No molestar
Cuando estás en un hotel y quieres un poco de privacidad, puedes colgar un cartel de «No molestar» en la manija de tu puerta. Cuando necesite un descanso de todas sus llamadas telefónicas, mensajes de texto y notificaciones, puede activar la función «No molestar». Entonces, cuando un compañero de trabajo habla de lo que hizo durante el fin de semana, usted puede … ¿simplemente lidiar con eso?
Desafortunadamente, no existe la opción «No molestar» para las interrupciones e interrupciones que le genera el lugar de trabajo. Ya sea que se trate del constante «ding» de su programa de correo electrónico que lo alerta sobre nuevos mensajes o visitantes inesperados que pasan por su oficina, las interrupciones son cosas que deben manejarse, aunque, desafortunadamente, no se deben evitar por completo.
En esta lección, veremos algunos de los tipos más comunes de interrupciones en el lugar de trabajo, así como algunos métodos útiles de administración del tiempo para limitarlos y lidiar con ellos.
Interrupciones y soluciones
En el ajetreado entorno de trabajo actual, no hay un solo punto de distracción para los trabajadores, sino varios puntos que compiten por nuestra atención desde el momento en que marcamos la entrada hasta que suena el silbato de las cinco en punto. Estas son algunas de las interrupciones más generalizadas, ya sea que se encuentre en un almacén, una oficina o en un sitio de construcción.
Personas
Ya sea que se trate de un compañero de trabajo que pasa por su oficina para charlar sobre los últimos chismes de la oficina o visitantes inesperados, como clientes que aparecen sin previo aviso, las personas son la distracción número uno con la que la mayoría de nosotros tenemos que lidiar en el trabajo.
Si bien puede ser difícil manejar visitantes inesperados sin parecer descortés, se puede hacer. Dependiendo de quién sea, expresa que solo tienes unos minutos para charlar. Salga de su oficina a un lugar más incómodo para hablar, como un pasillo. Si alguien ingresa a su espacio de trabajo y se ha quedado más tiempo que su bienvenida, termine la conversación levantándose sutilmente y moviéndose hacia la puerta.
Tecnología
Seamos realistas: la tecnología es excelente, pero también es enormemente disruptiva. Los correos electrónicos suelen incluir ventanas emergentes y sonidos que le avisan de su llegada; el teléfono suena; su teléfono inteligente muestra notificaciones de mensajes de texto y perfiles de redes sociales; y la World Wide Web está al alcance de su mano en esa computadora que usa todo el día.
Puede lidiar con este tipo de interrupciones comprometiéndose a revisar su bandeja de entrada de correo electrónico solo dos o tres veces al día y cerrando las notificaciones automáticas. Silencie su teléfono (tanto su línea de trabajo como su teléfono inteligente) cuando estén presionando asuntos importantes, y decida limitar su tiempo de pantalla en tareas no esenciales configurando un temporizador para limitarse a sí mismo o instalando software o aplicaciones que lo mantendrán responsable.
Reuniones
Hay miles de chistes sobre la naturaleza de las reuniones que absorben productividad. Pueden interpretarse como una pérdida de tiempo o, al menos, como una interrupción en el trabajo que debe hacer y que se acumula en su escritorio.
Desafortunadamente, aunque probablemente no pueda evitar asistir a las reuniones en el trabajo, puede hacer un mejor trabajo salvaguardando su tiempo cuando no está en una. Programe reuniones consigo mismo asignando tiempo para tareas importantes y, cuando asista a reuniones, preséntese preparado con comentarios y contribuciones que ayudarán a que la reunión avance a un ritmo razonable.
Desorden
Estar desorganizado es definitivamente una pérdida de tiempo en el lugar de trabajo. Montones de papeles, múltiples listas y archivos de computadora desorganizados pueden ralentizar la productividad y quitarle tiempo a asuntos más importantes.
Combata este desorden creando un sistema de organización que identifique fácilmente los asuntos más importantes del día. Un sistema de archivo, ya sea en su escritorio o en línea, puede ayudar a priorizar lo que debe ser atendido primero.
Ambiente
El entorno de trabajo que te rodea puede ser una fuente importante de interrupciones en tu día. Puede tener demasiado calor o demasiado frío; la iluminación sobre su cabeza puede causarle dolores de cabeza; su silla puede resultar incómoda; o las conversaciones de sus compañeros de trabajo pueden llevarse a su espacio de trabajo.
Lamentablemente, algunas de esas cosas pueden estar fuera de su control, pero consulte con los departamentos de operaciones de construcción o de recursos humanos de su empresa. A veces, se pueden configurar estaciones de trabajo más ergonómicas para reducir o eliminar la fatiga visual. Un ventilador o calentador portátil puede ayudar a regular los problemas de temperatura. Y, si el ruido de los compañeros de trabajo es realmente una distracción, hable con un supervisor al respecto o invierta en un par de auriculares para ahogarlo.
Usted mismo
¿Le sorprende encontrarse en esta lista? No lo estés. A veces somos nuestro peor enemigo cuando se trata de prácticas de gestión del tiempo. Respondemos un mensaje de texto de un amigo. Nuestra mente se desplaza hacia la cena o los planes nocturnos. Procrastinamos en una fecha límite.
Esfuérzate por mantenerte concentrado, pero no te rindas si resbalas momentáneamente. Elimina la distracción y haz algunos ejercicios de respiración profunda para volver a concentrarte.
Resumen de la lección
Las interrupciones en el lugar de trabajo se presentan de muchas formas. Algunos pueden regularse, como desactivar las notificaciones por correo electrónico o silenciar un teléfono. Algunas son más difíciles de administrar, como la aparición de personas inesperadas que buscan charlar. Manejar cada tipo de distracción requiere pensar un poco sobre la mejor manera de reducir o eliminar la distracción. Las interrupciones ambientales como la temperatura, la iluminación o el ruido de un compañero de trabajo pueden significar modificar su entorno de trabajo o invertir en auriculares para bloquear el ruido. Tratar el desorden como una interrupción se maneja mejor implementando un sistema de prioridad para manejar los asuntos importantes primero. La tecnología, aunque útil, se puede regular silenciando las notificaciones e imponiendo límites al uso de la web y de su teléfono inteligente.
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