Factores que afectan la comunicación de grupo y equipo

La comunicación grupal y sus factores

Piense en la última vez que formó parte de un grupo; tal vez fue social, tal vez para la escuela o tal vez en el trabajo. Independientemente de la situación, probablemente no tenga que pensar mucho en el pasado. La mayoría de nosotros interactuamos en grupos varias veces al día, y cuanto más grande sea el grupo, más compleja se volverá la comunicación. Incluso en la comunicación uno a uno, los malentendidos y las malas comunicaciones son inevitables. Imagínese lo difícil que es comunicarse de forma clara y eficaz en un grupo. Los siguientes cinco factores son esenciales para comprender la dinámica de la comunicación grupal.

Primero, aclaremos algo importante: la dinámica de la comunicación grupal no se basa únicamente en cinco factores. Hay cientos de factores que pueden influir en la calidad de la comunicación, y cuanto más grande es el grupo, mayor es la cantidad de factores e interacciones que afectan el mensaje que se comparte. Pero estos cinco son sin duda los más frecuentes e importantes.

Historia y cohesión del grupo

Imagínese que es miembro de dos grupos diferentes, cada uno tratando de resolver el mismo problema. Un grupo es usted y otros cuatro compañeros en el primer día de una nueva clase, y el instructor asignó al grupo al azar a todos los miembros. El otro grupo es usted y cuatro de sus amigos cercanos. ¿Qué grupo crees que tendría la mejor comunicación?

Probablemente esté diciendo el grupo de usted y sus amigos, y probablemente tenga razón. Pero, ¿por qué es eso? Piense en todos los mecanismos de comunicación que ya conoce acerca de sus amigos; es posible que sepa cuando uno de sus amigos está pensando en algo, pero no dice nada. Es posible que sepa que uno de sus amigos tiende a pensar en voz alta, por lo que, si bien puede decir algo que suena bien, es posible que no sea una idea totalmente examinada.

Todas estas complejidades de la comunicación son fundamentales para aprender, y si tiene un grupo cohesionado, todos han tenido la oportunidad de aprender los estilos de comunicación de los demás. En un grupo nuevo, ningún miembro es consciente del estilo del otro miembro, lo que puede aumentar la falta de comunicación.

Contexto

Nuevamente, imaginemos que es miembro de dos grupos diferentes. Uno es un equipo de trabajo formal, formado por su jefe para crear una nueva política. El otro es un grupo de amigos que planea un viaje por carretera. ¿Cuál crees que se comunicará de forma más eficaz? A los efectos de esta comparación, supongamos que sus compañeros de trabajo y todos han trabajado juntos durante al menos cinco años. En cuanto a conocer los estilos de comunicación individuales, conoce a sus colegas tan bien como conoce a sus amigos. Pero, ¿qué grupo crees que se comunicará de manera más eficaz?

La mayoría de las veces, será el grupo de amigos que planean un viaje por carretera. ¿Pero por qué? Si conoce a los miembros del grupo igual de bien en ambas situaciones, ¿por qué un grupo se comunicaría mejor que el otro? La respuesta es el contexto o, dicho de otra manera, por qué se está comunicando.

Cuando formas parte de un equipo de trabajo, tienes la presión de encontrar la mejor o la mejor respuesta. Hay responsabilidad. Hay consecuencias que podrían importar. Pero ¿qué pasa con tus amigos? La planificación de un viaje por carretera puede ser intensa, pero el contexto es diferente; es por diversión, no por trabajo. Esto significa que la forma en que se comunican entre sí será diferente. En el grupo de trabajo, si alguien dice algo con lo que no está de acuerdo, puede desafiarlo y comenzar un debate. Con su grupo de amigos, si no está de acuerdo con algún aspecto del viaje, puede decidir, ‘no importa; es solo un viaje por carretera ‘.

Grado de propósito y metas compartidos

En muchos sentidos, el grado de propósito compartido está vinculado a la motivación que tiene cada individuo del grupo para comunicarse de manera eficaz. Para que la comunicación grupal sea efectiva, cada miembro del grupo debe tener una razón para participar y compartir sus pensamientos, preocupaciones e ideas. La forma más fácil de hacer que esto suceda es que el equipo identifique un propósito y objetivos compartidos, y tal vez incluso el costo compartido del fracaso.

Esto es más importante en equipos profesionales. Si usted y sus amigos están decidiendo dónde ir a cenar, puede tener el miembro que diga ‘No me importa a dónde vayamos, solo tengo hambre y quiero comer’. Esa es una mala comunicación en el entorno profesional, y probablemente no sucedería si todos supieran que su desempeño laboral se basaría en el desempeño del grupo. Tener una conversación abierta sobre lo que cada miembro puede ganar y perder en función del desempeño del grupo puede ayudar a fomentar una buena comunicación.

Entorno externo y miembros individuales

Tomemos como ejemplo uno de los grupos que hemos usado, su equipo de trabajo redactando una nueva política corporativa, y pongámoslo en dos entornos diferentes. En un entorno, todos están sentados alrededor de una mesa circular en una sala de conferencias tranquila. En el otro escenario, estás sentado en un bar. ¿Qué entorno crees que es mejor para la comunicación grupal?

Esto debería ser obvio. Sentarse donde todos puedan mirar a todos es mucho mejor para la comunicación que sentarse uno al lado del otro en un bar. El medio ambiente puede jugar un papel crucial en la calidad de la comunicación y es algo que debe tenerse en cuenta al planificar reuniones y debates.

Por último, pero ciertamente no menos importante, están los estilos de comunicación individual de los miembros del equipo. Desafortunadamente, no existe una manera fácil de identificar los estilos de comunicación de las personas. De hecho, muchos de nosotros ni siquiera somos conscientes de cómo nos gusta comunicarnos. Pero cualquier miembro de un grupo que sea extra asertivo o extra pasivo puede cambiar la dinámica del grupo al limitar la discusión y los temas que se introducen en la discusión.

Resumen de la lección

En esta lección, analizamos cinco factores clave que influyen en la comunicación grupal. Estos cinco factores fueron:

1. Historia y cohesión del grupo
2. Contexto , o por qué te estás comunicando
3. Grado de objetivos compartidos de metas
4. El entorno externo
5. Miembros individuales

Si bien esta lista puede incluir muchos de los factores más importantes, ciertamente no incluye todo lo que influye en la calidad de la comunicación en un grupo.

La próxima vez que se encuentre en un grupo, piense en estos cinco factores y vea si puede identificar cómo influyen en la decisión que se está tomando o en la dirección de la conversación. Si puede, entonces está en camino de mejorar la comunicación de su grupo.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador