Montaje del equipo y asignaciones en la gestión de proyectos

Planificación del equipo de proyecto

Un equipo de proyecto está compuesto por personas con las funciones y responsabilidades asignadas para completar un proyecto. Los miembros del equipo del proyecto tienen una variedad de habilidades y pueden ser asignados a tiempo parcial o completo. También pueden asignarse o eliminarse del proyecto a medida que avanza.

Para formar el equipo de proyecto correcto, querrá utilizar varias herramientas para garantizar la mayor probabilidad de éxito del proyecto. Estas herramientas incluyen:

• Una matriz de asignación de responsabilidades: una herramienta matricial para alinear al personal calificado con los objetivos de trabajo del proyecto.
• Descripciones de puestos de trabajo: una herramienta basada en texto para definir claramente los roles y responsabilidades de cada puesto
• Un organigrama del proyecto: una visualización gráfica jerárquica de la relación de informes de cada miembro del equipo del proyecto con el director del proyecto.

El uso de cada una de estas herramientas en la planificación del aspecto personal de un proyecto lo ayudará a entrevistar a los miembros potenciales del equipo, negociar el apoyo si está operando en una organización de tipo matriz, o completar una solicitud de enunciados del alcance del trabajo de propuesta si el personal subcontratado será usado.

Matriz de asignación de responsabilidades

La construcción de una matriz de asignación de responsabilidad inicial (o RAM) le dará una comprensión de las habilidades y capacidades necesarias para ejecutar el proyecto. En la vertical, enumere el trabajo del proyecto a realizar. Puede comenzar en un nivel alto, como desarrollar un plan de proyecto, desarrollar un diseño de software y una interfaz de software de programa. A continuación, puede aumentar el nivel de detalle a medida que avanza la planificación. Por ejemplo, en la interfaz del software del programa, agregaría qué lenguaje de codificación se utilizará, lo que luego definirá los requisitos de habilidades para un desarrollador de software en el equipo del proyecto.

La horizontal de la RAM tendrá inicialmente las posiciones de los miembros del equipo del proyecto. A medida que avanza la planificación, las posiciones pueden ser reemplazadas por nombres específicos de miembros del equipo. En una organización de tipo matricial, la horizontal podría ser la organización funcional que proporciona personal capacitado al proyecto.

Descripción del puesto de trabajo

La descripción del puesto de trabajo debe ser lo más completa y detallada posible. Debe incluir elementos como la fecha prevista de inicio y finalización de la asignación, tareas / actividades específicas que se realizarán con una estimación del porcentaje de tiempo que se dedicará a cada actividad, expectativas de rendimiento, horas de inicio y finalización de la jornada laboral y cualquier expectativa física o limitaciones asociadas con el trabajo. Uno de los elementos más importantes a abordar en la descripción del puesto es la línea jerárquica organizativa para el puesto, de modo que se establezca una cadena de mando clara.

Organigrama del proyecto

El organigrama del proyecto es una representación gráfica de la jerarquía de informes dentro del proyecto. En proyectos más pequeños, puede parecer muy plano y ancho, mientras que en proyectos más grandes puede tener muchos niveles de profundidad. Cuando se combina con la descripción del puesto de trabajo, el organigrama dejará claro a los miembros del equipo del proyecto dónde obtendrán la dirección de su trabajo diario. Hay varias buenas herramientas de software disponibles para ayudar a crear organigramas jerárquicos, como Microsoft Visio.

En una organización de tipo matricial, el organigrama del proyecto debe indicar una línea de puntos que informe al gerente funcional de la organización. La identificación del gerente de línea punteada es valiosa para el gerente de proyecto para resolver cualquier problema de desempeño del personal, ya que este tipo de problemas se manejan a través de la organización funcional, no la organización del proyecto.

Montaje y asignaciones del equipo de proyecto

Con la RAM y las descripciones del puesto de trabajo en la mano, el gerente del proyecto puede comenzar a reunir al personal del equipo del proyecto. En una organización basada en proyectos, el director del proyecto puede tener personal procedente de otros proyectos que pueden reasignarse al nuevo proyecto. A menudo, este puede ser el caso de los puestos del personal de proyectos, como los programadores de proyectos.

En una organización de tipo matricial, los gerentes de organizaciones funcionales probarán las habilidades de negociación de los gerentes de proyecto. El gerente de proyecto proporcionará la descripción del puesto de trabajo completa con el período de tiempo en el que el miembro del equipo es necesario para el gerente funcional. Es importante que el gerente de proyecto sepa dónde existe flexibilidad en el cronograma del proyecto y dónde no para ser efectivo en las negociaciones.

Si las habilidades requeridas no están disponibles con la empresa, el gerente del proyecto deberá trabajar con la organización de compras / subcontratación de la empresa para obtener las habilidades necesarias de un proveedor externo. El uso de proveedores externos cambiará el costo del proyecto, por lo que el director del proyecto deberá incorporar dichos cambios en el presupuesto del proyecto.

Una vez que el equipo del proyecto está reunido, el gerente del proyecto debe reunirse personalmente con cada miembro del equipo del proyecto para revisar la descripción de su puesto de trabajo y el RAM señalando su asignación de responsabilidad específica. Cada miembro del equipo también debe recibir una copia del organigrama del proyecto. El director del proyecto no debe depender de nadie más para dar el resumen de la asignación porque el director del proyecto será el único responsable de la ejecución exitosa del proyecto. Finalmente, el gerente del proyecto debe realizar una reunión del equipo del proyecto para asegurarse de que se realicen todas las presentaciones y que las personas puedan comenzar a funcionar como un equipo.

Resumen de la lección

El esfuerzo invertido en formar un equipo de proyecto y asignar asignaciones claras a los miembros del equipo dará grandes dividendos durante la ejecución de un proyecto. Durante las fases de inicio y planificación de un proyecto, la construcción de una matriz de asignación de responsabilidades , descripciones de puestos de trabajo y organigrama del proyecto hace que el proceso de formar el equipo del proyecto sea mucho más sencillo . Estos documentos y cuadros gráficos son particularmente útiles cuando se negocia con gerentes funcionales en una organización tipo matriz o en la preparación de declaraciones del alcance del trabajo cuando se subcontrata con proveedores externos.

Una vez que se han identificado a los miembros potenciales del equipo del proyecto, el gerente del proyecto debe reunirse personalmente con cada miembro del equipo para asegurarse de que comprenda claramente las responsabilidades y expectativas de su función. Finalmente, se debe realizar una reunión de todo el equipo del proyecto para iniciar el proyecto y comenzar a formar a las personas en un equipo.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador