La necesidad de una comunicación clara
La comunicación clara siempre es importante, pero en ninguna parte más que en una organización empresarial ágil. La agilidad se basa en la colaboración y la flexibilidad; exige el libre flujo de información, actualizaciones, retroalimentación, evaluación y reevaluación.
La comunicación clara ofrece información y una forma de contextualizarla. También permite a los miembros del equipo anticipar situaciones, desarrollar sus respuestas de manera oportuna y reflexiva y estar más comprometidos. Probablemente, lo más importante es que las comunicaciones claras generan sentimientos de compromiso y confianza dentro del equipo y la organización.
Métodos ágiles de comunicación
Repasemos algunos métodos de comunicación utilizados en una organización ágil.
Conversación cara a cara
La comunicación cara a cara es espontánea, breve y concisa, lo que permite una respuesta rápida a las necesidades, los problemas y los datos en tiempo real a medida que ocurren.
Cuatro puntos esenciales lo ayudarán a maximizar la comunicación cara a cara:
¿Qué es un modelo de Comunicación Semántico?
- Antes de participar, tenga claro lo que quiere decir y cómo quiere que la persona responda.
- Sea claro y completo sin dejar de ser lo más conciso posible. A veces pasamos por alto puntos clave, asumiendo que otras personas entienden.
- Escuche atentamente la respuesta de sus oyentes. La comunicación incluye tanto hablar como escuchar.
- Sea comprensivo. A veces damos forma a lo que decimos para solicitar la respuesta que queremos. Con la información completa, podemos obtener una respuesta más completa, que es una parte esencial de la organización ágil.
Tableros de progreso
La comunicación visual es otro método posible. La gama de tableros de comunicaciones visuales incluye tableros de progreso, tableros de tareas, tableros Scrum y más. En esta era visual, registrar el progreso, las tareas, los logros y los obstáculos significa que podemos compartir información clave de forma rápida y simultánea. También ofrecen acceso, visibilidad y transparencia, lo que mejora el sentido de participación y comunidad.
- Los tableros de progreso se pueden configurar de varias formas, pero su función esencial es establecer tareas con un proyecto, establecer un cronograma y realizar un seguimiento del progreso y los problemas a medida que surgen.
- Los tableros Scrum simples pueden usar una pared en blanco y notas Post-It de diferentes colores. Algunos usan pizarrones, pizarrones o incluso pizarrones electrónicos. Pero el concepto básico es brindar a todos acceso a información precisa y actualizada regularmente, manteniendo a todos al tanto.
Herramientas colaborativas
Encuentre las herramientas de colaboración adecuadas que funcionen mejor para su proyecto en su entorno. La comunicación es la clave para mantener motivados y empoderados a los miembros de la comunidad ágil.
Entre las herramientas colaborativas, Google Drive y Dropbox permiten que la información y los archivos sean compartidos instantáneamente por una fuerza de trabajo móvil y remota.
Las nuevas aplicaciones de herramientas colaborativas están disponibles regularmente, y cada una tiene sus habilidades y enfoques únicos.
- Slack es una herramienta de equipo basada en la nube particularmente útil para equipos con trabajadores remotos.
- HipChat es similar pero puede integrar Dropbox, Facebook y Google Drive.
- Basecamp incluye el acceso del cliente a las distintas vías de comunicación.
- DialMyCalls usa llamadas telefónicas o mensajes de texto para permitir notificaciones masivas.
RedBooth, Wrike, Skype, FlowDock y otros tienen cada uno su enfoque, y las nuevas aplicaciones se unen a ellos regularmente.
Modelo de Comunicación de Roman Jakobson
Comentarios externos e internos
La agilidad depende de la respuesta a la retroalimentación, tanto interna como externa. Ser ágil no es un destino, sino un viaje. No hay mejor herramienta para informar la dirección de su viaje que los comentarios.
Obtener retroalimentación periódica y específica de fuentes externas, como clientes, clientes potenciales y otros, contextualiza la información interna y viceversa. Ambos pueden abordar el mismo tema pero desde diferentes perspectivas. Piense en usar dos dispositivos de rastreo diferentes para triangular una señal y encontrar su fuente; Ambas ubicaciones ofrecen información útil, pero solo combinándolas podrá encontrar las respuestas que necesita.
Ventajas y desventajas de los métodos de comunicación ágiles
Las ventajas de los métodos de comunicación ágiles son que cada miembro de la organización se mantiene actualizado con información completa y transparente, lo que permite la flexibilidad y creatividad que requiere este entorno. La organización ágil ofrece respuestas únicas a los problemas, incluso cuando esas respuestas cambian regularmente a las necesidades inmediatas.
La desventaja de los métodos de comunicación ágiles es que pueden, si no se controlan cuidadosamente, crear flujos interminables de reevaluación y ajuste que a veces hacen que los proyectos se salgan de control.
Resumen de la lección
La agilidad exige el libre flujo de información, actualizaciones, comentarios, evaluaciones y reevaluaciones para respaldar la flexibilidad y la creatividad. La buena comunicación ofrece claridad, información, contexto y permite a los equipos anticipar situaciones y desarrollar respuestas. Algunos métodos de comunicación ágiles incluyen:
Comunicación Motivacional: Definición, Características y Ejemplos
- La comunicación cara a cara es espontánea, breve y concisa, lo que permite una respuesta rápida a las necesidades en tiempo real. Sepa lo que quiere decir, sea claro, escuche con atención y sea comprensivo.
- Los tableros de comunicaciones visuales ayudan a trazar el progreso, las tareas, los logros y los obstáculos de forma rápida y simultánea. Los tableros de progreso establecen tareas, establecen horarios y hacen un seguimiento del progreso y los problemas. Las paredes, pizarrones, pizarrones o incluso pizarrones electrónicos de Scrum pueden brindar a todos acceso a información precisa y actualizada regularmente.
- Las herramientas colaborativas como Google Drive y Dropbox permiten compartir información y archivos instantáneamente en todo el mundo. Las nuevas aplicaciones de herramientas colaborativas como Slack, HipChat, Basecamp y DialMyCalls ofrecen formas específicas de transmisión de comunicación.
La agilidad depende de la retroalimentación tanto interna como externa. La retroalimentación de fuentes externas contextualiza la entrada interna y viceversa. Los métodos de comunicación ágiles mantienen a todos actualizados con información completa y transparente, pero pueden crear corrientes inoportunas de reevaluación y ajuste.
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