Leyes que rigen el acceso a los archivos de personal de los empleados

Acceso de los empleados a los registros

Sue, una paramédica que trabaja para un empleador gubernamental, fue despedida por insubordinación. Casi de inmediato, presentó una denuncia por discriminación ante la EEOC (Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo), alegando que no se le había concedido el mismo debido proceso que a sus homólogos masculinos. Su empleador, tratando de demostrar que había sido disciplinada progresivamente, agregó retroactivamente documentación de violaciones de políticas que habían ocurrido anteriormente. Sin embargo, Sue estaba bien informada sobre el contenido de su registro personal. Sue identificó los documentos agregados a su expediente después del hecho y presentó evidencia del incidente a la EEOC. Dieciocho meses después, el empleador se conformó con más de $ 100,000. Este caso sirve como ejemplo de cuán costoso puede ser un error en los registros de personal.

Leyes estatales y cuestiones críticas

La mayoría de los estados tienen leyes que rigen qué tipos de documentos sobre un empleado constituyen un registro de personal . Prácticamente todos los estados otorgan a los empleados actuales y anteriores acceso limitado a sus registros de personal. Casi todas las leyes estatales requieren que los empleadores otorguen algún acceso a quienes deseen ver su propio registro. Sin embargo, los empleadores tienen derecho a definir un proceso para solicitar acceso, limitar los días en que un ex empleado puede solicitar acceso y exigir que un representante autorizado se quede con la persona que está revisando el archivo.

Los empleados deben ser notificados sobre cualquier advertencia o redacción antes de que se incluyan en su registro personal. Esto se debe a que la mayoría de los estados permiten que los empleados revisen esas advertencias. No notificar al empleado antes de la fecha límite puede resultar en que se le prohíba al empleador usar la acción disciplinaria o la advertencia al tomar decisiones de empleo.

Dependiendo del estado, los empleados pueden hacer copias de sus registros o agregarles declaraciones escritas. Siempre se deben hacer copias de los registros en el sitio. El registro de personal original nunca debe dejar la custodia física del empleador. Una declaración solo se puede agregar al archivo cuando el empleado recibe una advertencia, no semanas o meses después.

Condiciones de inspección

Al desarrollar una política de inspección de registros de personal, el empleador debe establecer reglas claras sobre cuándo y dónde el empleado puede ver su archivo. La inspección de registros por parte de ex empleados debe limitarse a la ventana más corta permitida por la ley estatal. De manera similar, al establecer cuánto tiempo tiene un empleador para cumplir con una solicitud de inspección, es mejor elegir la mayor cantidad de tiempo posible.

Las políticas de acceso siempre deben requerir que el representante autorizado de un empleador esté presente cuando un empleado esté revisando su expediente. El representante se asegura de que no le pase nada al expediente. Las políticas efectivas establecerán que el archivo no se puede llevar a ningún otro lugar que no sea donde se está viendo. Si a los empleados se les permite tener una copia de su expediente, el empleador debe hacer esas copias y entregárselas al empleado.

Empleadores públicos vs privados

Los empleadores públicos suelen estar obligados a dar a los empleados un gran acceso a su propio registro de personal. En algunos estados, partes del registro de personal de un empleado público se pueden obtener bajo una solicitud de la Ley de Libertad de Información (FOIA). El empleado se reserva el derecho de inspeccionar el archivo incluso cuando la ley dice que no puede ser divulgado al público.

Los empleadores privados tienen más control sobre sus propios registros de empleados y las políticas que rigen su divulgación. Casi nunca se requiere que un empleador privado haga que un registro de personal sea visible para el público en general, pero el empleado aún tiene derecho a ver su propio registro.

¿Recuerdas a Sue y su asentamiento? Las acciones del empleador público descritas en su caso indicaron que no entendían hasta qué punto se puede acceder y revisar los registros de personal y otros documentos relacionados con los empleados públicos.

Características legales

Los documentos que componen un registro de personal no son los mismos en todos los estados. Algunos estados, como Massachusetts y Michigan, incluyen casi todos los registros que un empleador puede mantener relacionados con un empleado.

Otros estados definen un registro de personal de manera más estricta y por lo que se coloca en el archivo. La ley de Arizona establece que una solicitud de empleo, una evaluación de desempeño y / o un plan de acción correctiva son los contenidos que se encuentran en un registro de personal. A diferencia de Arizona, la ley de Colorado excluye todos los registros excepto las solicitudes de empleo, los acuerdos laborales, los informes de gastos y las evaluaciones de desempeño.

Hay algunas partes de un registro de personal que no se pueden divulgar. Los empleadores pueden eliminar o enmascarar legalmente información en los registros de personal si la información viola la confidencialidad o la información personal de otra persona. Por lo general, los empleadores no están obligados a revelar documentos que contengan secretos comerciales, información confidencial o material relacionado con investigaciones penales en curso. Las cartas de referencia a veces también están exentas.

En el futuro, ¿qué podría hacer el empleador de Sue para evitar su demanda y demandas en el futuro? Las mejores prácticas sugieren que un empleador debería:

1. Cree una política con respecto al acceso a los registros de personal que establezca cómo solicitar acceso, el período de tiempo en el que la empresa cumplirá y cuánto del registro puede ver un empleado.
2. Nunca altere ni cambie la información de un registro personal. Hacerlo parece sospechoso e incluso puede ser ilegal.
3. Asegúrese de que los registros de personal nunca contengan declaraciones de EEO, registros médicos o formularios I-9. Su presencia en un registro de personal expone al empleador a reclamos de discriminación.
4. Conserve el registro original y asegúrese de que un representante autorizado esté siempre presente durante la inspección.
5. Haga un esfuerzo de buena fe para resolver cualquier disputa relacionada con el registro de personal. El riesgo de una demanda se reduce cuando un empleado siente que el empleador ha considerado su respuesta a los problemas y ha considerado cuidadosamente los problemas que planteó.

Resumen de la lección

Todos los estados permiten que los empleadores creen y mantengan registros de personal relacionados con la solicitud de empleo y el desempeño profesional de un empleado. La mayoría de los empleados tienen un derecho limitado a revisar el contenido de su registro personal y deben ser notificados sobre las advertencias . En algunos estados, los empleados tienen derecho a copiar documentos o insertar una declaración personal. El acceso a los archivos de personal debe ser necesario.

Incluso cuando un empleado tiene derecho a consultar su expediente, el empleador debe mantener la confidencialidad de otras personas que puedan aparecer en un registro personal. Un representante de la empresa debe eliminar la información confidencial antes de que un empleado revise un archivo y estar presente para que ese registro no sea alterado.

Finalmente, a los empleadores les va mejor en las demandas relacionadas con el empleo cuando los empleados han sido tratados de manera justa y se les ha permitido responder a sus preocupaciones. Brindarle a un empleado el debido proceso y la oportunidad de discutir asuntos reduce el riesgo de una demanda, independientemente de si la organización cambia la decisión de empleo o no.