Ventas y marketing
Los hoteles son lugares de moda para eventos, como bodas y conferencias. Los principales hoteles ofrecen no solo espacios para conferencias y eventos, sino también habitaciones de hotel, salones e incluso actividades, todo en un solo lugar.
Los hoteles no pueden ignorar que muchos salones de catering y centros de conferencias ofrecen características y comodidades similares. Un gerente de ventas de hoteles con experiencia comprende que existe competencia y empleará estrategias de marketing inteligentes para atraer a los mercados objetivo de ocio y negocios en su dirección.
A continuación, se muestran algunas formas en que los vendedores de hoteles atraen a sus mercados objetivo. Por un lado, buscan clientes calificados. Un cliente potencial calificado es un cliente potencial que involucra a un cliente que puede pagar el precio del evento y está dispuesto a comprometerse. Hay varias formas de localizar a este cliente.
El cliente de ocio es un cliente que reserva eventos por placer, como bodas, aniversarios y despedidas de soltera. Una buena forma de localizar a este cliente es a través de espectáculos nupciales, boutiques nupciales, planificadores de eventos privados y campañas publicitarias. No olvide los sitios de redes sociales como Facebook e Instagram.
El cliente empresarial reserva eventos como conferencias y seminarios. Estos eventos difieren de los eventos de ocio porque con frecuencia involucran noches prolongadas en las habitaciones y un amplio servicio de comidas, como desayuno, refrigerios, almuerzo y cena. El marketing para este grupo es algo diferente y requiere un enfoque único. Algunas formas de atraer al cliente comercial incluyen referencias de clientes existentes, programas de recompensas para planificadores de eventos y llamadas en frío a los planificadores dentro de la corporación.
Una vez que un cliente elige el hotel como su lugar, hay mucho más por hacer. Veamos qué pasa a continuación.
Fase de investigación y diseño
Hay varios pasos involucrados en la planificación de un evento. Para esta lección, usaremos el ejemplo de la boda de Heather y Sebastian. Una vez que la pareja elige el hotel, la gerente de ventas del hotel, Janet, se pone manos a la obra.
Janet comienza con la primera etapa del proceso de planificación. Esto se conoce como investigación e implica hacer preguntas a los clientes para determinar sus necesidades y deseos, así como su presupuesto y cronograma. En esta etapa, Janet hace preguntas importantes y continuamente confirma cada decisión que toman Heather y Sebastian a lo largo de la conversación.
Para una boda, Janet puede preguntar:
- Fecha y hora
- Número de invitados invitados
- Cantidad de habitaciones necesarias
- Número de lugares necesarios para el ensayo y la cena de boda
- Presupuesto
- Tema
- Opciones de alimentos y bebidas
- Esquemas de color de la ropa de mesa
- Preferencias de flores
- Preferencias de entretenimiento
Una vez que Heather y Sebastian deciden sus opciones, Janet prepara una RFP o Solicitud de propuesta . Este es un presupuesto de los servicios que el organizador de eventos propone al cliente e incluye todo lo discutido y decidido. Cuando Heather y Sebastian estén preparados para comprometerse, aceptarán la RFP y celebrarán un contrato mediante una Orden de evento de banquete, generalmente haciendo un depósito para el evento.
Ahora que Janet tiene el contrato en vigor, pasa al siguiente paso de la planificación, la fase de diseño . Aquí es donde Janet comienza a trabajar en el evento eligiendo los aspectos de diseño para crear el tema. Para Heather y Sebastian, esto significa un tema náutico. Janet elegirá colores, texturas y elementos específicos que darán vida al tema náutico.
Fase de planeamiento
Contrariamente a la intuición, la fase de planificación viene a continuación. Esta es la fase en la que el vendedor debe considerar el presupuesto junto con todos los detalles que rodean la solicitud del cliente. Ahora que Janet tiene la investigación y el diseño en mente, tendrá que planificar cuidadosamente los componentes de la boda dentro del presupuesto del cliente. Esto puede significar un presupuesto ilimitado donde se necesitan pocos cambios o modificaciones. O puede significar mantenerse dentro de un presupuesto ajustado.
Esto también significa confirmar la disponibilidad del lugar, las habitaciones del hotel y el servicio de comidas, así como coordinar el transporte para los huéspedes, si es necesario.
Fase de coordinación
A medida que se acerca el gran día, Janet se pone en contacto con Heather y Sebastian para asegurarse de que nada haya cambiado. Si nada ha sucedido, Janet está bien encaminada hacia la fase de coordinación . Por lo general, esto comienza aproximadamente un día después del evento real. En esta fase, Janet organiza con la recepción cualquier solicitud especial para las habitaciones reservadas del hotel, como la entrega de bolsas de obsequios a las habitaciones o la colocación de champán en la suite nupcial.
Ella también proporciona a Heather y Sebastian, y eventualmente al departamento de servicio de comidas del hotel, un BEO , o Banquet Event Order . Este es un contrato legalmente vinculante y es el pedido real de todos y cada uno de los alimentos y bebidas necesarios de la cocina. En este caso, habrá una cena de ensayo, una cena de bodas y un brunch al día siguiente de la boda. Se completará un BEO por separado para cada evento.
A continuación, se muestra parte de la información que podemos esperar encontrar en un BEO:
- Sala donde se realizará el evento
- Tipo de funcion
- Fecha y hora
- Número de asistentes esperados
- Número de asistentes garantizados
- Detalles del menú con precios
- Solicitudes audiovisuales
- Cualquier solicitud especial
Es importante tener en cuenta que la cantidad de invitados esperados y la cantidad de invitados garantizados pueden diferir. Normalmente, el planificador invitará a una cierta cantidad de personas sabiendo que habrá cancelaciones. El gerente de ventas recibe esto y le pedirá que aunque por ejemplo se esperan 100 personas, el cliente debe garantizar que pagará por un mínimo de 80 personas. Si asisten más, el cliente será responsable de pagar por los invitados adicionales.
Fase de ejecución
La fase de ejecución ocurre el día o días del evento. Aquí es cuando tiene lugar el evento y puede ser la más estresante de todas las fases. Para los eventos de la boda de Heather y Sebastian, Janet está en el hotel asegurándose de que todo se ejecute a la perfección. Ella también está disponible para resolver cualquier problema o problema que surja.
Por lo general, un evento bien planificado se desarrolla sin problemas. Si todas las etapas del evento se han planificado bien, la boda de Heather y Sebastian será una noche y un fin de semana que recordarán para siempre.
Resumen de la lección
En esta lección, aprendimos sobre el ciclo de planificación de eventos . Este ciclo implica realizar una investigación sobre las necesidades, deseos y, lo más importante, el presupuesto del cliente. Una vez que se realiza la investigación, el vendedor hace planes específicos para el evento. Una vez que se realiza la planificación, se lleva a cabo la coordinación del evento y generalmente comienza con una Orden de evento de banquete que firma el cliente y se entrega al gerente del servicio de alimentos. El día del evento, el vendedor estará en el lugar para resolver cualquier problema y ayudar en la ejecución del evento para superar las expectativas del cliente.
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