresa.

Sistemas de información avanzados

Con el crecimiento exponencial de la tecnología informática, los sistemas de información contable se han vuelto cada vez más sofisticados. Dos empresas de sistemas de información adicionales que han encontrado indispensables son el software de planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de gestión de relaciones con el cliente (CRM).

ERP

El software ERP gestiona las operaciones vitales de su empresa. Extendiéndose a todos los aspectos de la empresa, podría decirle cuándo pedir inventario, calcular la cantidad de trabajadores de fábrica que necesita y registrar transacciones en el libro mayor. El ERP vincula todas las operaciones de la empresa y permite a la administración examinar el negocio en detalle. Por ejemplo, un sistema ERP puede identificar dónde hay exceso de inventario, maximizar la capacidad de producción de la planta y ayudar a analizar las variaciones de producción. El software de planificación de recursos materiales (MRP) es la parte del sistema ERP que controla los inventarios.

CRM

El segundo tipo avanzado común de sistema de información contable es el sistema de gestión de relaciones con los clientes . El software CRM proporciona información actualizada sobre la rentabilidad de cada cliente. También proporciona información básica como instrucciones de envío comunes, información de contacto del cliente y notas de la última llamada de ventas. Las empresas pueden compartir información con sus clientes y proveedores, haciendo que las operaciones sean más fluidas y eficientes. Los clientes no solo pueden realizar pedidos a través de Internet directamente en el sistema de información de su proveedor, sino que también pueden verificar el estado de su pedido antes del envío.

Computación en la nube

La computación en la nube ofrece computación como un servicio y no como un producto. Muchos ven esto como el futuro de los sistemas de información contable. Esta innovación ya ha comenzado a revolucionar los procedimientos en muchas empresas. Las aplicaciones se alquilan, por lo que el proveedor es responsable de mantener actualizado el software. Esto les quita una gran carga a los gerentes de sistemas de información corporativos. Se reduce el riesgo de caídas del sistema y se hace más eficiente la capacidad de los clientes para compartir datos con sus proveedores.

Resumen de la lección

Repasemos los términos clave que cubrimos en esta lección.

Los sistemas de información contable recopilan y procesan la información de las transacciones y luego la organizan en información útil para la administración de la empresa y generalmente incluyen el diario general , que requiere que cada débito y crédito se ingrese manualmente y cuatro tipos de diarios especiales. Estos son los diarios de ventas, recibos de efectivo, desembolsos de efectivo y compras.

Los sistemas de información también incluyen comúnmente libros de contabilidad auxiliares de cuentas por cobrar y cuentas por pagar , que enumeran todas las transacciones que componen una cuenta de libro mayor. Otros sistemas de información importantes incluyen el software de planificación de recursos empresariales (ERP), que gestiona las operaciones vitales de su empresa, y el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), que proporciona información actualizada sobre la rentabilidad de cada cliente. La computación en la nube ofrece computación como un servicio y no como un producto y se está volviendo más frecuente en los sistemas de información contable de hoy.