Usar la validación de datos en Excel

¿Qué es la validación de datos?

Entonces, la pregunta es ‘¿Qué es la validación de datos?’ La función de validación de datos en Excel es una forma de definir cómo se pueden o se deben ingresar los datos. Esta función es útil cuando compartirá el libro de trabajo y varias personas ingresarán datos. Con la validación de datos, puede mantener la información consistente, uniforme y válida. La validación de datos en Excel permite muchos tipos diferentes de restricciones, como:

• Números enteros dentro de límites
• Texto de una longitud específica
• Para restringir la entrada de datos a valores en una lista desplegable
• Fechas dentro de un marco de tiempo
• Calcule lo que está permitido en función del contenido de otra celda

Esta lección lo guiará a través de los pasos para usar la validación de datos utilizando las dos formas más comunes, que son números enteros dentro de límites y texto de una longitud específica.

Números enteros dentro de límites

Comencemos con números enteros dentro de límites. Un ejemplo de validación de datos es restringir la entrada a un número entero y asignar un límite a los números que se pueden ingresar. Por ejemplo, puede crear una evaluación pidiendo a las personas que den su opinión sobre el éxito de un seminario o evento de formación. Puede crear el formulario en Excel y enviarlo por correo electrónico a los participantes después de la sesión. Imagine que esta evaluación se basa en una escala del 1 al 5 y le gustaría restringir la entrada a solo esos números. Así que echemos un vistazo.

Tengo un formulario de evaluación de ejemplo con una columna para preguntas, una para las calificaciones y otra para los comentarios (vea el video a las 01:40). Queremos aplicar la regla de validación a la columna de las calificaciones:

1. Entonces, comenzaremos seleccionando las celdas para las que queremos aplicar la regla de validación (o puede seleccionar una celda).
2. Luego, vaya al menú Datos en la cinta.
3. Busque en la agrupación de comandos de Herramientas de datos.
4. Luego, haga clic en Validación de datos.
5. Luego, haga clic en la pestaña Configuración y busque en la sección Criterios de validación.
6. En el cuadro Permitir opciones, seleccione Número entero en la lista de selección.
7. Deje entre en el cuadro de opción Datos.
8. Y luego ingrese el número 1 en el cuadro Mínimo y 5 en el cuadro Máximo.
9. Y luego simplemente haga clic en Aceptar.

Nuestra regla de validación de datos ahora se ha aplicado a estas celdas. Solo se aceptarán los números del 1 al 5. Y observe que en el video de la lección, si intenta ingresar un 6, recibirá un mensaje de error que indica que el valor que ingresó no es válido (vea el video en 02:44). ¡Muy hábil!

Texto de una longitud especificada

Pasemos al texto de una longitud especificada. Esta regla es bastante sencilla: limita la cantidad de caracteres que se pueden ingresar en la celda. Por ejemplo, volvamos a nuestro formulario de evaluación. Una de las columnas es para comentarios. Imagine que utilizará esta hoja de cálculo para cargar los datos en un sistema que mantiene registros de calificaciones y comentarios para los instructores. Sin embargo, esta base de datos tiene un límite en la cantidad de caracteres que se pueden usar para comentarios. Así que echemos un vistazo. Los primeros cinco pasos son los mismos pasos que seguimos para números enteros:

1. Desea seleccionar las celdas a las que desea aplicar la regla de validación.
2. Luego, vaya al menú Datos en la cinta.
3. Busque en la agrupación de comandos de Herramientas de datos.
4. Haga clic en validación de datos.
5. Asegúrese de que la pestaña Configuración esté seleccionada y busque en la sección Criterios de validación.
6. En el cuadro Permitir opciones, seleccione Longitud del texto en la lista de selección.
7. Deje entre en el cuadro de opción Datos.
8. Y luego ingrese el número 5 en el cuadro Mínimo y 50 en el cuadro Máximo.
9. Y luego haga clic en Aceptar.

Ahora, nuestra celda para el comentario no excederá los 50 caracteres, y nuestro administrador de base de datos no vendrá a llamar con malas noticias de que acabamos de bloquear el sistema.

Tipos de mensajes de alerta

Hablemos un poco sobre los tipos de mensajes de alerta. Los mensajes de alerta son globos de texto que se muestran al hacer clic en la celda y ofrecen orientación sobre el tipo de datos que desea ingresar en la celda. Y luego están los mensajes de alerta de error , y estos son los globos de texto que se muestran solo después de que el usuario ingresa datos no válidos. Y hay tres tipos de mensajes de alerta de error:

1. Tiene Stop, que impedirá que el usuario ingrese los datos, a menos que la entrada sea válida.
2. Tiene una advertencia: esto permitirá al usuario ingresar datos no válidos, pero mostrará un mensaje o una advertencia de que la entrada es incorrecta.
3. Y luego tiene Información: esto mostrará un ejemplo de cómo se deben ingresar los datos y consejos sobre cómo se podría corregir el error.

Puede editar el mensaje que se muestra cuando un usuario hace clic en la celda y también personalizar los mensajes de alerta. Por ejemplo, algunas empresas tienen un protocolo de mensajería estándar para este tipo de situaciones.

Para editar los mensajes de entrada y de alerta, complete sus selecciones para la regla de validación que desea aplicar. Antes de hacer clic en Aceptar, haga clic en la pestaña Mensaje de entrada o en la pestaña Alerta de error para personalizar sus mensajes y luego haga clic en Aceptar.

Resumen de la lección

Considero que la función de validación de datos es un arma secreta. No se usa mucho … ¡todavía! Es una característica nueva con mucha potencia. Puede restringir el tipo de información ingresada en su hoja de cálculo. Las reglas de validación de datos pueden reducir en gran medida la cantidad de limpieza de datos con la que a veces estamos atrapados después de que varias personas hayan tenido en sus manos la información.

Solo tocamos dos de las reglas más comunes, que eran números enteros dentro de los límites y texto de una longitud específica. Sin embargo, existen infinitas combinaciones de esas reglas y otras que pueden ayudarlo a mantener sus datos válidos y uniformes. Pruébelo la próxima vez que necesite que varias personas ingresen datos en una hoja de cálculo.

Los resultados del aprendizaje

Después de revisar esta lección, tendrá la capacidad de:

• Explica qué es la función de validación de datos en Excel y su utilidad.
• Enumere diferentes tipos de restricciones
• Describir los pasos para establecer números enteros dentro de límites y texto de restricciones de longitud especificadas
• Resumir los tipos de mensajes de alerta en Excel y cómo usarlos