Fomentar la comunicación y los comentarios de los miembros del equipo

Hablarlo

Greg está tratando de llamar la atención de su jefe para discutir sus tareas en un próximo proyecto de equipo en el trabajo y hasta ahora no va muy bien. Envió un correo electrónico, pero su jefe nunca respondió. Él programó una reunión, pero fue cancelada. Trató de hablar en la reunión semanal del equipo, pero fue ignorado. Incluso escribió un memorando y lo dejó en el escritorio de su gerente, pero no ha sido reconocido. ¿Qué debe hacer un empleado desesperado?

Greg parece estar trabajando en un entorno donde no se valoran las líneas abiertas de comunicación. En esta lección, veremos más de cerca las estrategias que los líderes pueden usar para mantener abiertas las líneas de comunicación y cómo se puede alentar a los miembros del equipo a ofrecer sus propios comentarios sobre el liderazgo, las metas, los objetivos y el desempeño de una empresa.

Mantener la comunicación abierta

Todo gerente quiere empleados felices y un ambiente de trabajo productivo. La buena comunicación puede contribuir positivamente a ambos. A continuación, se ofrecen algunos consejos para que los gerentes mantengan abierta la comunicación.

1. Apoyar una política de puertas abiertas

Una cosa es decir “Mi puerta está siempre abierta” y otra es hacerlo. ¿Cuántas veces ha pasado por las oficinas de los gerentes solo para ver su puerta cerrada? Esto envía un mensaje de que los gerentes no son receptivos a ser interrumpidos y también crea una barrera física real entre la gerencia y los empleados.

Una política de puertas abiertas en la que los miembros del equipo se sientan libres de acercarse a los demás fomenta la comunicación regular y continua en lugar de la comunicación restringida a las reuniones semanales. Esto permite a los empleados buscar y encontrar soluciones a los desafíos del proyecto de inmediato, creando un entorno de trabajo más eficiente. También apoya la transparencia y la idea de que la dirección es parte del equipo.

2. Dar la palabra a todos

Todos hemos estado en reuniones en las que una o dos personas dominan la conversación y nos convertimos en oyentes en lugar de colaboradores. Los gerentes tienen aquí la oportunidad de llevar a cabo reuniones que buscan la opinión de todos los empleados. Un buen truco consiste en emplear la técnica del grupo nominal , un método de lluvia de ideas que incluye a todos los miembros del equipo. La técnica de grupo nominal funciona recopilando ideas de cada miembro del equipo y luego analizando cada sugerencia. Para los miembros del equipo que pueden ser reacios a hablar, puede ser una estrategia eficaz para incluirlos.

3. Crear propiedad individual

Cuando los miembros del equipo sientan que son dueños de su parte de un proyecto, será más probable que estén completamente comprometidos y comunicativos. Cuando los miembros del equipo no se sienten dueños de un proyecto, pueden participar de una manera más pasiva, permitiendo que otros carguen con la carga de la comunicación. Para muchos empleados, la creación de un rol de liderazgo en su parte del entorno del equipo crea un sentido de responsabilidad que aceptarán con los brazos abiertos y se comunicarán libremente.

4. Trabaja en la sinergia de tu equipo

Los empleados que se sientan parte de un equipo unido harán un mejor trabajo comunicándose abiertamente porque se sienten más cómodos en el lugar de trabajo del equipo. Puede lograr esto a través de actividades de formación de equipos dentro o fuera de la oficina, incluidos los desafíos de la sala de escape, pistas de obstáculos, oportunidades de capacitación o simples reuniones informales.

Cada reunión de un equipo no tiene que estar centrada en el trabajo. A veces, las reuniones con un enfoque principalmente social pueden ayudar a unir a los empleados y darles la oportunidad de conocerse entre sí, lo que crea una mayor sinergia de equipo a largo plazo.

5. Utilice varios canales

¿Qué tipo de herramientas de comunicación les ha dado a sus empleados? La implementación de numerosas opciones puede facilitar que los empleados elijan la que mejor se adapte a su estilo, sin dejar de mantener abierta la comunicación con el equipo.

Para la mayoría de las empresas, el correo electrónico es típico, pero hay muchas otras opciones, que incluyen conferencias telefónicas, videoconferencias, espacios de trabajo en línea, software de administración de tareas y programas de chat. Elija los que mejor se adapten a la dinámica de su equipo, pero brinde algunas posibilidades para que todos estén al tanto.

Fomentar la retroalimentación

Otro problema común en la comunicación en el lugar de trabajo es la oportunidad de dar y recibir comentarios. La retroalimentación de los empleados a la gerencia ayuda a prevenir fallas en el equipo al encontrar y corregir fallas e identificar formas de ser más eficientes. A continuación, se ofrecen algunos consejos para animar a sus empleados a que le den su opinión.

1. Pídelo

Puede parecer obvio, pero muchos gerentes no reciben comentarios simplemente porque no los piden. Puede ser abierto y receptivo a los comentarios, pero ¿lo saben sus empleados? Pídales que llenen encuestas y cuestionarios. Utilice casillas de encuesta anónimas ubicadas en la oficina o una línea directa anónima o una bandeja de entrada de correo electrónico donde se puedan enviar sugerencias. Exprese su opinión en las reuniones y anime a los empleados a hablar sobre comentarios específicos que fortalecerán el lugar de trabajo.

2. Actúa

Una de las formas más rápidas de disuadir a los empleados de dar retroalimentación es no actuar en función de la retroalimentación que recibe. Envía el mensaje a sus empleados de que sus comentarios no se valoran y, si no se valoran, ¿por qué volverían a aportar comentarios? Tal vez la retroalimentación proporcionada no sea algo que usted considere factible o necesario. Independientemente, sigue siendo importante escuchar atentamente la información que se proporciona, investigarla y hacer un seguimiento con el empleado que la proporcionó.

3. Utilice reuniones de seguimiento

Una vez que se ha completado un gran proyecto, realizar una autopsia en la que los miembros del equipo puedan reflexionar sobre las partes buenas y malas del proyecto puede fomentar la retroalimentación. Aquí está creando un entorno abierto de diálogo donde los miembros del equipo pueden hablar sobre las cosas que necesitan mejorar y lo que se debe hacer de manera diferente la próxima vez. Proporcione café y bocadillos para ayudar a establecer un tono informal en el que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus opiniones.

Resumen de la lección

Mantener líneas abiertas de comunicación y fomentar la retroalimentación de los empleados son herramientas importantes para el éxito empresarial y del equipo. La comunicación funciona mejor con una política de puertas abiertas para todos los empleados. En un entorno de equipo, la técnica de grupo nominal le da a cada asistente la oportunidad de participar. Usar múltiples herramientas de comunicación y trabajar en sinergia en equipo también puede facilitar una mejor comunicación. Cuando la retroalimentación es el problema, los gerentes pueden alentar a sus empleados pidiendo retroalimentación directamente y luego tomando medidas cuando sea necesario. Las reuniones de seguimiento también pueden ser una herramienta eficaz para solicitar comentarios de los empleados.