Control de inventario: políticas y procedimientos

Control de inventario

Inventario es el término utilizado en la manufactura y la logística para describir bienes que son insumos para la producción, productos terminados o productos que están en proceso de fabricación. Dado que los artículos del inventario son bienes físicos, son susceptibles de vencimiento, robo, daño u otros tipos de pérdida.

Además de proteger su inventario, las empresas quieren asegurarse de tener suficiente para satisfacer la demanda, de lo contrario pueden perder ventas. Por otro lado, mantener demasiado inventario es costoso, no solo por el riesgo de daño o pérdida, sino por el espacio requerido para almacenarlo. La gestión del volumen de inventario y las políticas, procedimientos y controles internos que protegen el inventario se denomina control de inventario .

Políticas y procedimientos de control de inventario

El control de inventario se puede dividir en dos partes. La primera parte es cómo proteger el inventario y la segunda se trata de producir la cantidad correcta. En esta lección, nos centraremos en proteger el inventario.

Protección de inventario

La protección del inventario se trata de saber «cuánto» y «cuántos años». Para controlarlo, obviamente necesita saber cuánto hay, cuánto se produce y cuánto se vende. Siempre que esos tres números no puedan dar cuenta del inventario, existe un problema de deslizamiento. El deslizamiento es el inventario que se pierde, sin importar el motivo (es decir, dañado, extraviado, robado).

Hay una serie de políticas y procedimientos obvios que existen para proteger el inventario. Por ejemplo, el inventario de alto valor (la definición de alto valor de una empresa puede variar) debe mantenerse en un lugar seguro y cerrado. Cuando se recibe el inventario (o las herramientas para hacer el inventario) en el almacén, generalmente se realiza una combinación de tres vías . Una coincidencia de tres vías es hacer coincidir el documento de recepción (como un conocimiento de embarque), la factura (la factura) y la cantidad real de bienes recibidos. Dado que la factura se usa para saber cuánto agregar a los registros de inventario, si no coincide con la cantidad real recibida, los registros de inventario estarán desactivados.

Otra política importante es contar físicamente el inventario dependiendo de cuánta seguridad se desee con respecto a la precisión del conteo. En un momento dado, la mayoría de las organizaciones saben cuánto inventario tienen porque, en algún momento, lo contaron todo. Detienen la producción y la venta para obtener un recuento exacto. Por lo general, incluso se cuenta dos veces. Los contables y gerentes sabrán exactamente cuánto tienen.

Después de que se realiza un recuento físico, se realiza un seguimiento de los niveles de inventario agregándolo a medida que ingresa a la tienda y restándolo a medida que se vende o se pierde a sabiendas. A menudo hay un recuento de inventario en papel . Un recuento de papel es la cantidad de inventario en los registros basado en un recuento físico anterior y luego calculado para sumas y restas. Sin embargo, ese recuento de papel puede diferir del recuento físico , que es la cantidad física real de inventario que existe. Pueden diferir porque el inventario se pierde de una manera que no se tiene en cuenta en las sumas y restas utilizadas para el recuento de papel.

Por qué es importante contar con un inventario preciso

Tener un recuento exacto del inventario es importante por varias razones.

• Se encuentra en el balance general : para conocer el valor del inventario, necesitamos saber cuánto existe. La contabilidad precisa es la primera razón importante para tener registros de inventario precisos.
• Maximizar las ganancias : pronosticar los niveles óptimos de inventario es importante cuando se trata de maximizar las ganancias. Obviamente, si quiere asegurarse de producir suficiente inventario, necesita saber cuánto tiene que está terminado, cuánto tiene en proceso y cuántas materias primas tiene para producir más.
• Seguimiento preciso : el seguimiento preciso del inventario es esencial para identificar problemas como pérdidas y robos. Si hay algo en el proceso de producción que está desperdiciando inventario y resulta en pérdidas, o si hay robo, la única forma de saber si el inventario se ha agotado es saber cuánto debería existir. No puedes proteger lo que no sabes que tienes.

Resumen de la lección

En esta lección, discutimos políticas y procedimientos importantes para el control de inventario . El inventario incluye bienes que son insumos para la producción, productos terminados o productos que están en proceso de fabricación. Definimos conceptos importantes relacionados con el inventario, como el deslizamiento o el inventario que se pierde por cualquier motivo; coincidencia de tres vías , que es un procedimiento que compara la cantidad de la factura, la cantidad de documentos recibidos y el recuento físico del nuevo inventario; inventario físico , la cantidad física real de inventario disponible; e inventario de papel , o el inventario calculado basado en un recuento físico previo, adiciones y restas.

También discutimos por qué es tan importante tener una gestión de inventario precisa. Primero, necesitamos un inventario preciso para tener estados financieros precisos. En segundo lugar, necesitamos recuentos de inventario precisos para poder pronosticar con precisión la producción. Finalmente, necesitamos tener registros de inventario precisos para que podamos identificar el inventario ineficiente, dañado o perdido. Como uno de los activos más valiosos en el balance de una empresa, el inventario debe protegerse y administrarse con políticas, procedimientos y controles claros.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador