Gestión de tareas frente a gestión de proyectos

Gestión de tareas frente a proyectos

Imaginemos que está planeando organizar una cena para sus amigos este sábado. Como no organiza cenas todas las noches, se trata de una empresa temporal y única con un calendario y un presupuesto fijos; en otras palabras, un proyecto. Por tanto, eres un director de proyecto.

Para llevar a cabo la fiesta, participará en la gestión de proyectos , un proceso para gestionar un ciclo de vida completo de un proyecto, en este caso una cena. El ciclo de vida de un proyecto incluye el inicio, la planificación, el diseño, la ejecución, el seguimiento, el control y el cierre de un proyecto. La gestión de proyectos está limitada por el alcance, los requisitos de calidad, el cronograma y el presupuesto de un proyecto. La gestión de proyectos no debe aplicarse a las actividades de rutina.

Una vez que decida organizar una cena, debe crear un plan e identificar todas las tareas que deben completarse antes de la fiesta. Una de las tareas será ir de compras para comprar todos los ingredientes de la cena. Sin embargo, dentro de un proyecto habrá muchos más: enviar invitaciones, buscar recetas, cocinar y decorar la mesa.

Una vez identificadas, estas tareas deberán priorizarse y la responsabilidad de cada tarea se asignará a un miembro del equipo, junto con un presupuesto y una fecha límite. Este proceso se conoce como gestión de tareas. Puedes pedirles a tus familiares y amigos que te ayuden en la preparación de la fiesta asumiendo algunas de las tareas que hayas identificado.

Quien esté en el cambio de la compra de comestibles se convertirá en un administrador de tareas. Las actividades básicas de la gestión de tareas incluyen acumulación, clasificación, planificación, pruebas, seguimiento de estado e informes. Su amigo, un administrador de tareas responsable de las compras de comestibles, le enviará a usted, el administrador del proyecto, un breve informe, un mensaje que diga ‘Listo’, una vez que haya completado la compra. La gestión de tareas es fundamental para el trabajo eficiente dentro de las organizaciones y es un requisito previo para la gestión eficiente de proyectos.

Similitudes

Existen al menos tres similitudes fundamentales entre la gestión de tareas y la gestión de proyectos:

1. Salida: el objetivo de la gestión de tareas y proyectos es entregar una salida, también conocida como entregable. Para la gestión de tareas, el resultado será una bolsa de comestibles, mientras que para la gestión de proyectos, una cena exitosa.
2. Programación: tanto la gestión de tareas como la de proyectos dependen de la programación para una ejecución eficaz. El cronograma de tareas y el proyecto pueden estar impulsados ​​por eventos desencadenantes o fechas límite. Usted sabe que las compras deben realizarse antes del viernes a más tardar para que tenga tiempo suficiente para realizar otras tareas, como cocinar. Del mismo modo, tiene una fecha fija para la cena en sí; digamos, este sábado.
3. Optimización: es crucial garantizar que tanto la gestión de tareas como la de proyectos se esfuercen por entregar el resultado de la manera más rentable y en tiempo posible.

Diferencias

Existen al menos tres diferencias principales entre la gestión de tareas y la gestión de proyectos:

1. Marco de tiempo: un proyecto es un esfuerzo temporal, mientras que una tarea puede ser parte de un proyecto o una actividad rutinaria repetida. Si bien una cena es un evento único, usted va de compras semanalmente.
2. Roles: mientras que tanto el administrador de tareas como el administrador de proyectos dirigen sus equipos, el administrador de tareas a menudo se ve como un contribuyente a un proyecto, mientras que un administrador de proyecto es visto como un jefe. Como director de proyecto, tiene autoridad para delegar una tarea a un administrador de tareas. Por ejemplo, puede pedirle a su amigo que haga las compras por usted.
3. Alcance: la gestión de tareas se ocupa de la entrega de una pequeña parte de un proyecto (una sola tarea), mientras que la gestión de proyectos asegura la entrega de todas las tareas dentro de un proyecto y requiere que el director del proyecto vea el panorama completo.

Resumen de la lección

La gestión de tareas es un proceso para gestionar un ciclo de vida completo de una tarea, mientras que la gestión de proyectos es un proceso para gestionar un ciclo de vida completo de un proyecto. Por lo general, un proyecto se divide en tareas individuales durante la etapa de planificación. Tanto la gestión de tareas como la gestión de proyectos ofrecen resultados, dependen de la programación y requieren optimización. Las principales diferencias entre la gestión de tareas y la gestión de proyectos son su marco de tiempo, las funciones de un administrador de tareas y un administrador de proyectos, y su alcance.