Cuentas de control: Definición y usos

Publicado el 18 septiembre, 2020

¿Qué es una cuenta de control?

Una cuenta de control es una cuenta dentro del libro mayor (GL) que suma los saldos en las cuentas subsidiarias. Un libro mayor puede contener cientos (a veces miles) de cuentas y subcuentas. Tratar de incluir todos estos en el libro mayor puede hacer que sea inviable, por lo que se utiliza una cuenta de control.

Como veremos más adelante en esta lección, la cuenta de control también es una herramienta útil de conciliación entre los datos detallados de ventas y compras y los totales eventualmente publicados en el Libro mayor.

Tipos de cuentas de control

Digamos que tiene una empresa mediana. En un momento dado, ha otorgado crédito a 2500 clientes. Las personas que le deben dinero se llaman deudores . Con un número tan grande de deudores, saturaría el libro mayor (GL) con 2.500 cuentas individuales. Para simplificar el lío, puede crear tanto una cuenta de control como un libro auxiliar para sus deudores. Veremos más de cerca el libro mayor subsidiario más adelante en esta lección.

La cuenta de control de los deudores es una cuenta en el GL que muestra el total de todas las transacciones con los deudores. Las entradas aún deben realizarse utilizando el método de doble entrada (crédito o débito), pero se ingresan los siguientes totales:

  • Los totales del diario de ventas o la cantidad total de crédito otorgado.
  • Importe total que los deudores han pagado a la empresa.

No solo podría tener varias cuentas de deudor, sino que también podría tener una gran cantidad de entradas de cuentas por pagar. Al igual que la cuenta de control de los deudores, muestra:

  • Saldos de cuentas bancarias
  • Compras totales

Juntemos ambos, lo que puede ver en estas tablas que aparecen aquí en su pantalla. Primero, tenemos la cuenta de control del deudor y luego tenemos la cuenta de control del acreedor:

Cuenta de control de los deudores

DébitoCrédito
Balance anterior2,300Banco9,600
Ventas totales32,500Transferir saldo25,200
TOTAL34,800TOTAL34,800

Cuenta de control de los acreedores

DébitoCrédito
Saldo bancario12,320Balance anterior12,000
Transferir saldo6,340Compras totales6,660
TOTAL18,660TOTAL18,660

La cuenta de control de existencias , que resume las transacciones relacionadas con el inventario y las existencias, sigue el mismo principio que las cuentas de control de los deudores y acreedores. No necesitamos enumerar cada artículo de nuestro inventario en el GL. En su lugar, creamos una cuenta de control de existencias. Aún necesita tener asientos de diario para transacciones de acciones (compra, venta o devolución), pero puede hacer uso de los totales de control en el Libro mayor.

¿Dónde están las entradas individuales?

El hecho de que resuma todos los deudores y acreedores no significa que no tenga que registrar cada entrada para cada entidad. Las transacciones y los asientos aún deben registrarse en otro libro mayor.

Este subconjunto de datos es un libro mayor por derecho propio. ¿Recuerda cuando nos referimos a las cuentas de control y al libro mayor auxiliar? El libro mayor auxiliar contiene una cuenta para cada deudor y acreedor.

Eche un vistazo a la muestra que aparece aquí. Los totales anteriores vendrían de un diario contable como este:

Diario de ventas

FechaDeudorCARNÉ DE IDENTIDADVentas totales
1/5Melbourne Contractors, Inc.M2416,235
1/5Removedores de rata almizcleraM16895
1/10Señor ChanQ0515,370
TOTAL32,500

También deberíamos tener un libro mayor subsidiario de acreedores, como el libro mayor de deudores que acabamos de mostrar. Después de todo, la cuenta de control no pretende evitar el registro de todas las entradas; está destinado a limpiar el GL y proporcionar otra herramienta de reconciliación.

Recordemos que nuestras ventas totales ingresadas en la cuenta de control de los deudores fueron 32,500. Esto coincide con la entrada de diario de las ventas individuales. Si no se hubieran equilibrado, habría un problema. Sin embargo, la cuenta de control nos ayuda a poner realmente nuestros números en orden y asegurar que todo salga bien.

Mas control

Las cuentas de control no solo liberan el desorden en el libro mayor, sino que también ayudan a conciliar los libros. Digamos que totalizó las cuentas de los deudores y lo comparó con el saldo de cierre del período anterior. Si este total no coincide con el total de las cuentas de deudores individuales, entonces sabrá que hay un error que debe corregirse. Antes de informar un valor erróneo, puede volver atrás y solucionar el problema.

Resumen de la lección

Muy bien, tomemos un momento para revisar lo que hemos aprendido. En lugar de incluir todas las cuentas y subcuentas en el libro mayor, los contables pueden usar una cuenta de control . Esta cuenta resume y combina cuentas subsidiarias de un tipo determinado. Los tipos comunes incluyen las cuentas de control de los acreedores y las cuentas de control de los deudores , que resumen los pagos adeudados por los deudores.

También puede utilizar una cuenta de control de existencias para resumir las transacciones relacionadas con el inventario y las existencias. Aún necesita capturar los detalles; Estos son parte de un libro auxiliar , que contiene una cuenta para cada deudor y acreedor. ¡Es importante recordar que todos los valores deben conciliarse!

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